Zo organiseer je een muziekavond zonder technische verrassingen

Een muziekavond staat of valt met de volgorde van voorbereiden. Leg eerst locatie, artiesten en muziekprogramma vast; regel daarna apparatuur, zaalindeling en catering. Verzamel dieetwensen en technische wensen ruim vóór de avond, zodat je niet tijdens de geluidscheck nog kabels of aansluitingen moet zoeken. Op de dag zelf werk je van zaalcontrole en opbouw naar testen, ontvangst en programma. Met een afgedrukt draaiboek weet iedereen wat er wanneer moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
5
Artiesten bevestigen
6
Reservering locatie bevestigen
7
Apparatuur reserveren
8
Technische wensen verzamelen
2 personen
9
Indeling zaal uitwerken
2 personen
10
Draaiboek afdrukken
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Locatie openen
2 personen
15
Zaal controleren
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen opstellen
3 personen
18
Buffet inrichten
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Garderobe klaarzetten
21
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
22
Microfoons aansluiten
2 personen
23
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
24
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
25
Muziekbestanden testen
2 personen
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen
27
Entree klaarzetten
2 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

29
Deuren openen
2 personen
30
Gasten ontvangen
2 personen
31
Programma aankondigen
32
Muziekoptredens begeleiden
2 personen
33
Pauze aankondigen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Buffet opruimen
2 personen
38
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

39
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
40
Meubilair opruimen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Zaal schoonmaken
3 personen
44
Toiletten schoonmaken
45
Apparatuur retourneren
2 personen
46
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Koffiekopjesaantal 60

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Muzieklaptop
Laptopstandaard
Instrumentkabelsaantal 6
DI-boxenaantal 2
Koptelefoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumdoekenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Plakbandrollenaantal 4

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Plan de geluidscheck vóór de eerste gasten binnenkomen en reserveer hiervoor minstens 60 minuten. Test niet alleen de microfoons, maar ook de muzieklaptop, muziekbestanden, instrumentkabels en DI-boxen.
Maak de zaalindeling op papier voordat je stoelen en tafels opstelt. Houd de doorgang naar garderobe en buffet vrij en leg kabels vast met kabelmatten, zodat bezoekers niet over verlengkabels struikelen.
Bevestig artiesten, locatie en apparatuur uiterlijk 2 weken vooraf. Vraag op hetzelfde moment naar technische wensen, benodigde aansluitingen en het tijdstip waarop de artiesten aanwezig zijn.
Koel dranken en richt het buffet pas in nadat de belangrijkste looproutes zijn bepaald. Reken per aanwezige op minimaal één beker en bord, plus extra servies voor morsen en wissels tijdens de avond.
Druk het draaiboek op de dag zelf af en geef één persoon de taak om tijden te bewaken. Noteer daarin ook wie de locatie opent, wie de geluidscheck uitvoert en wie aanspreekpunt is voor artiesten en techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekavond organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met locatie, uitnodigingen en artiesten. Leg apparatuur, technische wensen en het definitieve programma uiterlijk 2 weken voor de avond vast.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een muziekavond?: Plan minstens 3 uur voor zaalopstelling, buffet, decoratie, licht en geluidsapparatuur. Reserveer daarna nog minimaal 60 minuten voor de geluidscheck en het testen van muziekbestanden.
Hoeveel drank heb je nodig voor een muziekavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast alcoholvrije opties en stem de hapjes af op de verzamelde dieetwensen.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een muziekavond?: Stuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf en vraag om aanmelding binnen ongeveer 2 weken. Verzamel tegelijk dieetwensen, zodat je het aantal stoelen, servies, dranken en hapjes op tijd kunt bepalen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.