Cómo organizar una noche de música sin improvisar
Organizar una noche de música requiere coordinar a los invitados, los artistas y la parte técnica en el orden correcto. Empieza por confirmar el recinto y el programa, y después cierra las inscripciones y las necesidades de sonido. Durante el montaje, la prueba de sonido debe hacerse antes de recibir al público, no cuando ya han llegado los primeros invitados. También conviene dejar preparada la comida, las bebidas y la distribución de la sala con varias horas de margen.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Registrar el programa musical
2 personas
- 5
Confirmar a los artistas
- 6
Confirmar la reserva del recinto
- 7
Reservar equipo
- 8
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 9
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
- 10
Imprimir el plan de trabajo
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Enfriar bebidas
2 personas
- 13
Preparar aperitivos
3 personas
- 14
Abrir la ubicación
2 personas
- 15
Comprobar la sala
2 personas
- 16
Montar mesas
3 personas
- 17
Colocar las sillas
3 personas
- 18
Montar el buffet
2 personas
- 19
Colgar la decoración
2 personas
- 20
Preparar el guardarropa
- 21
Colocar el equipo de sonido
3 personas
- 22
Conectar los micrófonos
2 personas
- 23
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
- 24
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 25
Probar los archivos de música
2 personas
- 26
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 27
Preparar la entrada
2 personas
- 28
Preparar café y té
2 personas
Evento
- 29
Abrir las puertas
2 personas
- 30
Recibir a los invitados
2 personas
- 31
Anunciar el programa
- 32
Coordinar las actuaciones musicales
2 personas
- 33
Anunciar el descanso
- 34
Servir aperitivos
3 personas
- 35
Servir café y té
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Recoger el buffet
2 personas
- 38
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 39
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 40
Recoger el mobiliario
3 personas
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Lavar la vajilla
3 personas
- 43
Limpiar la sala
3 personas
- 44
Limpiar los baños
- 45
Devolver el equipo
2 personas
- 46
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 8
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 6
- Mesas de buffetcant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Tazas de cafécant. 60
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Portátil de música
- Soporte para portátil
- Cables de instrumentoscant. 6
- Cajas DIcant. 2
- Auriculares
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Telones de escenariocant. 2
- Globoscant. 100
- Rollos de cinta adhesivacant. 4
Catering
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Compras
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 2
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
Limpieza
- Fregaderoscant. 3
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 6
Consejos
- Cierra el programa musical y confirma a cada artista antes de enviar las invitaciones definitivas. Así puedes indicar horarios reales y detectar con tiempo cualquier necesidad técnica.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y calcula las compras con el número final de asistentes. Haz la compra al menos 24 horas antes y enfría las bebidas con varias horas de antelación.
- Abre el recinto entre 3 y 4 horas antes de la llegada del público. Primero comprueba la sala y después coloca mesas, sillas, buffet, guardarropa y decoración para no tener que mover el equipo técnico.
- Haz la prueba de sonido cuando los altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables y cajas DI ya estén conectados. Reserva al menos 60 minutos y prueba también los archivos de música del portátil.
- Deja un plan de trabajo impreso para la persona responsable del montaje y del programa. Incluye los horarios de llegada, la prueba de sonido y el orden de las actuaciones para que las decisiones no dependan de una sola persona.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de música?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar el recinto, los artistas y las invitaciones. Deja cerrados el programa y las necesidades técnicas como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo se hace la prueba de sonido?
- Hazla entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas, cuando la sala y el equipo estén montados. Reserva al menos 60 minutos y prueba cada micrófono, instrumento y archivo de música.
- ¿Cuánta bebida necesito para una noche de música?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Añade agua suficiente y enfría las bebidas al menos 4 horas antes de que lleguen los invitados.
- ¿Cuándo preparo la sala y el buffet?
- Empieza el montaje de la sala entre 3 y 4 horas antes del inicio. Deja el buffet y los aperitivos listos entre 30 y 60 minutos antes, después de terminar el montaje técnico.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!