Zo organiseer je een muziekavond zonder last-minute stress

Begin met de locatie, de muzikanten en de geluidsapparatuur: die bepalen de datum, indeling en maximale capaciteit. Werk daarna toe naar een programma, bezoekerslijst en draaiboek, terwijl je dieetwensen en artiesteninformatie verzamelt. Op de dag zelf bouw je eerst de podiumzone en techniek op; pas daarna richt je tafels, stoelen, verlichting en drank in. Plan een ruime geluidscheck, want kabels, microfoons en stroomaansluitingen kosten vaak meer tijd dan verwacht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Muzikanten vastleggen
3
Geluidsapparatuur vastleggen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma opstellen
2 personen
9
Muziekbestanden verzamelen
10
Artiesteninformatie verzamelen
11
Bezoekerslijst afronden
12
Draaiboek afdrukken
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Locatiesleutels ophalen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Podiumzone vrijmaken
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
22
Microfoons aansluiten
2 personen
23
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
24
Verlichting ophangen
2 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Informatieborden plaatsen
27
Buffet- en barzone inrichten
3 personen
28
Servies klaarzetten
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

31
Artiesten ontvangen
2 personen
32
Bezoekers welkom heten
2 personen
33
Aanmeldingen afvinken
2 personen
34
Openingsmuziek starten
35
Eerste optreden begeleiden
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Tweede optreden begeleiden
2 personen
39
Buffet aanvullen
2 personen
40
Publieksverzoekjes verzamelen
41
Derde optreden begeleiden
2 personen
42
Afscheidsmuziek starten
43
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
45
Eten en dranken opruimen
3 personen
46
Afval verzamelen
3 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
49
Kabels en verlichting afbreken
3 personen
50
Locatie schoonmaken
3 personen
51
Apparatuur controleren
2 personen
52
Materialen terugbrengen
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Kleedkamertafelsaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Laptop
Audio-aansluitkabels
Luidsprekerstatievenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 5
Ledspotsaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Drankkannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Flessenopenersaantal 3
IJscontainersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Decoratieve postersaantal 10
Decoratietapeaantal 4
Naamkaartjesaantal 70

Catering

Buffetbakkenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Drankdispensersaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10
Afvalbakkenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Tips

Leg muzikanten en geluidsapparatuur zo vroeg mogelijk vast, bij voorkeur minimaal 6 weken voor de muziekavond. Controleer meteen wie luidsprekers, mengpaneel, microfoons, standaards en aansluitkabels meebrengt.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf af en verzamel tegelijk dieetwensen. Gebruik het definitieve bezoekersaantal voor drank, glazen, stoelen, tafels en hapjes; zo voorkom je dat je op de dag zelf moet bijbestellen.
Maak het programma met concrete tijden en druk het draaiboek minimaal 2 exemplaren af. Zet daarin ook contactgegevens van muzikanten, het moment van soundcheck en wie de locatiesleutels ophaalt.
Reserveer voor de techniek minstens 2 uur vóór de ontvangst van bezoekers. Bouw luidsprekers, microfoons, mengpaneel en verlichting op, werk kabels af met kabelmatten en test elk kanaal afzonderlijk tijdens de geluidscheck.
Koel dranken zodra je op locatie bent en houd een aparte plek vrij voor koffie en water. Zet drankkannen, koelboxen, ijscontainers en flessenopeners klaar vóór de eerste gasten binnenkomen; dat voorkomt opstopping rond de bar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekavond organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, muzikanten en geluidsapparatuur. Stuur uitnodigingen daarna uit en rond de bezoekerslijst ongeveer 7 dagen voor de avond af.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een muziekavond?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podiumzone, geluidsinstallatie en verlichting. Reserveer daarna nog 30 tot 45 minuten voor de geluidscheck en het oplossen van kabel- of microfoonproblemen.
Wanneer doe je de geluidscheck bij een muziekavond?: Doe de geluidscheck nadat luidsprekers, mengpaneel, microfoons en aansluitkabels volledig zijn opgebouwd, meestal 30 tot 45 minuten vóór de deuren opengaan. Test ook de laptop of andere muziekbron en ieder microfoonkanaal afzonderlijk.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een muziekavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra water en koffie mee, en gebruik het definitieve aantal aanmeldingen van 7 dagen vooraf voor je boodschappen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.