Cómo organizar una noche de música sin imprevistos
Una noche de música se organiza de atrás hacia delante: primero aseguras el lugar, los músicos y el sonido; después cierras invitados, programa y necesidades de comida. La última semana sirve para confirmar horarios, preferencias dietéticas y archivos musicales, no para buscar proveedores. El día del evento, reserva varias horas para montar mesas, sillas, iluminación y equipo, además de hacer una prueba de sonido completa. Este orden evita que los cables, las llaves o la información de los artistas se conviertan en problemas justo antes de empezar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Contratar músicos
- 3
Reservar el equipo de sonido
- 4
Diseñar invitaciones
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Elaborar el programa
2 personas
- 9
Reunir archivos de música
- 10
Recopilar información de los artistas
- 11
Finalizar la lista de visitantes
- 12
Imprimir el plan de trabajo
- 13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Reunir los materiales
2 personas
- 16
Recoger las llaves del recinto
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Despejar la zona del escenario
2 personas
- 19
Montar mesas
3 personas
- 20
Colocar las sillas
3 personas
- 21
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 22
Conectar los micrófonos
2 personas
- 23
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 24
Colgar la iluminación
2 personas
- 25
Colgar la decoración
2 personas
- 26
Colocar los paneles informativos
- 27
Montar la zona de buffet y bar
3 personas
- 28
Preparar la vajilla
2 personas
- 29
Preparar aperitivos
3 personas
- 30
Preparar café y té
2 personas
Evento
- 31
Recibir a los artistas
2 personas
- 32
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 33
Marcar las inscripciones
2 personas
- 34
Poner la música de apertura
- 35
Acompañar la primera actuación
2 personas
- 36
Servir aperitivos
3 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Acompañar la segunda actuación
2 personas
- 39
Reponer el bufé
2 personas
- 40
Recopilar peticiones del público
- 41
Acompañar la tercera actuación
2 personas
- 42
Poner la música de despedida
- 43
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 44
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 45
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
- 46
Recoger la basura
3 personas
- 47
Lavar la vajilla
3 personas
- 48
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 49
Desmontar cables e iluminación
3 personas
- 50
Limpiar el lugar
3 personas
- 51
Comprobar el equipo
2 personas
- 52
Devolver los materiales
2 personas
- 53
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 54
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
- Mesas de vestuariocant. 2
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Portátil
- Cables de conexión de audio
- Soportes para altavocescant. 2
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 5
- Focos LEDcant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Copas de vinocant. 50
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras para bebidascant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Abrebotellascant. 3
- Contenedores para hielocant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Pósteres decorativoscant. 10
- Cinta decorativacant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 70
Catering
- Bandejas de bufécant. 8
- Pinzas de servircant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 2
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de limpiezacant. 10
- Papeleracant. 6
- Escobillas de bañocant. 2
Consejos
- Reserva el lugar, los músicos y el equipo de sonido antes de enviar las invitaciones. Pide a cada artista su horario, necesidades técnicas y archivos de música con al menos 2 semanas de antelación.
- Cierra la lista de visitantes entre 5 y 7 días antes. En ese momento confirma las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas para calcular comida, vasos, copas y cubiertos sin comprar a ciegas.
- Prepara un programa con horas concretas para la llegada, el montaje, la prueba de sonido y cada actuación. Imprime el plan de trabajo y guarda también una copia digital en el portátil.
- Empieza el montaje al menos 3 horas antes de recibir al público: despeja el escenario, coloca mesas y sillas, instala altavoces y micrófonos y cuelga la iluminación. Fija los cables con alfombrillas y deja libres las salidas y los pasillos.
- Enfría las bebidas y prepara hielo antes de que lleguen los invitados. Haz la prueba de sonido con todos los micrófonos y conexiones reales, no solo encendiendo la mesa de mezclas, y reserva 30 minutos para corregir fallos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de música?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, contratar músicos y asegurar el equipo de sonido. Envía las invitaciones cuando esas tres piezas estén confirmadas y cierra los detalles finales durante la última semana.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una noche de música?
- Calcula al menos 3 horas para colocar mobiliario, montar el sonido, conectar micrófonos e instalar la iluminación. Añade 30 minutos para la prueba de sonido y otros 30 minutos de margen antes de abrir las puertas.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Hazla después de montar completamente altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes y cables, y como mínimo 60 minutos antes de la llegada de los invitados. Prueba cada micrófono y cada archivo musical que se vaya a utilizar.
- ¿Cuántas bebidas calcular por persona en una noche de música?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 por hora, ajustando según la duración y el tipo de público. Enfría las bebidas el mismo día y prepara hielo suficiente para mantener el servicio durante toda la noche.
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