Zo organiseer je een museumtuinpicknick

Begin niet met boodschappen doen, maar met de museumtuin: reserveer de plek en controleer vergunningen, huisregels, toegang en stroomvoorziening. Verstuur daarna uitnodigingen en verzamel dieetwensen, zodat je catering en picknickpakketten op tijd kunt bepalen. Bevestig uiterlijk kort voor de dag het slechtweerplan en controleer de gastenlijst opnieuw. Op de dag zelf werk je van toegang en opbouw naar buffet, dranken en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Museumtuin reserveren
2
Vergunning en huisregels controleren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Weersverwachting controleren
7
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
8
Definitieve gastenlijst maken
9
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Materialen uit magazijn halen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Picknickpakketten voorbereiden
3 personen
15
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
16
Route en entreeborden maken
17
EHBO- en contactgegevens klaarleggen
18
Weersverwachting opnieuw controleren
19
Locatie en toegang controleren
2 personen
20
Materialen naar de tuin brengen
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Picknickkleden uitspreiden
3 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Buffettafels inrichten
3 personen
25
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
26
Drankenstation inrichten
2 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
29
Versiering ophangen
2 personen
30
Entree en ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

31
Gasten ontvangen
3 personen
32
Picknickmaaltijden serveren
4 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Buffet en tafels netjes houden
2 personen
36
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
37
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
38
Dessert en fruit serveren
2 personen
39
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
40
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Servies en bestek verzamelen
3 personen
42
Buffet en dranken opruimen
3 personen
43
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
44
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Picknickkleden opbergen
2 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Museumtuin schoonmaken
4 personen
49
Materialen terugbrengen
3 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Overgebleven voedsel controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknickkledenaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 70
Kopjesaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 9
Bloemstukkenaantal 6
Menubordenaantal 3
Pijlbordenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegers en blikaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de definitieve gastenlijst pas nadat de aanmeldtermijn is verstreken. Gebruik die lijst voor cateringhoeveelheden en pak dieetmaaltijden apart in, zodat ze niet tussen de algemene picknickpakketten verdwijnen.
Controleer de museumregels vóór je uitnodigingen verstuurt. Let vooral op vergunningen, laad- en losmogelijkheden, toegangstijden en regels voor partytenten, verlengsnoeren en afvalbakken.
Maak een apart slechtweerbesluit met een duidelijke deadline, bijvoorbeeld 48 uur vooraf. Controleer dan opnieuw de weersverwachting en informeer gasten meteen als de locatie of opzet verandert.
Koel dranken voordat je de tuin inricht en gebruik koelboxen voor transport. Zet waterkannen en dranken op een plek waar gasten er zonder kruisende looproute bij kunnen.
Zet route- en entreeborden neer vóór de gasten arriveren. Leg EHBO- en contactgegevens klaar en controleer eerst of partytenten, tafels, stoelen, kleden, servies en koffie- en theemateriaal compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een museumtuinpicknick reserveren?: Reserveer zodra je een gewenste datum en een globale groepsgrootte hebt. Regel vergunningen en controleer huisregels vóór je uitnodigingen verstuurt, zodat je minimaal één werkbare datum en een alternatief hebt.
Hoe ver van tevoren moet ik dieetwensen uitvragen?: Vraag dieetwensen direct mee bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de picknick. Verwerk de definitieve aantallen daarna in de catering en verpak dieetmaaltijden afzonderlijk.
Wanneer controleer ik het weer voor een museumtuinpicknick?: Doe een eerste controle bij het maken van het slechtweerplan en een tweede controle 24 tot 48 uur voor de start. Neem dan een definitief besluit over partytenten, binnenruimte of verplaatsing en communiceer dat direct.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een museumtuinpicknick?: Plan minimaal 2 uur voor transport, partytenten, kleden, tafels, stoelen, buffet, servies, borden en verlichting. Voeg extra tijd toe als koffie- en theemateriaal op locatie moet worden aangesloten of als de toegang beperkt is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.