Ein Museumsgarten-Picknick Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Museumsgarten zuerst und prüfe anschließend Genehmigung, Hausordnung, Zugang und Stromversorgung. Kläre spätestens zwei Wochen vor dem Termin, ob Partyzelte, Verlängerungskabel und Lichterketten erlaubt sind.
• Verschicke die Einladungen früh genug, damit du mindestens 7 Tage vor dem Picknick eine endgültige Gästeliste erstellen kannst. Erfasse dabei nicht nur Zusagen, sondern auch Allergien und Ernährungswünsche separat.
• Plane die Getränke nicht erst am Vortag: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Kühlboxen sowie gekühlte Getränke spätestens am Morgen bereit. Für Kaffee und Tee brauchst du zusätzlich Thermoskannen, Kaffeekannen und Wasserkocher.
• Bestätige den Schlechtwetterplan spätestens 48 Stunden vorher und prüfe die Vorhersage am Veranstaltungstag erneut. So kannst du entscheiden, ob Zelte aufgebaut, Decken anders verteilt oder Picknickpakete geschützt bereitgestellt werden müssen.
• Lege Wegweiser, Eingangsschilder sowie Erste-Hilfe- und Kontaktdaten vor dem Aufbau griffbereit ab. Baue zuerst Zelte, Tische und Stühle auf, richte danach Buffet und Geschirr ein und bringe empfindliche Speisen erst kurz vor Beginn heraus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Museumsgarten-Picknick planen?

Beginne mindestens vier Wochen vorher mit der Reservierung und der Prüfung der Hausordnung. Die Einladungen sollten so früh verschickt werden, dass du spätestens sieben Tage vor dem Termin die Gästeliste und Cateringmengen festlegen kannst.

Wie viele Getränke braucht man für ein Picknick?

Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Person und Stunde. Wasser sollte zusätzlich jederzeit verfügbar sein; die genaue Menge hängt von Dauer, Wetter und warmen Getränken ab.

Wann sollte der Schlechtwetterplan feststehen?

Bestätige die Ausweichlösung spätestens 48 Stunden vor dem Picknick und prüfe die Wettervorhersage am Veranstaltungstag noch einmal. Informiere die Gäste sofort, wenn sich Treffpunkt, Aufbau oder Ablauf ändern.

Wie organisiert man Essen für verschiedene Ernährungswünsche?

Erfasse Allergien und Ernährungsformen bereits mit der Anmeldung und trenne die entsprechenden Mahlzeiten beim Verpacken. Beschrifte die Diätmahlzeiten eindeutig und lege sie nicht ungekennzeichnet auf das allgemeine Buffet.