Zo organiseer je een overzichtelijke muntenbeurs

Begin met de locatie, datum en openingstijden; die bepalen hoeveel standhouders en bezoekers je kunt ontvangen. Nodig daarna standhouders uit, verwerk hun aanmeldingen en wijs vaste tafelnummers toe. Regel catering, promotie en bezoekersregistratie voordat de opbouwweek begint. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke plattegrond, goed gemarkeerde standplaatsen, voldoende verlichting en een ontvangst die standhouders snel op weg helpt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en openingstijden vastleggen
3
Standhouders uitnodigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Tafelnummers toewijzen
7
Standhouders bevestigen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering reserveren
10
Promotie opstellen
2 personen
11
Promotie verspreiden
2 personen
12
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
13
Plattegrond afdrukken
14
Standhouderslijst afdrukken
15
Contant geld opnemen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Muntenbakken labelen
2 personen
18
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Zaal schoonmaken
3 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Standhouders ontvangen
3 personen
24
Verlichting aansluiten
2 personen
25
Standplaatsen markeren
2 personen
26
Informatietafel inrichten
2 personen
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

29
Entreebalie bemannen
2 personen
30
Bezoekers registreren
2 personen
31
Toegang innen
2 personen
32
Bezoekers informeren
2 personen
33
Standhouders ondersteunen
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
36
Hapjes aanvullen
37
Afval verzamelen
38
Entreebalie afsluiten
2 personen
39
Standhouders uitchecken
2 personen
40
Standhouders uitladen
3 personen

Nazorg

41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Muntenbakken verzamelen
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Afval wegbrengen
2 personen
46
Apparatuur uitschakelen
2 personen
47
Verlichting afbreken
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
50
Contanten tellen en opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 60
Informatiebalie
Kledingrekkenaantal 2
Muntenbakkenaantal 30
Glasvitrinesaantal 8
Muntent r a y saantal 40

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Handmicrofoon
Draagbare speaker
Loepenaantal 12
Digitale weegschalenaantal 4
Kassa
Geldkistjesaantal 2
Pinautomaat

Verlichting

Bureaulampenaantal 12
LED-lampenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Tafelnummersaantal 30
Welkomstbord
Bewegwijzeringsbordenaantal 8
Naambadgesaantal 60

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveerplateausaantal 6
Tangenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Katoenen handschoenenaantal 12
Pincettenaantal 12
Muntenhoezenaantal 200
Kleine opbergdozenaantal 30

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Handvegersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag standhouders uiterlijk 4 weken vooraf om hun aanmelding te bevestigen. Verzamel tegelijk dieetwensen en noteer welke tafel- of vitrineruimte zij nodig hebben.
Maak de plattegrond zodra de tafelnummers zijn toegewezen en druk minstens 2 exemplaren af: één voor de informatiebalie en één voor de opbouwploeg.
Markeer standplaatsen vóór de standhouders arriveren. Zet tafelnummers zichtbaar neer en houd de looproute vrij, zodat niemand tijdens de ontvangst hoeft te zoeken.
Test verlichting, stekkerdozen en verlengkabels vóór opening. Loepen, digitale weegschalen en bureaulampen worden vaak pas op locatie gemist als standhouders al aan het uitpakken zijn.
Plan de opbouw minimaal 2 uur vóór opening. Zet registratie, naambadges, plattegronden en standhouderslijsten eerst klaar; koelboxen en thermoskannen kunnen daarna worden gevuld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muntenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en datum. Nodig standhouders uiterlijk 6 weken vooraf uit en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de beurs.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een muntenbeurs?: Reserveer minimaal 2 uur voor een kleine beurs en 3 tot 4 uur als er veel tafels, vitrines en apparatuur klaar moeten staan. Plan extra tijd voor het testen van verlichting en stroomaansluitingen.
Wat moet je regelen voor de registratie van bezoekers?: Leg registratieformulieren, schrijfmateriaal, naambadges en een informatiebalie minstens 1 dag vooraf klaar. Print ook 2 exemplaren van de plattegrond en standhouderslijst, zodat bezoekers snel hun weg vinden.
Hoeveel tafels en stoelen heb je nodig voor een muntenbeurs?: Reken per standhouder minimaal 1 toegewezen tafel en plaats alleen stoelen waar ze de looproute niet blokkeren. Maak de definitieve telling zodra alle aanmeldingen binnen zijn en controleer die nogmaals 1 week voor de beurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.