Cómo organizar una feria de monedas sin dejar cabos sueltos
Una feria de monedas necesita más coordinación que una simple sala con mesas. Primero fija la fecha, el horario y el lugar; después confirma a los expositores y asigna cada mesa. En la última semana se concentran el plano, el registro, la promoción y las compras. El día del evento, la recepción de expositores, la iluminación y la señalización deben estar listas antes de abrir las puertas a los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha y el horario
- 3
Invitar a los expositores
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Asignar números de mesa
- 7
Fijar los soportes de los puestos
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Reservar el catering
- 10
Preparar la promoción
2 personas
- 11
Difundir la promoción
2 personas
- 12
Preparar el registro de visitantes
2 personas
- 13
Imprimir el plano
- 14
Imprimir la lista de expositores
- 15
Retirar dinero en efectivo
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Etiquetar cajas para monedas
2 personas
- 18
Preparar el material de registro
2 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Limpiar la sala
3 personas
- 21
Montar mesas
4 personas
- 22
Colocar las sillas
3 personas
- 23
Recibir a los expositores
3 personas
- 24
Conectar la iluminación
2 personas
- 25
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
- 26
Montar la mesa de información
2 personas
- 27
Montar el punto de café
2 personas
- 28
Colgar señalización
2 personas
Evento
- 29
Atender la entrada
2 personas
- 30
Registrar a los visitantes
2 personas
- 31
Cobrar la entrada
2 personas
- 32
Informar a los visitantes
2 personas
- 33
Apoyar a los expositores
2 personas
- 34
Servir café y té
2 personas
- 35
Rellenar las bebidas
- 36
Reponer los aperitivos
- 37
Recoger la basura
- 38
Cerrar la recepción de entrada
2 personas
- 39
Registrar la salida de los expositores
2 personas
- 40
Descargar a los expositores
3 personas
Seguimiento
- 41
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 42
Recoger las cajas para monedas
2 personas
- 43
Lavar la vajilla
2 personas
- 44
Limpiar la sala
3 personas
- 45
Llevar la basura
2 personas
- 46
Apagar el equipo
2 personas
- 47
Desmontar la iluminación
2 personas
- 48
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 49
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 50
Contar y guardar el efectivo
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 60
- Punto de información
- Percheroscant. 2
- Cubetas para monedascant. 30
- Vitrinas de cristalcant. 8
- A l o q u i l e r d e m o n e d a scant. 40
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Micrófono de mano
- Altavoz portátil
- Lupascant. 12
- Básculas digitalescant. 4
- Caja registradora
- Cajas de caudalescant. 2
- Cajero automático
Iluminación
- Lámparas de escritoriocant. 12
- Lámparas LEDcant. 12
Decoración
- Mantelescant. 24
- Números de mesacant. 30
- Cartel de bienvenida
- Carteles de señalizacióncant. 8
- Credencialescant. 60
Cocina
- Termoscant. 6
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas para servircant. 6
- Pinzascant. 6
- Papeleracant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Guantes de algodóncant. 12
- Pinzascant. 12
- Fundas para monedascant. 200
- Cajas pequeñas de almacenamientocant. 30
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Escobas de manocant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Guantes de trabajocant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y define el horario antes de invitar a los expositores. Deja al menos 4 semanas para recibir confirmaciones, gestionar inscripciones y asignar números de mesa.
- Cierra la distribución de los puestos 7 días antes. Marca en el suelo la ubicación de cada stand, imprime el plano y prepara una lista de expositores para evitar cambios durante el montaje.
- Pregunta por preferencias dietéticas al confirmar la inscripción y reserva el catering con varios días de margen. Calcula las bebidas por separado: para la primera hora, prevé aproximadamente 2 bebidas por persona.
- Prepara el registro la víspera: credenciales, lista de visitantes, material de registro y un punto de información claramente visible. Guarda también una copia impresa de la lista de expositores por si falla la conexión.
- Comprueba la iluminación y la electricidad antes de colocar las vitrinas y las mesas. Distribuye lámparas de escritorio, regletas y alargadores sin bloquear los pasillos, y enfría las bebidas con tiempo suficiente para el inicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de monedas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar y la fecha; utiliza las 4 semanas siguientes para confirmar expositores, inscripciones, mesas y catering.
- ¿Cuándo hay que cerrar la distribución de las mesas?
- Cierra la distribución al menos 7 días antes de la feria. Así puedes asignar números, imprimir el plano y avisar a cada expositor sin rehacer la señalización el mismo día.
- ¿Cuántas bebidas necesito para una feria de monedas?
- Para la primera hora, calcula unas 2 bebidas por persona y ajusta la cantidad según la duración prevista. Enfría el agua y las bebidas el día anterior y prepara café y té antes de abrir.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Deja listos el registro, las credenciales, el plano, la lista de expositores, los carteles y las cajas etiquetadas para monedas. También conviene comprobar la iluminación y separar el material por zonas para que el montaje avance en menos de 2 horas.
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