Een mudrun organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met modderbakken of hindernissen, maar met de datum, route en locatie. Daarna regel je vergunningen, verzekering en een veiligheidsplan voordat je deelnemers uitnodigt. Werk vervolgens de obstakels, vrijwilligers, EHBO en materialen uit. In de laatste week draait alles om testen, bewegwijzering, startpakketten en een duidelijke weersbeslissing. Zo voorkom je dat een onveilige route, ontbrekende informatie of te late materiaalcontrole de mudrun in de weg zit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Obstakels selecteren
3 personen
6
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
7
Parcours inspecteren
3 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
EHBO-bezetting vastleggen
15
Catering bestellen
2 personen
16
Materiaal reserveren
2 personen
17
Startnummers maken
2 personen
18
Parcours bewegwijzeren
3 personen
19
Obstakels testen
4 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Startpakketten samenstellen
4 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
EHBO-koffers controleren
2 personen
25
Weersbesluit communiceren
2 personen

Event

26
Terrein afzetten
4 personen
27
Informatiebord plaatsen
2 personen
28
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
29
Registratietent opbouwen
3 personen
30
Cateringtent opbouwen
3 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Obstakels opbouwen
8 personen
33
Modderbakken vullen
4 personen
34
Waterpunten installeren
3 personen
35
Geluid en microfoon testen
2 personen
36
Parcourscontrole uitvoeren
4 personen
37
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
38
Registratiebalie inrichten
3 personen
39
Startpakketten klaarleggen
3 personen
40
Catering voorbereiden
4 personen
41
Dranken klaarzetten
2 personen
42
Deelnemers ontvangen
4 personen
43
Startnummers uitdelen
3 personen
44
Bagage innemen
3 personen
45
Veiligheidsinstructies geven
3 personen
46
Deelnemers laten starten
4 personen
47
Obstakels bemannen
12 personen
48
Parcoursveiligheid bewaken
6 personen
49
Deelnemers aanmoedigen
4 personen
50
Waterpunten bemannen
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Finishers registreren
3 personen
54
Medailles uitdelen
2 personen
55
Fotopunt begeleiden
2 personen
56
Muziek verzorgen
57
Deelnemers informeren
2 personen
58
Eerste hulp verlenen
2 personen
59
Laatste ronde begeleiden
4 personen
60
Parcours afsluiten
4 personen
61
Avondcatering serveren
4 personen
62
Bagage teruggeven
3 personen
63
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

64
Afval verzamelen
5 personen
65
Catering opruimen
4 personen
66
Terrein schoonmaken
6 personen
67
Obstakels afbreken
8 personen
68
Modderbakken legen
4 personen
69
Materialen schoonmaken
5 personen
70
Tenten afbreken
4 personen
71
Meubilair afvoeren
4 personen
72
Afval afvoeren
3 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Registratietafelaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 120

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Hindernisrekkenaantal 8
Klimnettenaantal 3
Touwladdersaantal 3
Kruiptunnelsaantal 4
Houten balkenaantal 12
Sterke klimtouwenaantal 8
Modderbakkenaantal 4
Waterbakkenaantal 6
Verkeerskegelsaantal 40
Afzethekkenaantal 20
Afzetlintaantal 12
Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Deelnemersmedaillesaantal 150
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 15
Walkietalkiesaantal 12
Waterjerrycansaantal 12
Drinkwaterdispensersaantal 6
Plastic opbergbakkenaantal 12
Parcoursbordenaantal 20
Pijlbordenaantal 15
Stevige grondpennenaantal 60
Hameraantal 4
Scheppenaantal 6
Kruiwagensaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 180
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Gasbarbecuesaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en serveermessenaantal 8
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Eerstehulpkoffersaantal 3
Blusdekensaantal 2
Dweilsetsaantal 4
Emmersaantal 8
Bezemsetsaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Handwasstationsaantal 4
Kledingwasmandenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Bannersaantal 8
Fotowand

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vast voordat je obstakels selecteert. Inspecteer het hele parcours lopend en bepaal per hindernis waar afzethekken, verkeerskegels en toezicht nodig zijn.
Plan de veiligheidscontrole niet op de ochtend zelf. Test alle obstakels vooraf, controleer klimnetten, touwladders, kruiptunnels en houten balken en leg een alternatief klaar voor onderdelen die niet veilig blijken.
Maak een vrijwilligersrooster met vaste posten en tijden. Leg EHBO-bezetting, parcoursbegeleiders en aanspreekpunten vast en gebruik walkietalkies wanneer posten elkaar niet snel kunnen bereiken.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de start. Vermeld starttijd, route, kledingadvies, bereikbaarheid, dieetwensen en wat deelnemers met hun kleding en spullen kunnen doen; richt daarvoor garderoberekken en kledinghangers in.
Neem het weerbesluit uiterlijk 24 uur vooraf. Controleer dan het parcours opnieuw, bepaal of de mudrun doorgaat en communiceer wijzigingen meteen; koel dranken en stel startpakketten pas definitief samen nadat de deelnemerslijst is bijgewerkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een mudrun organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locatie en vergunningen. Reserveer materiaal, regel verzekering en werf vrijwilligers zodra het parcours voorlopig vaststaat.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een mudrun?: Reken minimaal op één vrijwilliger per bemande hindernis of risicopunt, plus aparte mensen voor registratie, start en finish. Tel daarnaast minstens twee EHBO’ers en één coördinator mee; het exacte aantal hangt af van de route en het deelnemersaantal.
Wanneer test je de obstakels van een mudrun?: Test elk obstakel uiterlijk 7 dagen vooraf en inspecteer het parcours opnieuw op de dag zelf. Controleer na regen extra op gladde ondergrond, losse onderdelen, waterdiepte en veilige doorgangen.
Wanneer moet je deelnemersinformatie voor een mudrun versturen?: Stuur de praktische informatie 5 tot 7 dagen voor de mudrun en een korte weers- of doorgangsupdate uiterlijk 24 uur vooraf. Vermeld ook de starttijd, het startnummer, kleding, route en wijzigingen in het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.