Organiser une mudrun sans rien laisser au hasard

Une mudrun se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme une course. Commence par fixer la date, l’itinéraire et le lieu avant de choisir les obstacles ou d’ouvrir les inscriptions. Vérifie ensuite les autorisations, l’assurance et les besoins de secours, car ces points peuvent modifier tout le tracé. Les dernières semaines servent surtout à coordonner les bénévoles, baliser le terrain, tester chaque obstacle et informer clairement les participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Sélectionner les obstacles
3 personnes
6
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
7
Inspecter le parcours
3 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Assurer la présence des secours
15
Commander le catering
2 personnes
16
Réserver le matériel
2 personnes
17
Créer les dossards
2 personnes
18
Balisage du parcours
3 personnes
19
Tester les obstacles
4 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Composer les kits de démarrage
4 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Vérifier les trousses de premiers secours
2 personnes
25
Communiquer la décision météo
2 personnes

Événement

26
Balisage du site
4 personnes
27
Installer le panneau d'information
2 personnes
28
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
29
Monter la tente d’inscription
3 personnes
30
Monter la tente de restauration
3 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Monter les obstacles
8 personnes
33
Remplir les bacs à boue
4 personnes
34
Installer des points d'eau
3 personnes
35
Tester le son et le micro
2 personnes
36
Effectuer le contrôle du parcours
4 personnes
37
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
38
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
39
Préparer les kits de départ
3 personnes
40
Préparer le service traiteur
4 personnes
41
Préparer les boissons
2 personnes
42
Accueillir les participants
4 personnes
43
Distribuer les dossards
3 personnes
44
Recevoir les bagages
3 personnes
45
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
46
Faire démarrer les participants
4 personnes
47
Encadrer les obstacles
12 personnes
48
Veiller à la sécurité du parcours
6 personnes
49
Encourager les participants
4 personnes
50
Tenir les points d’eau
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Enregistrer les arrivants
3 personnes
54
Distribuer les médailles
2 personnes
55
Encadrer le photobooth
2 personnes
56
Fournir la musique
57
Informer les participants
2 personnes
58
Fournir les premiers secours
2 personnes
59
Animer le dernier tour
4 personnes
60
Fermer le parcours
4 personnes
61
Servir le catering du soir
4 personnes
62
Rendre les bagages
3 personnes
63
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

64
Rassembler les déchets
5 personnes
65
Ranger le service traiteur
4 personnes
66
Nettoyer le site
6 personnes
67
Démonter les obstacles
8 personnes
68
Vider les bacs à boue
4 personnes
69
Nettoyer le matériel
5 personnes
70
Démonter les tentes
4 personnes
71
Évacuer le mobilier
4 personnes
72
Évacuer les déchets
3 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Traiter les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Table d'inscriptionqté 2
Portantsqté 4
Cintresqté 120

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Barres d’obstaclesqté 8
Filets d’escaladeqté 3
Échelles de cordeqté 3
Tunnels de crawlqté 4
Poutres en boisqté 12
Cordes d’escalade robustesqté 8
Bacs à boueqté 4
Bacs à eauqté 6
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 12
Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Médailles des participantsqté 150
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 15
Talkies-walkiesqté 12
Bidons d'eauqté 12
Distributeurs d’eau potableqté 6
Bacs de rangement en plastiqueqté 12
Panneaux de parcoursqté 20
Panneaux indicateursqté 15
Piquets d’ancrage robustesqté 60
Marteauqté 4
Pellesqté 6
Brouettesqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 8
Barbecues à gazqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceintes sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Pincesqté 6
Louchesqté 8
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures anti-feuqté 2
Sets de serpillièreqté 4
Seauxqté 8
Sets de balaiqté 6
Poubellesqté 12
Stations de lavage des mainsqté 4
Paniers à lingeqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannièresqté 8
Mur photo

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Prévoyez une inspection complète du parcours au moins 4 semaines avant la mudrun. Mesurez les passages difficiles, repérez les zones glissantes et notez où installer les panneaux, les barrières et les postes de surveillance.
Dimensionnez l’encadrement avant d’annoncer les inscriptions : affectez un bénévole à chaque obstacle présentant un risque et gardez une équipe mobile avec des talkies-walkies pour les incidents.
Testez chaque obstacle avec plusieurs personnes avant le jour J, notamment les filets, tunnels, bacs à boue et bacs à eau. Vérifiez l’ancrage, la stabilité et la possibilité de contourner ou d’arrêter l’épreuve.
Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant la course : heure d’arrivée, retrait du dossard, vêtements de rechange, consignes de sécurité, besoins alimentaires et décision prévue en cas de météo défavorable.
Préparez les kits de départ, les dossards, les épingles et les médailles la veille. Refroidissez les boissons et contrôlez les trousses de premiers secours avant l’ouverture des inscriptions, plutôt que pendant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une mudrun ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour une mudrun avec plusieurs obstacles. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, obtenir les autorisations, vérifier l’assurance, recruter les bénévoles et confirmer les secours.
Quand faut-il tester le parcours d’une mudrun ?: Faites un premier test 4 semaines avant l’événement, puis un contrôle final la veille. Après de fortes pluies ou une modification du terrain, inspectez à nouveau les zones de boue, les ancrages et les passages d’eau.
Combien de bénévoles faut-il pour une mudrun ?: Comptez au moins 1 bénévole par obstacle surveillé, plus une équipe mobile et des personnes à l’inscription. Pour 10 obstacles, prévoyez donc généralement 12 à 15 bénévoles, selon la longueur du parcours et le nombre de participants.
Quand annoncer l’annulation d’une mudrun à cause de la météo ?: Fixez une heure limite avant l’événement, idéalement 24 heures à l’avance, pour une décision liée aux prévisions. Gardez toutefois une procédure pour arrêter la course le jour même si le terrain ou les conditions deviennent dangereux.

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