Zo organiseer je een MTB-toertocht

Een MTB-toertocht organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij een controleerbare route en een haalbare startlocatie. Regel daarna vergunningen, meldingen, verzekering en sanitaire voorzieningen voordat je de datum en inschrijving publiceert. In de weken voor de tocht draait het om deelnemersinformatie, vrijwilligersposten, routepijlen en pechhulp. Op de dag zelf moeten start, finish, bevoorrading en communicatie tegelijk werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route bepalen en controleren
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Vergunning en meldingen regelen
4
Toiletvoorziening reserveren
5
Verzekering controleren
6
Datum en route publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Verkeerspunten inventariseren
2 personen
11
Route opnieuw verkennen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Routebestanden exporteren
17
Weersverwachting controleren
18
Routewaarschuwingen controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
21
Startnummers voorbereiden
2 personen
22
Routepijlen sorteren
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
25
Start- en finishgebied opbouwen
6 personen
26
Route bewegwijzeren
6 personen
27
Bevoorradingspunt inrichten
3 personen
28
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
29
Fietsparkeerplaats markeren
2 personen
30
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
31
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

32
Deelnemers registreren
4 personen
33
Startnummers uitdelen
3 personen
34
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
35
Veiligheidsinstructie geven
36
Start begeleiden
4 personen
37
Routepost bemannen
4 personen
38
Bevoorrading uitdelen
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
EHBO-verbanden verzorgen
2 personen
41
Finishregistratie bijhouden
2 personen
42
Finishmaaltijd serveren
4 personen
43
Medailles uitdelen
2 personen
44
Afvalbakken legen
2 personen

Nazorg

45
Routepijlen verwijderen
4 personen
46
Start- en finishgebied afbouwen
6 personen
47
Servies en materialen reinigen
3 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Borg en afvalafvoer afhandelen
51
Verloren voorwerpen verwerken
52
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Fietsrekkenaantal 10
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

MTB-routepijlenaantal 120
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Startnummersaantal 120
Startnummerclipsaantal 250
Finishermedaillesaantal 120
MTB-pompenaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 6
Multitools voor fietsenaantal 4
Fietspompadaptersaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Reservekettingenaantal 4

Apparatuur

Handmegafoon
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Oplaadbare zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 140
Herbruikbaar bestekaantal 140
Koffiekannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Waterjerrycansaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Eerstehulpkoffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole in twee rondes: eerst om afstand en doorgangen vast te leggen, daarna kort voor de tocht om omleidingen, wegwerkzaamheden en beschadigde routepijlen te controleren.
Open de inschrijving pas nadat startlocatie, vergunningen en toiletvoorziening geregeld zijn. Verzamel bij de aanmelding meteen dieetwensen en stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de tocht.
Maak per verkeerspunt en routepost een vrijwilligerstoewijzing met telefoon- of portofooncontact. Plan de briefing vóór de opbouw, zodat niemand op de ochtend zelf nog moet uitzoeken waar hij hoort te staan.
Sorteer de MTB-routepijlen per routegedeelte en leg pionnen, afzetlint en tie-wraps per post klaar. Neem daarnaast pompen, bandenlichters, multitools en reservebinnenbanden mee voor pech onderweg.
Controleer de weersverwachting en routewaarschuwingen uiterlijk de dag ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Vul koelboxen, laad portofoons en powerbanks op en zorg dat het start- en finishgebied bij weinig licht verlicht kan worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een MTB-toertocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd voor routecontrole, startlocatie, vergunningen, verzekering, toiletvoorziening, vrijwilligers en communicatie met deelnemers.
Wanneer moet je de vergunning voor een MTB-toertocht regelen?: Vraag de vergunning aan zodra route en datum voorlopig vaststaan, meestal 8 tot 12 weken voor de tocht. Controleer de behandelingstermijn bij de bevoegde gemeente voordat je de inschrijving opent.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een MTB-toertocht?: Tel per verkeerspunt of bemande routepost minimaal één vrijwilliger en plan daarnaast mensen voor start, finish, opbouw, afbouw en pechhulp. Maak de definitieve indeling uiterlijk één week vooraf.
Wanneer controleer je de MTB-route voor het laatst?: Doe de laatste volledige verkenning 1 tot 3 dagen voor de tocht en controleer op de ochtend zelf de belangrijkste kruisingen en routewaarschuwingen. Zo kun je nog omleidingen of extra pijlen regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.