So organisierst du eine MTB-Tour
Eine MTB-Tour beginnt nicht mit der Startnummer, sondern mit einer belastbaren Route und einem realistischen Zeitplan. Prüfe zuerst Strecke, Start- und Zielbereich sowie notwendige Genehmigungen. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung, Teilnehmerinfos und die technische Vorbereitung. Plane außerdem einen zweiten Streckencheck ein: Wegsperrungen, Baustellen und fehlende Markierungen fallen oft erst kurz vor dem Termin auf.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route festlegen und prüfen
2 Personen
- 2
Startort reservieren
- 3
Genehmigungen und Meldungen regeln
- 4
Toilettenservice reservieren
- 5
Versicherung prüfen
- 6
Datum und Route veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen öffnen
- 9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 10
Verkehrspunkte erfassen
2 Personen
- 11
Route erneut erkunden
2 Personen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Teilnehmerinformationen versenden
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Routen-Dateien exportieren
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Routenwarnungen prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Fahrräder und Werkzeug prüfen
2 Personen
- 21
Startnummern vorbereiten
2 Personen
- 22
Richtungspfeile sortieren
2 Personen
- 23
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 24
Volunteer-Briefing vorbereiten
- 25
Start- und Zielbereich aufbauen
6 Personen
- 26
Route ausschildern
6 Personen
- 27
Versorgungspunkt einrichten
3 Personen
- 28
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
- 29
Fahrradparkplatz markieren
2 Personen
- 30
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
- 31
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 32
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 33
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 34
Fahrradkontrolle durchführen
2 Personen
- 35
Sicherheitsanweisung geben
- 36
Start begleiten
4 Personen
- 37
Routeposten besetzen
4 Personen
- 38
Verpflegung verteilen
3 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 40
Erste-Hilfe-Verbandmaterial bereitstellen
2 Personen
- 41
Zielerfassung führen
2 Personen
- 42
Zielmahlzeit servieren
4 Personen
- 43
Medaillen verteilen
2 Personen
- 44
Mülleimer leeren
2 Personen
Nachbereitung
- 45
Wegweiser entfernen
4 Personen
- 46
Start- und Zielbereich abbauen
6 Personen
- 47
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
- 48
Location reinigen
4 Personen
- 49
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 50
Pfand und Abfallentsorgung abwickeln
- 51
Fundsachen bearbeiten
- 52
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 12
- FahrradständerAnz. 10
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- MTB-StreckenschilderAnz. 120
- KegelAnz. 30
- AbsperrbandAnz. 6
- StartnummernAnz. 120
- StartnummernclipsAnz. 250
- FinishermedaillenAnz. 120
- MTB-PumpenAnz. 3
- ErsatzschläucheAnz. 20
- ReifenheberAnz. 6
- Multitools für FahrräderAnz. 4
- FahrradpumpenadapterAnz. 4
- KabelbinderAnz. 200
- ErsatzkettenAnz. 4
Ausstattung
- Handmegafon
- FunkgeräteAnz. 8
- PowerbanksAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- Wiederaufladbare TaschenlampenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- Mehrweg-TellerAnz. 140
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 140
- KaffeekannenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkanisterAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
Reinigung
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Route mindestens 8 bis 10 Wochen vor der Tour fest und fahre sie anschließend mindestens zweimal ab. Exportiere die Routendateien erst nach dem letzten Check, damit alle Teilnehmenden dieselbe Version erhalten.
- Reserviere Startort, Toilettenservice und benötigte Ausstattung, sobald das Datum feststeht. Für Genehmigungen und Meldungen solltest du zusätzlich mehrere Wochen Bearbeitungszeit einplanen.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Startzeit, Strecke und Teilnahmebedingungen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Tour, damit Verpflegung und Mengen noch angepasst werden können.
- Teile Freiwillige nicht nur nach Aufgaben, sondern auch nach Standorten ein. Erfasse Verkehrspunkte, Übergaben und Notfallkontakte schriftlich und führe am Veranstaltungstag ein kurzes Briefing von etwa 15 Minuten durch.
- Prüfe Wettervorhersage und Streckenwarnungen am Vortag und am Morgen der Tour. Fülle Kühlboxen, sortiere Richtungspfeile und kontrolliere Fahrräder, Pumpen, Ersatzschläuche und Werkzeuge, bevor die ersten Fahrer eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine MTB-Tour organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Route, Startort und Genehmigungen. Die Anmeldung sollte spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin geöffnet werden.
- Wie oft muss man die MTB-Strecke vor der Tour prüfen?
- Plane mindestens zwei Erkundungen ein: eine bei der Routenplanung und eine zweite 7 bis 10 Tage vor dem Start. Prüfe zusätzlich am Vortag aktuelle Warnungen, Baustellen und Sperrungen.
- Wann sollte man die Teilnehmerinformationen verschicken?
- Sende die vollständigen Informationen spätestens 5 bis 7 Tage vor der MTB-Tour. Darin sollten Startzeit, Treffpunkt, Route, Ausrüstung, Verpflegung und Hinweise zu Wetter oder Änderungen enthalten sein.
- Wie viele Helfer braucht eine MTB-Tour?
- Das hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab, aber plane mindestens eine verantwortliche Person für jeden Verkehrspunkt und jeden wichtigen Übergabepunkt ein. Teile die Helfer spätestens 7 Tage vorher fest ein und bestätige ihre Einsatzzeiten beim Briefing.
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