Een mountainbiketocht organiseren: zo pak je het aan

Begin met de route, niet met de catering. Bepaal afstanden, hoogtemeters en moeilijke passages en stem het traject daarna af met terreineigenaren en bevoegde instanties. Reserveer de startlocatie zodra de datum vaststaat, open vervolgens de inschrijving en verzamel dieetwensen. In de laatste week draait alles om controle: route opnieuw rijden, gevarenzones markeren, routepakketten maken en materiaal voor pech en eerste hulp klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstanden bepalen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Benodigde toestemming aanvragen
4
Route met terreineigenaren afstemmen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersbevestiging versturen
10
Route opnieuw controleren
2 personen
11
Gevarenzones markeren
3 personen
12
Routebeschrijving afdrukken
13
Noodnummers afdrukken
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Startnummers sorteren
2 personen
16
Fietsgereedschap controleren
2 personen
17
Portofoons opladen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Eten en drinken koelen
2 personen
20
Soep en brood voorbereiden
3 personen
21
Routepakketten samenstellen
3 personen
22
Start- en finishborden maken
2 personen

Event

23
Startgebied opbouwen
6 personen
24
Fietsenstalling opbouwen
3 personen
25
Routepijlen plaatsen
5 personen
26
Verzorgingsposten inrichten
4 personen
27
Inschrijftafel inrichten
2 personen
28
Deelnemers registreren
4 personen
29
Startinstructie geven
2 personen
30
Deelnemersgroepen laten starten
3 personen
31
Verzorgingsposten bemannen
6 personen
32
Route en kruisingen bewaken
8 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
35
Binnengekomen deelnemers registreren
2 personen
36
Soep en brood serveren
4 personen
37
Finishgebied opruimen
4 personen

Nazorg

38
Routepijlen verwijderen
5 personen
39
Terrein schoonmaken
5 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Materialen inventariseren
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Zitbankenaantal 4

Sportmateriaal

Fietsenrekkenaantal 4
Routepijlenaantal 80
Afzetlintrollenaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Startnummersaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Fietspompenaantal 3
Reparatiestandaardsaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 10
Multitools voor fietsenaantal 6
Fietskettingenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Fluitjesaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Telefoonladersaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Luidspreker
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Verlengbare lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole uiterlijk 7 dagen voor de tocht en controleer daarna opnieuw of pijlen, afzetlint en verkeerskegels op alle kruisingen nodig zijn. Noteer omleidingen direct op de routebeschrijving.
Regel toestemming en afstemming voordat je deelnemers uitnodigt. Houd rekening met minimaal 2 tot 3 weken voor reacties van terreineigenaren of instanties, zodat je geen inschrijving opent voor een route die nog niet akkoord is.
Maak per deelnemer één routepakket met startnummer, routebeschrijving en noodnummers. Sorteer de startnummers op volgorde en leg de deelnemerslijst zowel op papier als op een opgeladen telefoon klaar.
Controleer fietsgereedschap per 10 tot 15 deelnemers en leg reservebinnenbanden, bandenlichters, fietspompen en multitools op een vaste reparatieplek. Wijs vooraf aan wie de reparatiestandaard beheert en wie de portofoons gebruikt.
Zet het startgebied minimaal 2 uur voor vertrek op: partytenten, tafels, fietsenrekken, start- en finishborden en een duidelijke plek voor eten en drinken. Laad portofoons, powerbanks en telefoons de avond ervoor volledig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een mountainbiketocht organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met route, startlocatie en toestemming. Open de inschrijving zodra de route en belangrijkste afspraken vaststaan; plan de definitieve routecontrole 7 dagen voor de tocht.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een mountainbiketocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer als je een verzorgingspunt hebt, plus extra water voor warm weer. Stem soep, brood en andere voeding af op de definitieve deelnemerslijst en verzamelde dieetwensen.
Wat moet je meenemen voor pech onderweg tijdens een mountainbiketocht?: Zorg per 10 tot 15 deelnemers voor toegang tot een fietspomp, reparatiestandaard, multitool, bandenlichters en meerdere reservebinnenbanden. Verdeel dit over vaste posten of begeleiders en test al het gereedschap uiterlijk de dag ervoor.
Wanneer zet je routepijlen en afzetlint neer?: Plaats de bewegwijzering op de dag zelf of maximaal 1 dag vooraf, afhankelijk van toestemming en het risico dat materiaal wordt verplaatst. Loop vóór de start alle kruisingen en gevarenzones na en haal de pijlen direct na de laatste deelnemer weg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.