Zo organiseer je een mountainbiketocht

Begin met de startlocatie, vergunningen en een route die je als GPX-bestand vastlegt. Daarna regel je inschrijvingen, vrijwilligers en een veiligheidsplan voordat je deelnemers uitnodigt. Inspecteer de route vooraf en markeer risicopunten, zodat routeposten, pijlen en noodcommunicatie op tijd klaarstaan. In de laatste dagen draait alles om materiaalcontrole, routepakketten, reparatiespullen, catering en een logisch opbouwschema op de startlocatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Startlocatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Route en GPX-bestand vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers benaderen
2 personen
8
Route inspecteren
3 personen
9
Risicopunten vastleggen
2 personen
10
Noodplan en contactlijst maken
2 personen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Routeposten indelen
2 personen
13
Materiaal controleren
2 personen
14
Ontbrekend materiaal ophalen
2 personen
15
Routeborden en nummers printen
16
Porties en dieetopties bepalen
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Hapjes en beleg voorbereiden
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Communicatiemiddelen opladen
21
Reparatiemateriaal inpakken
2 personen
22
Routepakketten samenstellen
2 personen
23
Transport laden
3 personen
24
Terrein en tenten opbouwen
5 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
26
Route bewegwijzeren
6 personen
27
Rustpunten inrichten
4 personen
28
Inschrijving klaarzetten
2 personen
29
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
30
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

31
Deelnemers registreren
3 personen
32
Startnummers uitdelen
2 personen
33
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
34
Groepen laten vertrekken
3 personen
35
Routeposten bemannen
6 personen
36
Rustpunten bevoorraden
4 personen
37
Reparaties ondersteunen
2 personen
38
Eerste hulp verlenen
2 personen
39
Finishers registreren
2 personen
40
Broodjes en fruit serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Route op deelnemers controleren
2 personen
43
Laatste deelnemers binnenhalen
2 personen
44
Uitslag en bedankje verzorgen
2 personen

Nazorg

45
Routeborden verwijderen
5 personen
46
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
49
Locatie schoon opleveren
3 personen
50
Materialen retourneren
2 personen
51
Routepijlen en linten controleren
3 personen
52
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 60
Afzetlintenaantal 12
Startnummersaantal 40
Polsbandjesaantal 40
Verkeerskegelsaantal 20
Fietsenrekkenaantal 4
Fietspompenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 10
Fietsmultitoolsaantal 6
Kettingolieaantal 2
Kabelbindersaantal 200
Veiligheidshesjesaantal 12
Fluitjesaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Koelkompressenaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Megafoon
Tabletsaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Acculampenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Schoonmaak

Handvegers en blikkenaantal 2
Dweilenaantal 2

Tips

Leg de route minimaal 3 weken vooraf definitief vast en stuur deelnemers daarna het GPX-bestand, de starttijd, parkeerinformatie en contactgegevens voor noodgevallen.
Plan de route-inspectie uiterlijk 7 dagen voor de tocht. Noteer kruisingen, steile afdalingen en onduidelijke passages; gebruik die informatie voor routepijlen, afzetlinten en bemande posten.
Maak per routepost een pakket met routeborden, startnummers, een fluitje, veiligheidshesje en communicatiemiddel. Test portofoons en laad alle apparaten de avond ervoor volledig op.
Controleer reparatiemateriaal niet alleen op aanwezigheid, maar ook op bruikbaarheid: leg per post een fietspomp, reserve binnenbanden, bandenlichters, multitool, kabelbinders en kettingolie klaar.
Koel dranken uiterlijk de avond voor de tocht en bereid hapjes en dieetopties vooraf per portie. Zet bij de startlocatie partytenten, tafels, stoelen, afvalbakken en fietsenrekken zo neer dat deelnemers niet door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een mountainbiketocht organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de startlocatie, vergunningen en route. Reserveer de laatste week voor route-inspectie, materiaalcontrole, deelnemersinformatie en het samenstellen van routepakketten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een mountainbiketocht?: Reken minimaal 1 vrijwilliger per bemande routepost, plus 2 mensen voor start en finish en 1 algemene coördinator. Voeg bij drukke kruisingen een extra persoon toe; leg de indeling uiterlijk 2 weken vooraf vast.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een mountainbiketocht?: Stuur de praktische informatie 7 tot 10 dagen vooraf. Vermeld daarin de route of het GPX-bestand, starttijd, locatie, parkeerinstructies, veiligheidsafspraken en een telefoonnummer voor noodgevallen.
Wat neem je mee voor pech onderweg tijdens een mountainbiketocht?: Leg per routepost minstens 1 fietspomp, 2 reserve binnenbanden, bandenlichters, 1 fietsmultitool, kabelbinders en kettingolie klaar. Controleer dit materiaal de dag voor de tocht en neem extra reparatiespullen mee naar de startlocatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.