Organiser une sortie VTT sans rien laisser au dernier moment
Une sortie VTT se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par réserver le lieu de départ, vérifier les autorisations et définir un itinéraire avec son fichier GPX. Ensuite, gérez les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles avant d’inspecter le parcours. Les derniers jours servent surtout à confirmer la sécurité, préparer le balisage, charger le matériel et installer l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu de départ
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Définir l’itinéraire et le fichier GPX
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Contacter les bénévoles
2 personnes
- 8
Inspecter le parcours
3 personnes
- 9
Consigner les points de risque
2 personnes
- 10
Établir le plan d'urgence et la liste de contacts
2 personnes
- 11
Envoyer les informations aux participants
- 12
Répartir les postes du parcours
2 personnes
- 13
Vérifier le matériel
2 personnes
- 14
Récupérer le matériel manquant
2 personnes
- 15
Imprimer les panneaux d’itinéraire et les numéros
- 16
Définir les portions et les options alimentaires
2 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Préparer les en-cas et les garnitures
3 personnes
- 19
Refroidir les boissons
2 personnes
- 20
Recharger les moyens de communication
- 21
Emballer le matériel de réparation
2 personnes
- 22
Préparer les dossiers de parcours
2 personnes
- 23
Charger le transport
3 personnes
- 24
Monter le terrain et les tentes
5 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 26
Balisage du parcours
6 personnes
- 27
Aménager des points de repos
4 personnes
- 28
Préparer l’inscription
2 personnes
- 29
Installer le point de premiers secours et de réparation
2 personnes
- 30
Briefing des bénévoles
3 personnes
Événement
- 31
Enregistrer les participants
3 personnes
- 32
Distribuer les dossards
2 personnes
- 33
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
- 34
Faire partir les groupes
3 personnes
- 35
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
- 36
Réapprovisionner les points de repos
4 personnes
- 37
Soutenir les réparations
2 personnes
- 38
Fournir les premiers secours
2 personnes
- 39
Enregistrer les arrivants
2 personnes
- 40
Servir des sandwichs et des fruits
3 personnes
- 41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 42
Vérifier l’itinéraire auprès des participants
2 personnes
- 43
Faire entrer les derniers participants
2 personnes
- 44
Préparer les résultats et les remerciements
2 personnes
Suivi
- 45
Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
- 46
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
- 47
Rassembler les déchets
3 personnes
- 48
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
- 49
Remettre le lieu propre
3 personnes
- 50
Retourner les matériels
2 personnes
- 51
Vérifier les flèches de parcours et les rubans
3 personnes
- 52
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 12
- Poubellesqté 6
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 60
- Rubans de balisageqté 12
- Numéros de départqté 40
- Braceletsqté 40
- Cônes de signalisationqté 20
- Râteliers à vélosqté 4
- Pompes à véloqté 4
- Chambres à air de rechangeqté 20
- Démonte-pneusqté 10
- Outils multifonctions pour véloqté 6
- Huile pour chaîneqté 2
- Serre-câblesqté 200
- Gilets de sécuritéqté 12
- Siffletsqté 6
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Couvertures de survieqté 10
- Packs de froidqté 12
Équipement
- Talkies-walkiesqté 8
- Mégaphone
- Tablettesqté 2
- Imprimante
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Éclairage
- Lampes sur batterieqté 6
Catering
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Courses
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 3
- Pince de serviceqté 4
- Machines à caféqté 2
Nettoyage
- Balais à main et pellesqté 2
- Serpillièresqté 2
Conseils
- Fixez l’itinéraire avant d’envoyer les invitations : joignez le fichier GPX, indiquez les portions et options prévues, puis donnez une date limite d’inscription. Cela évite de découvrir trop tard que le parcours ou le ravitaillement ne correspondent pas au nombre de participants.
- Inspectez le parcours au moins une fois avant la sortie et notez chaque point de risque. Préparez ensuite un plan d’urgence avec les contacts utiles, les postes des bénévoles et les moyens de communication chargés.
- Ne confiez pas le balisage à la dernière minute : comptez les flèches, rubans, cônes et numéros avant le chargement. Préparez aussi les dossiers de parcours pour que chaque responsable sache où intervenir.
- Traitez les besoins alimentaires dès la clôture des inscriptions. Définissez les portions, achetez les encas et garnitures, puis refroidissez les boissons dans les glacières et préparez les thermos avant l’installation.
- Faites un contrôle matériel séparé pour l’accueil et pour les vélos. Les pompes, chambres à air, démonte-pneus, outils, trousses de premiers secours et couvertures de survie sont souvent oubliés parce qu’ils restent dans des sacs différents.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une sortie VTT ?
- Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le départ, vérifier les autorisations, définir l’itinéraire, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles.
- Quand inspecter le parcours d’une sortie VTT ?
- Faites une première inspection 2 à 3 semaines avant la sortie, puis vérifiez les changements signalés dans les jours précédents. Consignez les risques et mettez à jour les informations envoyées aux participants.
- Combien de temps avant faut-il envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez les informations pratiques au plus tard 5 à 7 jours avant le départ. Ajoutez l’horaire, le lieu, le fichier GPX, les consignes de sécurité et les coordonnées à utiliser en cas de problème.
- Quand préparer le matériel et le ravitaillement ?
- Contrôlez le matériel et récupérez les éléments manquants 3 à 5 jours avant. Préparez les encas la veille, refroidissez les boissons et chargez le transport après avoir vérifié la liste complète.
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