Mountainbiketocht organiseren: checklist en planning
Een mountainbiketocht staat of valt met een gecontroleerde route, duidelijke start en hulp onderweg. Leg eerst afstand, route en toestemming vast; regel daarna inschrijvingen, betalingen en noodcontacten. In de laatste week werk je startgroepen, verkeersposten, EHBO en deelnemersinformatie uit. Controleer fietsen en gereedschap niet pas bij vertrek: reserve binnenbanden, pompen en communicatiemiddelen moeten op vaste posten liggen. Deze checklist helpt je de 67 taken in de juiste volgorde af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en afstand vastleggen
2 personen
Route op veiligheid controleren
3 personen
Toestemming voor route aanvragen
Startlocatie reserveren
Parkeerterrein reserveren
Verzekeringsdekking controleren
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Betalingen controleren
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst vastzetten
Noodcontacten verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Routebestand delen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Verkeersposten aanwijzen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
3 personen
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
Routeborden klaarmaken
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Route nogmaals inspecteren
3 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Startterrein opbouwen
6 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Fietsparkeerplaats afzetten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Waterpunten klaarzetten
3 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Inschrijvingen controleren
3 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Helmen en fietsen controleren
2 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Startgroepen begeleiden
4 personen
Verkeersposten bemannen
6 personen
Route en deelnemers volgen
3 personen
Waterpunten bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Technische fietsproblemen helpen
2 personen
Aankomsten registreren
2 personen
Finisherbandjes uitdelen
2 personen
Soep en brood serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Achterblijvers controleren
2 personen
Uitslagen en donaties verwerken
2 personen
Bedankmoment verzorgen
2 personen
Nazorg
Catering opruimen
3 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Fietsparkeerplaats opruimen
2 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Route op schade controleren
2 personen
Deelnemers bedanken
Uitslag online publiceren
Donatiebedrag overmaken
Financiële administratie afronden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Tafelkledenaantal 8
- Dranghekkenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 80
- Routebordenaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 30
- Startnummersaantal 120
- Startnummerhoudersaantal 100
- Finisherbandjesaantal 120
- Fietsstandaardsaantal 8
- Fietspompenaantal 4
- Bandenlichtersaantal 8
- Fietsgereedschapssetsaantal 4
- Reserve binnenbandenaantal 20
- Kabelbindersaantal 200
- Sleutelhangers voor fietsenaantal 120
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 10
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Zaklampenaantal 8
- Fluitjesaantal 12
- Nooddekensaantal 4
Communicatie
- portofoonsaantal 10
- Powerbanksaantal 8
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 2
- Mobiele pinapparatenaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Batterijlampenaantal 8
Catering
- Koelboxenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare kommenaantal 120
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
Schoonmaak
- Handwasstationsaantal 3
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
Documentatie
- Routekaarthoudersaantal 10
- Clipboardsaantal 12
- Pennenaantal 30
- Waterbestendige routekaartenaantal 120
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Controleer de route minstens twee keer: eerst op afstand en doorgangen, daarna op actuele veiligheid. Markeer kruisingen met routepijlen en routeborden en wijs verkeersposten aan voordat je deelnemersinformatie verstuurt.
- Zet de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor de tocht vast. Verzamel daarbij noodcontacten en dieetwensen, deel het routebestand en geef per startgroep een duidelijk starttijdstip.
- Plan per routepost een aanspreekpunt en geef vrijwilligers veiligheidshesjes, fluitjes en portofoons. Houd extra communicatiemiddelen en opgeladen powerbanks op de startlocatie voor uitval of slecht bereik.
- Leg fietsen en materiaal de dag vóór de tocht klaar. Controleer fietspompen, bandenlichters, gereedschapssets en reserve binnenbanden en verdeel ze over start, rustpunt en eventuele bezemwagen.
- Richt de startlocatie minimaal 90 minuten voor de eerste start in. Zet startnummers en houders klaar, vul koelboxen, plaats fietsstandaards en test mobiele pinapparaten, laptops of tablets voordat de deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een mountainbiketocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, toestemming, startlocatie en parkeerterrein. Plan inschrijving en uitnodigingen daarna; zet de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor de tocht vast.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de voorbereiding op de dag zelf?
- Reken op minimaal 90 minuten vóór de eerste start voor registratie, routeborden, startnummers, fietsstandaards en koelboxen. Plan daarnaast tijd voor een laatste veiligheidscontrole van de route.
- Wat moet ik regelen voor de veiligheid van een mountainbiketocht?
- Controleer route en verzekeringsdekking, regel toestemming en leg EHBO-bezetting vast. Voorzie verkeersposten en vrijwilligers van veiligheidshesjes, fluitjes en portofoons en leg EHBO-koffers en reddingsdekens bereikbaar klaar.
- Wanneer deel ik de route en deelnemersinformatie?
- Deel het routebestand en praktische deelnemersinformatie zodra de route, startgroepen en belangrijke posten definitief zijn, meestal 3 tot 5 dagen vooraf. Stuur na de laatste weerscontrole alleen noodzakelijke wijzigingen na.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!