Een schoolreisje organiseren: zo pak je het aan

Begin een schoolreisje niet met de lunch of activiteiten, maar met datum, bestemming, vervoer en begroting. Zodra die vier vaststaan, regel je tickets, ouderinformatie en toestemmingen in één duidelijke planning. Daarna verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten en maak je de groepsindeling met begeleiders. In de laatste week controleer je vertrektijden, route, weersverwachting, lunchpakketten en materialen. Zo voorkom je dat een ontbrekende toestemming of een vergeten dieetmaaltijd op de vertrekdag alles vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en bestemming vastleggen
2 personen
2
Vervoer reserveren
3
Entreetickets reserveren
4
Programma en route vastleggen
3 personen
5
Begroting opstellen
2 personen
6
Ouderbrief opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
2 personen
10
Toestemmingen verzamelen
2 personen
11
Noodcontacten controleren
2 personen
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Groepsindeling maken
3 personen
14
Begeleiders aan groepen koppelen
2 personen
15
Verzamellocatie bepalen
2 personen
16
Vertrektijden bevestigen
17
Weersverwachting controleren
18
Alternatief programma klaarzetten
3 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Lunchpakketten samenstellen
5 personen
21
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Rugzakken en tassen labelen
3 personen
25
EHBO-set controleren
26
Telefoons opladen
2 personen
27
Documenten in ordners doen
2 personen
28
Busopstapplaats markeren
2 personen
29
Begeleiders instrueren
3 personen

Event

30
Aanwezigheid registreren
3 personen
31
Bagage inladen
4 personen
32
Groepen verzamelen
6 personen
33
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
34
In de bus instappen
6 personen
35
Vertrek controleren
36
Deelnemers tellen tijdens de rit
6 personen
37
Aankomst begeleiden
6 personen
38
Groepsmaterialen uitdelen
6 personen
39
Programma uitleggen
3 personen
40
Groepen naar activiteiten brengen
6 personen
41
Activiteiten begeleiden
8 personen
42
Water uitdelen
3 personen
43
Toiletrondes begeleiden
6 personen
44
Lunchplek inrichten
5 personen
45
Lunchpakketten uitdelen
5 personen
46
Lunch begeleiden
8 personen
47
Afval inzamelen
4 personen
48
Middagprogramma starten
6 personen
49
Middagactiviteiten begeleiden
8 personen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Groepsfoto maken
2 personen
52
Souvenirs uitdelen
3 personen
53
Verzamelpunt klaarzetten
4 personen
54
Deelnemers opnieuw tellen
6 personen
55
Materialen controleren
3 personen
56
Bagage terugbrengen
4 personen
57
In de bus instappen
6 personen
58
Terugreis begeleiden
8 personen
59
Aanwezigheid controleren
3 personen
60
Uitstappen begeleiden
6 personen
61
Kinderen aan ouders overdragen
6 personen

Nazorg

62
Restmateriaal verzamelen
4 personen
63
Afval afvoeren
3 personen
64
Materialen schoonmaken
3 personen
65
Koelboxen legen
2 personen
66
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
67
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
68
Verloren voorwerpen controleren
2 personen
69
Ouders informeren over gevonden spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknicktafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Powerbanksaantal 4
Telefoonladersaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3
Draagbare speaker
Fotocamera

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Frisbeesaantal 6
Springtouwenaantal 8
Softballenaantal 6
Pionnenaantal 24
Touwtrektouw
Hesjesaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 75
Herbruikbare bordenaantal 75
Herbruikbaar bestekaantal 75
Drinkbekers voor onderwegaantal 70

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Serveertangenaantal 4
Koeltasjesaantal 10
Voedselbakkenaantal 12
Keukenhanddoekenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Decoratie

Groepsvlaggenaantal 8
Gekleurde lintenaantal 10
Naamstickersaantal 80
Watervaste stiftenaantal 12
Ballonnenaantal 80

Catering

Lunchboxenaantal 70
Drinkflessenaantal 70
Servettenaantal 150
Koordlabelsaantal 80
Snackzakjesaantal 100
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Wegwerpwashandjesaantal 2
Fluitjesaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 8
Zaklampenaantal 4

Documentatie

Klembordenaantal 8
Pennenaantal 20
Plastic insteekhoezenaantal 30
Ordnersaantal 4
Polsbandjesaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3
Vuilniszakhoudersaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg datum, bestemming en vervoer eerst vast; reserveer entree en vervoer zodra het verwachte aantal leerlingen bekend is. Controleer de vertrektijd opnieuw 48 uur voor vertrek.
Stuur de ouderbrief uiterlijk 3 weken vooraf. Vraag daarin om aanmelding, toestemming, dieetwensen en een noodcontact, zodat je niet vlak voor vertrek ontbrekende gegevens hoeft na te jagen.
Maak de groepsindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Print per groep een deelnemerslijst en koppel elke groep aan een begeleider; houd daarnaast één centrale lijst bij voor wijzigingen.
Verpak lunch en dieetmaaltijden apart en label ze met naam of groep. Koel dranken vooraf en gebruik onderweg drinkbekers; pak per leerling een lunch en minimaal één drankje in.
Maak naast het hoofdprogramma een alternatief voor regen en controleer de weersverwachting uiterlijk de avond ervoor. Leg ook de EHBO-set, powerbanks en opgeladen telefoons klaar voordat de groep verzamelt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolreisje organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, bestemming, begroting en vervoer. Reserveer tickets en vervoer zodra de bestemming en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn.
Wanneer stuur je de ouderbrief voor een schoolreisje?: Stuur de ouderbrief ongeveer 3 weken voor vertrek, met een duidelijke uiterste aanmelddatum. Plan die deadline minstens 10 dagen vóór de reis, zodat je groepsindeling en lunch kunt regelen.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een schoolreisje?: Dat hangt af van de schoolafspraken en bestemming, maar maak voor elke groep vooraf één verantwoordelijke begeleider vrij. Leg de groepsindeling uiterlijk 2 dagen voor vertrek vast en neem een actuele deelnemerslijst mee.
Wat moet je de dag voor een schoolreisje controleren?: Controleer de weersverwachting, route, vertrektijd, tickets, toestemmingen en noodcontacten. Zet lunch, dieetmaaltijden, dranken, EHBO-set en opgeladen communicatiemiddelen uiterlijk de avond ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.