Zo organiseer je een motorbeurs

Een motorbeurs organiseren begint niet met het neerzetten van stands, maar met capaciteit, veiligheid en een duidelijke indeling. Bevestig eerst datum en locatie, controleer vergunningen en verzekering en leg daarna de exposanten vast. Werk vervolgens de plattegrond, verkeersroute en bezoekersregistratie uit. Plan de communicatie en techniek ruim vóór de opbouwdag, zodat standnummers, routeborden, portofoons en betaalmiddelen op tijd getest zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Verzekering controleren
4
Exposantenlijst opstellen
2 personen
5
Exposanten uitnodigen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Standplaatsen toewijzen
2 personen
8
Plattegrond maken
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Bezoekersregistratie openen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Beveiligingsinstructies opstellen
2 personen
14
Verkeersroute uitwerken
2 personen
15
Parkeerborden voorbereiden
2 personen
16
Programma publiceren
17
Exposanteninformatie versturen
18
Standnummers printen
2 personen
19
Naambadges printen
2 personen
20
Routeborden printen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen controleren
3 personen
23
Motorenlijst controleren
2 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Kassa voorbereiden
2 personen
26
Exposanten inchecken
4 personen
27
Toegangshekken plaatsen
4 personen
28
Parkeerterrein bewegwijzeren
3 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
30
Standwanden plaatsen
4 personen
31
Motoren positioneren
6 personen
32
Standnummers ophangen
3 personen
33
Informatiebalie inrichten
2 personen
34
Kassa inrichten
2 personen
35
Dranken koud zetten
3 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Routeborden plaatsen
3 personen
39
Geluidsapparatuur testen
2 personen
40
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
41
Briefing balieteam geven
4 personen
42
Briefing beveiliging geven
3 personen
43
Briefing exposanten geven
4 personen

Event

44
Deuren openen
4 personen
45
Bezoekers ontvangen
4 personen
46
Tickets controleren
3 personen
47
Polsbandjes uitdelen
2 personen
48
Bezoekersinformatie verstrekken
2 personen
49
Standhouders ondersteunen
3 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
2 personen
56
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
57
Verloren voorwerpen registreren
58
Eindmededeling omroepen
59
Bezoekers begeleiden naar uitgang
4 personen

Nazorg

60
Kassa afsluiten
2 personen
61
Motoren laten uitrijden
4 personen
62
Standmateriaal afbreken
6 personen
63
Motoren terugladen
6 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
65
Versiering verwijderen
3 personen
66
Routeborden weghalen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
5 personen
69
Afval afvoeren
3 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Exposantenfacturen verwerken
73
Gevonden voorwerpen afhandelen
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 20
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Standwandenaantal 20
Kledingrekkenaantal 4
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 24

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Kassatabletaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Handlampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelcontainersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Motorbeursbannersaantal 6
Tafelkledenaantal 20
Naambadgesaantal 120
Polsbandjesaantal 400
Pijlbordenaantal 24
Standnummersaantal 40

Veiligheid

Brandblussersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Waarschuwingsbordenaantal 12
Absorptiekorrelsaantal 2
Werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Schoonmaakkar

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de exposantenlijst vroeg vast en verwerk aanmeldingen direct. Wacht niet met standplaatsen toewijzen: maak de plattegrond zodra je weet hoeveel ruimte motoren, standwanden en looproutes nodig hebben.
Plan bezoekersregistratie en uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat koffie, water en catering niet op de laatste dag geregeld hoeven te worden.
Werk de verkeersroute uit vóór je parkeerborden, verkeerskegels en afzethekken plaatst. Test op locatie waar motoren binnenkomen, waar bezoekers parkeren en hoe hulpdiensten vrije doorgang houden.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Vermeld standnummer, opbouwtijd, aanrijroute, beveiligingsinstructies en welke stroomvoorziening beschikbaar is; controleer verlengkabels en stekkerdozen bovendien vooraf.
Test kassa, kassatablet en pinapparaten vóór opening en neem een reserveoplossing mee. Controleer ook geluidsinstallatie, microfoons, portofoons en handlampen tijdens de opbouw, niet pas wanneer bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een motorbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Leg exposanten en de plattegrond daarna stapsgewijs vast en plan de laatste materiaalcontrole in de week voor de beurs.
Hoe maak je een plattegrond voor een motorbeurs?: Begin met de beschikbare zaal- of terreinmaten en reserveer brede loop- en verkeersroutes. Plaats daarna stands, motoren, registratie, kassa en nooduitgangen; stuur de definitieve standnummers uiterlijk 7 dagen vooraf naar exposanten.
Wat moet je regelen voor de veiligheid op een motorbeurs?: Controleer vergunningen en verzekering en maak vooraf beveiligingsinstructies. Werk ook een verkeersroute uit, zet afzethekken en verkeerskegels klaar en wijs minstens één aanspreekpunt aan voor incidenten en portofooncommunicatie.
Wanneer stuur je de informatie naar exposanten?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vóór de beurs. Voeg standnummer, opbouwtijd, route, parkeerinstructies, beveiligingsregels en contactgegevens toe, zodat ontbrekende materialen nog tijdig kunnen worden aangevuld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.