Organiser un salon de la moto, étape par étape

Un salon de la moto se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par verrouiller la date, le lieu, les autorisations et l’assurance avant de contacter les exposants. Ensuite, construisez le plan des stands, les inscriptions, le parcours des visiteurs et les besoins techniques. Les derniers jours servent surtout à vérifier les moteurs, imprimer la signalétique, préparer l’accueil et tester les paiements.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Établir la liste des exposants
2 personnes
5
Inviter les exposants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Attribuer les emplacements
2 personnes
8
Créer le plan
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
14
Élaborer le parcours de circulation
2 personnes
15
Préparer les panneaux de stationnement
2 personnes
16
Publier le programme
17
Envoyer les informations aux exposants
18
Imprimer les numéros de stand
2 personnes
19
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer les panneaux de direction
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier le matériel
3 personnes
23
Vérifier la liste des moteurs
2 personnes
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Préparer la caisse
2 personnes
26
Enregistrer les exposants
4 personnes
27
Installer les portails d’accès
4 personnes
28
Balisage du parking
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
6 personnes
30
Installer les parois des stands
4 personnes
31
Positionner les moteurs
6 personnes
32
Suspendre les numéros de stand
3 personnes
33
Installer le comptoir d'information
2 personnes
34
Installer la caisse
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
3 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
39
Tester le matériel sonore
2 personnes
40
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
41
Faire le briefing de l'équipe du comptoir
4 personnes
42
Donner le briefing à la sécurité
3 personnes
43
Faire le briefing des exposants
4 personnes

Événement

44
Ouvrir les portes
4 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Vérifier les billets
3 personnes
47
Distribuer les bracelets
2 personnes
48
Fournir des informations aux visiteurs
2 personnes
49
Soutenir les exposants
3 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
2 personnes
56
Répondre aux questions du public
2 personnes
57
Enregistrer les objets trouvés
58
Diffuser le message de fin
59
Guider les visiteurs vers la sortie
4 personnes

Suivi

60
Clôturer la caisse
2 personnes
61
Laisser tourner les moteurs
4 personnes
62
Démonter le matériel de stand
6 personnes
63
Recharger les moteurs
6 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Retirer les panneaux de parcours
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
5 personnes
69
Évacuer les déchets
3 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Traiter les factures des exposants
73
Gérer les objets trouvés
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 20
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Panneaux de standqté 20
Portants à vêtementsqté 4
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 24

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Glacièresqté 6
Tablette de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Bannières du salon de la motoqté 6
Nappesqté 20
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 400
Panneaux indicateursqté 24
Numéros de standqté 40

Sécurité

Extincteursqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Panneaux d'avertissementqté 12
Granulés absorbantsqté 2
Gants de travailqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateurqté 2
Chariot de nettoyage

Catering

Courses

Conseils

Fixez les emplacements avant d’envoyer les informations finales aux exposants. Gardez une liste à jour des inscriptions et prévoyez les besoins en tables, chaises, panneaux de stand et portants à vêtements.
Dessinez le parcours des visiteurs avant de placer les barrières et les cônes. Vérifiez que les entrées, les sorties, les zones de stationnement et les allées restent dégagées, même lorsqu’un stand attire du monde.
Ne reportez pas la sécurité à la veille. Rédigez les consignes, contrôlez les autorisations et l’assurance, puis transmettez aux exposants les règles de circulation et les informations pratiques plusieurs jours avant l’ouverture.
Préparez l’accueil séparément de l’espace d’exposition. Imprimez les badges, les numéros de stand et les panneaux de direction, puis testez la sonorisation, les microphones, les talkies-walkies et les éclairages avant l’arrivée du public.
Calculez les boissons et le service à partir du nombre attendu de personnes. Remplissez les glacières, préparez les machines à café, bouilloires et thermos, et vérifiez la caisse ainsi que les terminaux de paiement avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la moto ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, les autorisations et les exposants ; gardez les 7 derniers jours pour la signalétique, le matériel et les vérifications.
Quand faut-il attribuer les emplacements aux exposants ?: Attribuez les emplacements dès que les inscriptions principales sont confirmées, généralement 3 à 4 semaines avant le salon. Envoyez ensuite le plan et les consignes au moins 7 jours avant le montage.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de la moto ?: Contrôlez les stands, les moteurs, les barrières, les rallonges, les multiprises, la sonorisation et les éclairages. Vérifiez aussi les badges, les numéros de stand, les panneaux de direction, la caisse et les terminaux de paiement.
Comment organiser la circulation des visiteurs dans un salon de la moto ?: Définissez un parcours avec une entrée, une sortie et des allées suffisamment dégagées avant d’installer les stands. Placez les barrières et les cônes au plus tard la veille, puis testez le trajet avec 2 ou 3 personnes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.