Cómo organizar una feria de motos sin perder el control

Una feria de motos necesita mucho más que reunir expositores y aparcar las motos. Empieza cerrando la fecha, el lugar, los permisos y el seguro; después organiza los puestos, las inscripciones y el recorrido de visitantes y vehículos. El plano debe estar listo antes de asignar espacios, y la información para expositores debe llegar con tiempo. La última semana se centra en señales, credenciales, materiales, cobros, bebidas y comprobaciones de seguridad.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Comprobar permisos
3
Comprobar el seguro
4
Preparar la lista de expositores
2 personas
5
Invitar a los expositores
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
8
Hacer el plano
2 personas
9
Hacer reservas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Abrir registro de visitantes
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
14
Definir la ruta del tráfico
2 personas
15
Preparar señales de aparcamiento
2 personas
16
Publicar el programa
17
Enviar información a los expositores
18
Imprimir números de stand
2 personas
19
Imprimir credenciales
2 personas
20
Imprimir señales de ruta
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Comprobar los materiales
3 personas
23
Comprobar la lista de motos
2 personas
24
Llenar las neveras portátiles
2 personas
25
Preparar la caja registradora
2 personas
26
Registrar la entrada de expositores
4 personas
27
Colocar las vallas de acceso
4 personas
28
Señalizar el aparcamiento
3 personas
29
Colocar mesas y sillas
6 personas
30
Instalar los paneles del stand
4 personas
31
Colocar los motores
6 personas
32
Colgar los números de stand
3 personas
33
Montar el mostrador de información
2 personas
34
Preparar la caja
2 personas
35
Enfriar las bebidas
3 personas
36
Preparar aperitivos
3 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Colocar señales de ruta
3 personas
39
Probar el equipo de sonido
2 personas
40
Realizar el control de seguridad
3 personas
41
Dar la briefing al equipo de mostrador
4 personas
42
Dar la briefing a seguridad
3 personas
43
Dar briefing a los expositores
4 personas

Evento

44
Abrir las puertas
4 personas
45
Recibir a los visitantes
4 personas
46
Comprobar las entradas
3 personas
47
Repartir pulseras
2 personas
48
Proporcionar información a los visitantes
2 personas
49
Apoyar a los expositores
3 personas
50
Servir las bebidas
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Reponer el bufé
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños
2 personas
56
Responder preguntas del público
2 personas
57
Registrar objetos perdidos
58
Anunciar el mensaje final
59
Guiar a los visitantes hacia la salida
4 personas

Seguimiento

60
Cerrar la caja
2 personas
61
Dejar enfriar los motores
4 personas
62
Desmontar el material del stand
6 personas
63
Volver a cargar los motores
6 personas
64
Recoger mesas y sillas
5 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Retirar los carteles de ruta
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar el lugar
5 personas
69
Retirar los residuos
3 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Gestionar las facturas de los expositores
73
Gestionar objetos perdidos
74
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 20
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Paredes para standscant. 20
Percheroscant. 4
Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 24

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Neveras portátilescant. 6
Tablet de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Linternas de manocant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 6
Bateríascant. 24

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Contenedores frigoríficoscant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 10
Banners de la feria de motoscant. 6
Mantelescant. 20
Credencialescant. 120
Pulserascant. 400
Carteles direccionalescant. 24
Números de standcant. 40

Seguridad

Extintorescant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Señales de advertenciacant. 12
Granulado absorbentecant. 2
Guantes de trabajocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradoracant. 2
Carro de limpieza

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos y seguro antes de invitar a los expositores. Si falta una autorización, pueden cambiar el acceso, el aforo o la distribución cuando ya hayas enviado toda la información.
Haz el plano antes de asignar los puestos. Reserva pasillos claros para visitantes, una ruta separada para el tráfico y espacio suficiente para colocar vallas, conos y señales de aparcamiento.
Envía a cada expositor su espacio, horario de llegada, instrucciones de seguridad y necesidades técnicas al menos 7 días antes. Así puedes detectar a tiempo solicitudes de electricidad, mesas o paredes para stands.
Publica el programa y abre el registro de visitantes con antelación. Incluye las preferencias dietéticas en el mismo formulario y lleva una lista actualizada para no improvisar comida el día de la feria.
Haz una comprobación física el día anterior: números de stand, credenciales, walkie-talkies, micrófonos, cables, baterías, neveras portátiles y datáfonos. Prepara también la caja registradora y carga las neveras antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de motos?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, seguro y expositores. Deja la última semana para imprimir credenciales y señales, cerrar inscripciones y revisar materiales.
¿Cuándo hay que enviar la información a los expositores?: Envíala como mínimo 7 días antes de la feria. Debe incluir el número y la ubicación del puesto, el horario de montaje, la ruta de acceso, las normas de seguridad y las necesidades técnicas confirmadas.
¿Cómo se organiza el plano de una feria de motos?: Dibuja primero los accesos, la ruta del tráfico y las salidas; después coloca los puestos y los espacios de aparcamiento. Comprueba el plano dos veces: una cuando asignas los espacios y otra el día anterior, con las vallas y los conos previstos.
¿Qué se suele olvidar el día de una feria de motos?: Suelen faltar números de stand, credenciales, señales de ruta, alargadores, regletas, baterías y medios de cobro. Prepara una caja de comprobación 24 horas antes y verifica cada elemento antes de llenar las neveras y abrir la caja registradora.

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