Zo organiseer je een monumentonthulling

Een monumentonthulling vraagt om een strakke volgorde: leg eerst datum, locatie en vergunningen vast en werk daarna het ceremonieprogramma uit. Bevestig sprekers op tijd, verzamel hun teksten en stem de catering af op het aantal aanmeldingen. Plan naast de plechtigheid ook de ontvangst met koffie, thee en hapjes. Controleer het monument en de techniek uiterlijk de dag ervoor, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Gastenlijst samenstellen
2 personen
4
Sprekers bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering reserveren
9
Meubilair reserveren
10
Weerscenario vastleggen
2 personen
11
Ceremonieprogramma opstellen
2 personen
12
Spreekteksten verzamelen
13
Draaiboek afdrukken
14
Bewegwijzering maken
2 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen ophalen
2 personen
18
Monument en omgeving inspecteren
2 personen
19
Monument schoonmaken
2 personen
20
Onthullingsdoek voorbereiden
2 personen
21
Apparatuur opladen
22
Cateringlevering controleren
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Tenten opbouwen
4 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Tafels indekken
3 personen
30
Versiering ophangen
2 personen
31
Vlaggen plaatsen
2 personen
32
Geluidsset opstellen
2 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Gastenboek klaarleggen

Event

36
Sprekers ontvangen
2 personen
37
Gasten verwelkomen
4 personen
38
Aanwezigheid registreren
3 personen
39
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
40
Koffie en thee serveren
4 personen
41
Opening van de ceremonie
42
Sprekers aankondigen
43
Toespraken begeleiden
2 personen
44
Monument onthullen
3 personen
45
Bloemen plaatsen
2 personen
46
Groepsfoto maken
2 personen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Gastenboek begeleiden
50
Zitplaatsen en looppaden controleren
2 personen
51
Avondverlichting inschakelen
2 personen
52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
53
Afscheid van gasten begeleiden
3 personen

Nazorg

54
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
55
Tenten afbreken
4 personen
56
Meubilair afbreken
4 personen
57
Afval verzamelen
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Locatie schoonmaken
4 personen
60
Monumentomgeving nalopen
2 personen
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Overgebleven catering opslaan
2 personen
63
Aanwezigheidslijst archiveren
64
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 8
Spreekgestoelte

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Gebaksbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Koffiethermoskannenaantal 6

Decoratie

Onthullingsdoek
Lint
Grote schaar
Vlaggenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 3
Bewegwijzerbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Gastenboek
Balpennenaantal 10

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelgotenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handdesinfectiedispensersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, sprekers en gastenlijst. Zonder die vijf bevestigingen kun je uitnodigingen, catering en meubilair niet betrouwbaar vastleggen.
Maak het ceremonieprogramma op minuten en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan. Plan naast de onthulling ook ontvangst, toespraken, het fotomoment en de overgang naar koffie of hapjes.
Vraag dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor de bijeenkomst op en geef het definitieve aantal gasten daarna door aan de cateraar. Houd bij een buitenlocatie rekening met extra water, schaduw en een beschutte plek.
Test luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel en verlengkabels minimaal 24 uur vooraf op de exacte plek. Laad apparatuur op en werk kabels weg met kabelgoten, zodat de looproute naar het monument vrij blijft.
Leg uiterlijk de dag vóór de onthulling een weerscenario vast en inspecteer het monument, de onthullingsdoek, schaar, bewegwijzering en zitplaatsen. Zet een geprinte versie van het draaiboek klaar voor de ceremoniemeester en minimaal één vervanger.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een monumentonthulling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, sprekers en uitnodigingen vragen de meeste doorlooptijd; plan de definitieve aantallen en materialen uiterlijk 10 dagen voor de onthulling.
Welke vergunning heb je nodig voor een monumentonthulling?: Dat hangt af van de locatie, groepsgrootte, afzetting en het gebruik van geluid of tenten. Controleer dit direct na het vastleggen van de locatie, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente of terreinbeheerder.
Hoe maak je een draaiboek voor een monumentonthulling?: Zet per onderdeel een begintijd, eindtijd, verantwoordelijke en benodigde spullen. Neem naast de ceremonie ook opbouw, geluidscheck, ontvangst, onthulling, catering en afbouw op; druk het draaiboek uiterlijk de dag ervoor af.
Wanneer regel je catering voor een monumentonthulling?: Reserveer de cateraar zodra de locatie en verwachte gastenlijst bekend zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk 10 dagen voor de bijeenkomst door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.