Organiser le dévoilement d’un monument, étape par étape
Un dévoilement de monument se prépare comme une cérémonie, pas comme une simple réception. Commencez par verrouiller la date, le lieu et les autorisations, puis confirmez les intervenants et les invités avant de réserver la restauration et le mobilier. Le déroulé doit préciser qui prend la parole, à quel moment le voile est retiré et comment le public circule. Les derniers contrôles portent sur le monument, le matériel technique, la météo et le service des boissons.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Établir la liste des invités
2 personnes
- 4
Confirmer les intervenants
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Réserver le catering
- 9
Réserver le mobilier
- 10
Définir le scénario météo
2 personnes
- 11
Établir le programme de la cérémonie
2 personnes
- 12
Rassembler les textes de présentation
- 13
Imprimer le déroulé
- 14
Créer la signalisation
2 personnes
- 15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Récupérer le matériel
2 personnes
- 18
Inspecter le monument et ses abords
2 personnes
- 19
Nettoyer le monument
2 personnes
- 20
Préparer le voile de révélation
2 personnes
- 21
Recharger les appareils
- 22
Vérifier la livraison du catering
2 personnes
- 23
Préparer les en-cas
4 personnes
- 24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 25
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 26
Monter les tentes
4 personnes
- 27
Installer les tables
4 personnes
- 28
Installer les chaises
4 personnes
- 29
Dresser les tables
3 personnes
- 30
Suspendre la décoration
2 personnes
- 31
Installer les drapeaux
2 personnes
- 32
Installer la sono
2 personnes
- 33
Tester les microphones
2 personnes
- 34
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 35
Préparer le livre d'or
Événement
- 36
Accueillir les intervenants
2 personnes
- 37
Accueillir les invités
4 personnes
- 38
Enregistrer la présence
3 personnes
- 39
Accompagner les invités à leur place
3 personnes
- 40
Servir le café et le thé
4 personnes
- 41
Ouverture de la cérémonie
- 42
Annoncer les intervenants
- 43
Encadrer les discours
2 personnes
- 44
Dévoiler le monument
3 personnes
- 45
Installer les fleurs
2 personnes
- 46
Prendre une photo de groupe
2 personnes
- 47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 49
Encadrer le livre d’or
- 50
Vérifier les places assises et les passages
2 personnes
- 51
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
- 52
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 53
Accompagner le départ des invités
3 personnes
Suivi
- 54
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 55
Démonter les tentes
4 personnes
- 56
Démonter le mobilier
4 personnes
- 57
Rassembler les déchets
3 personnes
- 58
Faire la vaisselle
3 personnes
- 59
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 60
Faire le tour des abords du monument
2 personnes
- 61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 62
Stocker la restauration restante
2 personnes
- 63
Archiver la liste de présence
- 64
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Nappesqté 8
- Pupitre
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verres à eauqté 100
- Assiettes à gâteauqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
- Thermos à caféqté 6
Décoration
- Voile de révélation
- Ruban
- Grandes ciseaux
- Drapeauxqté 6
- Compositions floralesqté 6
- Panneau d’accueil
- Panneaux d'informationqté 3
- Panneaux de signalisationqté 10
- Badges nominatifsqté 100
- Livre d’or
- Stylos à billeqté 10
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 3
- Table de mixage
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Goulottes de câblesqté 10
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balaisqté 2
- Pelles à poussièreqté 2
- Seaux de nettoyageqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de serviceqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis vérifiez les autorisations nécessaires : occupation du site, alimentation électrique et diffusion sonore peuvent demander des délais différents.
- Préparez le programme de la cérémonie avec des horaires précis. Prévoyez une personne pour présenter les textes, une autre pour gérer le voile, le ruban et les grandes ciseaux, et imprimez plusieurs exemplaires du déroulé.
- Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de confirmer le catering. Pour le service, comptez au minimum un verre à eau et une tasse par invité, puis ajoutez une marge pour la casse et les intervenants.
- Décidez du scénario météo au moins 7 jours avant l’événement. Les tentes, les rallonges, les goulottes de câbles et les haut-parleurs doivent fonctionner dans la configuration prévue, sans créer de passage dangereux.
- Le jour même, inspectez et nettoyez le monument avant l’installation. Rechargez les appareils, testez les microphones sans fil et la diffusion sonore, puis vérifiez la livraison du catering avant de mettre les boissons au frais.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’un dévoilement de monument ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la cérémonie. Les autorisations, les intervenants, les invitations et la réservation du catering sont les éléments qui prennent le plus facilement du retard.
- Que faut-il prévoir pour la cérémonie de dévoilement ?
- Préparez un déroulé avec les prises de parole, l’ordre des interventions et l’instant précis du dévoilement. Prévoyez aussi un voile adapté, un ruban, de grandes ciseaux, un pupitre, des microphones et une solution de secours en cas de panne.
- Quand confirmer le nombre de repas pour le catering ?
- Demandez les réponses et les besoins alimentaires au plus tard 10 à 14 jours avant l’événement. Confirmez ensuite le nombre final au traiteur, en distinguant les invités, les intervenants et l’équipe d’organisation.
- Comment gérer la pluie le jour du dévoilement ?
- Arrêtez votre décision météo 5 à 7 jours avant, puis faites un dernier contrôle la veille. Prévoyez une tente, des protections pour le matériel électrique et un parcours praticable entre l’accueil, les sièges et le monument.
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