Zo organiseer je een monumententocht

Begin met een haalbare route langs de monumenten en leg meteen start, finish en een rustlocatie vast. Regel daarna vergunningen en meldingen, open het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen. Rijd de route volledig voor, markeer gevaarlijke punten en leg een alternatief vast voordat je routebeschrijving publiceert. In de laatste week draait alles om vrijwilligers, materiaal, startpakketjes en een duidelijke briefing. Zo voorkom je dat deelnemers verdwalen of dat problemen onderweg pas op de dag zelf zichtbaar worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en monumenten vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen regelen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Rustlocatie reserveren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Routebeschrijving publiceren
10
Vrijwilligers inplannen
11
Route digitaal uitwerken
12
Route volledig voorrijden
2 personen
13
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
14
Alternatieve route vastleggen
2 personen
15
Noodnummers verzamelen
16
Startlijst samenstellen
17
Routekaarten en polsbandjes printen
2 personen
18
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
19
Vrijwilligersbriefing versturen
20
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Startpakketjes samenstellen
3 personen
24
Weersverwachting controleren

Event

25
Start- en finishterrein opbouwen
5 personen
26
Rustpunt opbouwen
3 personen
27
Routepijlen plaatsen
4 personen
28
Verkeerspunten bemensen
4 personen
29
Informatietafel inrichten
2 personen
30
Deelnemers registreren
3 personen
31
Startpakketjes uitdelen
2 personen
32
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
33
Deelnemers laten vertrekken
3 personen
34
Rustpunt bemensen
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes en fruit serveren
2 personen
37
Fietspech onderweg ondersteunen
2 personen
38
Routepijlen tussentijds controleren
2 personen
39
Finishers registreren
2 personen
40
Finishdranken serveren
3 personen
41
Eenvoudige maaltijd serveren
4 personen
42
Deelnemers informeren over vervoer

Nazorg

43
Routepijlen verwijderen
4 personen
44
Terrein afbouwen
5 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Materialen terugbrengen
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
50
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
51
Verloren voorwerpen registreren
52
Deelnemersinformatie archiveren
53
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6
Dranghekkenaantal 12

Apparatuur

Draagbare speaker
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Oplaadstation
Verlenghaspelsaantal 3

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Pionnenaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 12
Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiestandaardsaantal 2
Gereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Spanbandenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Startfinishbanner
Informatiebordenaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
LED-bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de volledige route uiterlijk enkele weken vooraf met de fiets. Noteer kruisingen, slecht wegdek en andere gevaarlijke punten en leg per knelpunt vast wie ingrijpt.
Plan de rustlocatie niet alleen op afstand, maar ook op capaciteit. Controleer vooraf of er ruimte is voor deelnemers, fietsen, koelboxen en de geplande pauzeduur.
Verstuur de vrijwilligersbriefing uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Zet daarin hun positie, telefoon- of portofooncontact, noodnummers en de procedure voor de alternatieve route.
Maak de startlijst en startpakketjes de avond ervoor compleet. Leg routekaarten, polsbandjes en bewegwijzering per startgroep klaar, zodat de inschrijving niet ophoopt.
Controleer de weersverwachting 48 uur en nogmaals 3 uur voor de start. Vul koelboxen pas op de ochtend zelf, laad communicatieapparatuur op en zet reparatiemateriaal bij start, finish en rustpunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een monumententocht te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voor een tocht met vergunningen, meerdere monumenten en vrijwilligers. Gebruik de eerste 2 weken voor route, locaties en meldingen; plan de voorrit uiterlijk 2 weken voor de start.
Hoe ver van tevoren moet ik een monumententocht aanmelden?: Open het aanmeldformulier bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen voor de tocht, zodat je de startlijst, routekaarten, catering en dieetwensen op tijd kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een monumententocht?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per gevaarlijk kruispunt of routepunt en daarnaast 2 mensen bij start en finish, 1 bij het rustpunt en 1 mobiele fietsreparateur. Tel voor een kleine tocht meestal 8 tot 12 vrijwilligers.
Wanneer moet je de route van een monumententocht voorrijden?: Rijd de route 10 tot 14 dagen voor het evenement volledig voor en controleer haar nog een keer in de week van de tocht. Zo kun je wegwerkzaamheden, afgesloten straten en een bruikbare alternatieve route nog aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.