Eine Denkmaltour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Denkmaltour entscheidet nicht nur die Auswahl der Denkmäler über den Ablauf. Strecke, Genehmigungen, Start- und Zielbereich sowie die Betreuung unterwegs müssen früh zusammenpassen. Beginne mit einer realistisch begeh- oder befahrbaren Route und plane danach Anmeldung, Helfer und Verpflegung. Wenn du die Strecke vollständig abfährst, Gefahrenstellen prüfst und eine Ausweichroute vorbereitest, vermeidest du die häufigsten Probleme am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Denkmäler festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen regeln
3
Start- und Zielort reservieren
4
Ruhebereich reservieren
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Wegbeschreibung veröffentlichen
10
Freiwillige einplanen
11
Route digital ausarbeiten
12
Die Route vollständig abfahren
2 Personen
13
Gefahrenstellen markieren
2 Personen
14
Alternative Route festlegen
2 Personen
15
Notrufnummern sammeln
16
Startliste zusammenstellen
17
Routenpläne und Armbänder drucken
2 Personen
18
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
19
Freiwilligen-Briefing versenden
20
Fahrräder und Werkzeug prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Kühlboxen füllen
2 Personen
23
Startpakete zusammenstellen
3 Personen
24
Wettervorhersage prüfen

Event

25
Start- und Zielbereich aufbauen
5 Personen
26
Ruhebereich aufbauen
3 Personen
27
Wegweiser aufstellen
4 Personen
28
Verkehrsposten besetzen
4 Personen
29
Infotisch einrichten
2 Personen
30
Teilnehmer registrieren
3 Personen
31
Startpakete verteilen
2 Personen
32
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
33
Teilnehmer abreisen lassen
3 Personen
34
Ruhepunkt besetzen
3 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Snacks und Obst servieren
2 Personen
37
Pannenhilfe für Fahrräder unterwegs leisten
2 Personen
38
Wegweiser zwischendurch kontrollieren
2 Personen
39
Zieleinläufe erfassen
2 Personen
40
Zielgetränke servieren
3 Personen
41
Einfaches Essen servieren
4 Personen
42
Teilnehmer über den Transport informieren

Nachbereitung

43
Wegweiser entfernen
4 Personen
44
Gelände abbauen
5 Personen
45
Geschirr abwaschen
2 Personen
46
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
47
Location reinigen
3 Personen
48
Materialien zurückbringen
2 Personen
49
Geliehene Sachen zurückgeben
50
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen
51
Verlorene Gegenstände erfassen
52
Teilnehmerinformationen archivieren
53
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 6
AbsperrgitterAnz. 12

Ausstattung

Tragbarer Lautsprecher
Megafon
FunkgeräteAnz. 6
Ladestation
VerlängerungskabelAnz. 3

Sportmaterial

WegweiserAnz. 80
KegelAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 12
FahrradpumpenAnz. 3
FahrradreparaturständerAnz. 2
WerkzeugsätzeAnz. 3
ErsatzschläucheAnz. 12
SpanngurteAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
KaffeetassenAnz. 50
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

Start-Ziel-Banner
InfotafelnAnz. 4
TischdeckenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
LED-BaustrahlerAnz. 4

Reinigung

AbfallgreiferAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Route, Denkmäler sowie Start- und Zielort fest. Fahre die komplette Strecke anschließend selbst ab und markiere Engstellen, Baustellen und Gefahrenstellen; eine alternative Route sollte vor dem Versand der Einladungen feststehen.
Kläre Genehmigungen und Meldungen frühzeitig, besonders wenn Absperrgitter, Wegweiser oder ein Lautsprecher im öffentlichen Raum eingesetzt werden. Veröffentliche die Wegbeschreibung erst, wenn die Strecke geprüft und freigegeben ist.
Plane Helfer nicht nur für den Start ein. Teile sie auch für Route, Ruhebereich und Zielbereich ein und verschicke das Briefing spätestens 3 Tage vorher, inklusive Notrufnummern und Aufgabenverteilung.
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor der Tour, damit du Ernährungswünsche, Startliste und Startpakete rechtzeitig bearbeiten kannst. Drucke Routenpläne und Armbänder mindestens 1 Tag vorher und packe sie nach Startgruppen.
Prüfe die Wettervorhersage am Vorabend und am Veranstaltungsmorgen. Stelle im Start- und Zielbereich Zelte, Sitzgelegenheiten, Abfallbehälter und Kühlboxen bereit; für die Fahrradstrecke gehören außerdem Pumpe, Werkzeug und Ersatzschläuche an einen klar benannten Hilfeplatz.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Denkmaltour organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Start- und Zielort sowie Genehmigungen. Die Anmeldung kann danach geöffnet werden; etwa 7 Tage vor dem Termin sollten Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche feststehen.
Wie viele Helfer braucht eine Denkmaltour?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für den Start, eine für das Ziel und je eine Betreuung an wichtigen Abzweigungen oder Gefahrenstellen ein. Bei längeren Routen sollte zusätzlich ein mobiles Team für Fahrradpannen und Notfälle verfügbar sein.
Wann muss man die Route einer Denkmaltour testen?: Fahre die vollständige Route spätestens 2 bis 3 Wochen vorher ab. Prüfe sie danach noch einmal kurz vor der Tour, wenn Baustellen, Umleitungen oder Wetter die Strecke verändert haben könnten.
Was darf man bei einer Denkmaltour nicht vergessen?: Häufig fehlen eine getestete Ausweichroute, gedruckte Routenpläne, Notrufnummern und ein klarer Hilfeplatz für Fahrradpannen. Packe außerdem Kühlboxen, wiederverwendbare Becher und die Beschilderung spätestens am Vortag zusammen.

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