Een monumentenopenstelling organiseren: zo pak je het aan

Begin met de openingsinformatie en bepaal hoeveel bezoekers je per tijdstip en rondleiding aankunt. Verwerk daarna de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en maak een rooster voor vrijwilligers en rondleiders. Regel vervolgens de reserveringen, materialen en informatiepanelen. Vlak voor de openstelling draait alles om een veilige route, duidelijke entree, geteste verlichting en een ontvangst die klaarstaat voordat de eerste bezoeker arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Openingsinformatie publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Rondleidingen indelen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Reserveringen maken
7
Vrijwilligersrooster maken
8
Rondleidingen voorbereiden
2 personen
9
Informatiepanelen controleren
2 personen
10
Sleutels verzamelen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materialen verzamelen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Rondleidingsmaterialen klaarleggen
16
Locatie openen
2 personen
17
Gebouw veilig controleren
2 personen
18
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
19
Verlichting testen
20
Buitenterrein inspecteren
2 personen
21
Entree markeren
2 personen
22
Routebordjes plaatsen
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen opstellen
3 personen
25
Informatiepunten inrichten
2 personen
26
Tentoonstellingsobjecten plaatsen
3 personen
27
Afzettingen plaatsen
2 personen
28
Decoratie ophangen
2 personen
29
Koffiepunt inrichten
2 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Registratietafel inrichten
2 personen
32
Vrijwilligers instrueren
2 personen
33
Garderobe klaarzetten

Event

34
Entree bemannen
2 personen
35
Bezoekers registreren
2 personen
36
Bezoekers informeren
2 personen
37
Rondleidingen begeleiden
3 personen
38
Toezicht in monument houden
3 personen
39
Garderobe beheren
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Dranken bijvullen
42
Hapjes aanvullen
43
Afvalbakken legen
44
Toiletten controleren
45
Verlichting bijstellen
46
Avondroute verlichten
2 personen
47
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
48
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
49
Entree afsluiten
2 personen

Nazorg

50
Binnenruimtes afsluiten
2 personen
51
Objecten veilig opbergen
3 personen
52
Decoratie verwijderen
2 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
54
Servies afwassen
2 personen
55
Afval verzamelen
2 personen
56
Locatie schoonmaken
3 personen
57
Buitenterrein schoonmaken
2 personen
58
Verlichting uitschakelen
59
Sleutels terugbrengen
60
Materialen retourneren
2 personen
61
Koelboxen schoonmaken
62
Bruikbare voorraad opbergen
63
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Fotolijstenaantal 12
Kleefstripsaantal 2

Catering

Drankdispensersaantal 3
Koffie-isoleerkannenaantal 4
Servettenhoudersaantal 8
Koelelementenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Boodschappen

Informatie

Programmafoldersaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Rondleidingskaartenaantal 200
Bezoekersregistersaantal 4
Naamkaartjesaantal 40
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Informatiebordenaantal 12
Routepijlenaantal 20
Prijslijstenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Zakjes voor gevonden voorwerpenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegersaantal 4

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsblokken en houd per groep ruimte vrij voor uitloop. Zo voorkom je dat bezoekers zich ophopen bij de entree of in smalle delen van het monument.
Controleer de route minimaal één dag vooraf én opnieuw bij het openen. Vluchtroutes moeten vrij zijn, routebordjes zichtbaar en buitenterrein, verlichting en entree gecontroleerd.
Maak het vrijwilligersrooster niet alleen voor de rondleidingen. Plan ook mensen voor openen, informatiepunten, garderobe, koffie en het afsluiten van het gebouw.
Leg rondleidingsmaterialen, informatiepanelen en sleutels op één aangewezen plek klaar. Test verlenghaspels, stekkerdozen en extra verlichting vooraf, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren.
Bereid koffie en ontvangst gefaseerd voor: koel dranken op tijd, zet servies per informatiepunt klaar en controleer de boodschappenlijst voordat je boodschappen doet. Vraag dieetwensen al bij de aanmelding uit.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een monumentenopenstelling?: Start minimaal 6 tot 8 weken vooraf met openingsinformatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Maak het vrijwilligersrooster en de rondleidingsindeling uiterlijk 2 weken van tevoren, zodat je tekorten nog kunt oplossen.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor het opbouwen van een monumentenopenstelling?: Plan ten minste 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, informatiepunten, routebordjes en ontvangst. Reserveer daarnaast 30 tot 45 minuten voor de veiligheidscontrole, verlichtingstest en laatste inspectie van het buitenterrein.
Wanneer maak je de indeling van de rondleidingen?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en sluit die 3 tot 5 dagen voor de openstelling. Houd per rondleiding minstens 10 minuten uitloop aan voor vragen en bezoekers die later vertrekken.
Wat moet je vlak voor opening controleren?: Controleer 30 tot 60 minuten voor de eerste bezoekers de sleutels, vluchtroutes, verlichting, bewegwijzering, informatiepanelen en materialen. Loop daarna de volledige bezoekersroute één keer zelf voordat je de entree opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.