Organiser une Ouverture des monuments sans rien laisser au dernier moment
Commencez par publier les horaires d’ouverture et les modalités d’inscription, puis dimensionnez les visites guidées selon le nombre de participants. Les réservations, les besoins alimentaires et le planning des bénévoles doivent être fixés avant de préparer le lieu. Le jour même, vérifiez d’abord la sécurité du bâtiment et les accès, puis installez la signalétique, l’accueil et le matériel de visite. Gardez enfin une personne disponible pour les imprévus et les questions du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Publier les informations d’ouverture
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Répartir les visites guidées
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Faire les réservations
- 7
Établir le planning des bénévoles
- 8
Préparer les visites guidées
2 personnes
- 9
Vérifier les panneaux d’information
2 personnes
- 10
Rassembler les clés
- 11
Vérifier la liste des courses
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Rassembler le matériel
2 personnes
- 14
Refroidir les boissons
2 personnes
- 15
Préparer le matériel de visite guidée
- 16
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 17
Vérifier la sécurité du bâtiment
2 personnes
- 18
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
- 19
Tester l’éclairage
- 20
Inspecter l'espace extérieur
2 personnes
- 21
Marquer l’entrée
2 personnes
- 22
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
- 23
Installer les tables
3 personnes
- 24
Installer les chaises
3 personnes
- 25
Aménager les points d’information
2 personnes
- 26
Installer les objets d'exposition
3 personnes
- 27
Installer les barrières
2 personnes
- 28
Installer la décoration
2 personnes
- 29
Mettre en place le point café
2 personnes
- 30
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 31
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 32
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 33
Préparer le vestiaire
Événement
- 34
Tenir l'entrée
2 personnes
- 35
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 36
Informer les visiteurs
2 personnes
- 37
Accompagner les visites guidées
3 personnes
- 38
Assurer la surveillance du monument
3 personnes
- 39
Gérer le vestiaire
- 40
Servir le café et le thé
2 personnes
- 41
Réapprovisionner les boissons
- 42
Ravitaillement des amuse-bouches
- 43
Vider les poubelles
- 44
Vérifier les toilettes
- 45
Ajuster l’éclairage
- 46
Éclairer le parcours du soir
2 personnes
- 47
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
- 48
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
- 49
Fermer l’entrée
2 personnes
Suivi
- 50
Fermer les espaces intérieurs
2 personnes
- 51
Ranger les objets en toute sécurité
3 personnes
- 52
Retirer la décoration
2 personnes
- 53
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 54
Faire la vaisselle
2 personnes
- 55
Rassembler les déchets
2 personnes
- 56
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 57
Nettoyer l’espace extérieur
2 personnes
- 58
Éteindre l’éclairage
- 59
Rapporter les clés
- 60
Retourner les matériels
2 personnes
- 61
Nettoyer les glacières
- 62
Ranger le stock réutilisable
- 63
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 60
- Portantsqté 2
- Poteaux de balisageqté 12
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 80
- Assiettes à pâtisserieqté 80
- Cuillères à caféqté 80
- Louchesqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Plateaux de serviceqté 6
Équipement
- Rallonges électriquesqté 4
- Multiprisesqté 6
- Lampes de pocheqté 4
- Talkies-walkiesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Compositions floralesqté 6
- Décoration de tableqté 8
- Cadres photoqté 12
- Bandes adhésivesqté 2
Catering
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Thermos à caféqté 4
- Porte-serviettesqté 8
- Pains de glaceqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Courses
Informations
- Brochures du programmeqté 250
- Plansqté 250
- Cartes de visite guidéeqté 200
- Registres des visiteursqté 4
- Badges nominatifsqté 40
- Stylos à billeqté 30
- Presse-papiersqté 8
- Panneaux d'informationqté 12
- Flèches de directionqté 20
- Listes de prixqté 6
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 4
- Tapis antidérapantsqté 8
- Sacs pour objets trouvésqté 20
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 4
- Chiffons microfibresqté 20
- Balais à mainqté 4
Conseils
- Fixez les inscriptions au moins 7 jours avant l’ouverture. Vous pourrez ainsi répartir les visiteurs par groupes, prévoir le nombre de guides et repérer les besoins alimentaires particuliers.
- Préparez les visites guidées la veille : déroulé, durée, points d’arrêt et répartition des guides. Prévoyez au moins 10 minutes entre deux groupes pour éviter les croisements dans les espaces étroits.
- Le jour J, faites le contrôle du bâtiment avant d’installer les tables et les chaises : voies d’évacuation dégagées, éclairage testé, accès extérieur inspecté et clés disponibles au même endroit.
- Installez les panneaux d’itinéraire et le marquage de l’entrée avant l’arrivée du public. Un point d’information visible dès l’extérieur réduit les demandes répétées et évite que les visiteurs se dispersent.
- Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et regroupez le matériel par usage : accueil, visite guidée, café et signalétique. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, lampes de poche et talkies-walkies avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il préparer une Ouverture des monuments ?
- Commencez au moins 3 semaines avant la date prévue pour publier les informations, ouvrir les inscriptions et contacter les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les réservations, répartir les visites et finaliser le matériel.
- Quand fermer les inscriptions aux visites guidées ?
- Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant l’ouverture. Ce délai permet de constituer les groupes, d’adapter le planning des guides et de recueillir les informations alimentaires sans travailler dans l’urgence.
- Que vérifier dans le bâtiment avant l’arrivée du public ?
- Prévoyez un contrôle complet 60 à 90 minutes avant l’ouverture : sécurité du bâtiment, voies d’évacuation, éclairage, accès extérieurs, clés et signalétique. Faites ensuite un dernier tour 15 minutes avant l’accueil.
- Combien de bénévoles prévoir pour l’accueil et les visites ?
- Prévoyez au minimum une personne au point d’information, une personne pour l’accès ou l’orientation et un guide par groupe en visite. Ajoutez une personne volante dès que plusieurs groupes sont accueillis en même temps ou que le site possède plusieurs entrées.
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