Zo organiseer je een modelbouwmarkt zonder chaos

Begin met de locatie en het aantal beschikbare tafels; die bepalen hoeveel standhouders je kunt toelaten. Benader daarna gericht deelnemers, verwerk hun aanmeldingen en wijs uiterlijk twee weken vooraf tafelnummers toe. Publiceer bezoekersinformatie zodra datum, tijden, route en entree geregeld zijn. Plan de opbouw apart van de markt zelf: tafels, stoelen, standnummers, routebordjes, entreebalie en koffiepunt moeten vóór binnenkomst van de eerste bezoeker klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Marktstandhouders benaderen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Deelnemerslijst opstellen
5
Tafelnummers toewijzen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Bezoekersinformatie publiceren
8
Dieetwensen verzamelen
9
Plattegrond maken
10
Standhouders informeren
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Contant geld wisselen
14
Kassa voorbereiden
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Naamkaartjes voorbereiden
17
Routebordjes maken
18
Tafels klaarzetten
4 personen
19
Stoelen plaatsen
2 personen
20
Tafelkleden leggen
2 personen
21
Standnummers ophangen
2 personen
22
Routebordjes plaatsen
2 personen
23
Entreebalie opbouwen
2 personen
24
Koffiepunt inrichten
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Hapjes klaarzetten
2 personen
27
Geluidsinstallatie testen
2 personen
28
Verlichting controleren
2 personen
29
Veilige looproutes controleren
2 personen

Event

30
Standhouders ontvangen
3 personen
31
Inschrijvingen controleren
2 personen
32
Bezoekers ontvangen
2 personen
33
Entree innen
2 personen
34
Programma toelichten
35
Standhouders wegwijs maken
2 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Tafels netjes houden
2 personen
40
Afvalbakken legen
41
Toiletten controleren
42
Kassa afsluiten
2 personen
43
Vertrek standhouders begeleiden
2 personen

Nazorg

44
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Apparatuur uitschakelen
2 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Gevonden voorwerpen verzamelen
51
Materialen terugbrengen
2 personen
52
Verhuurmaterialen retourneren
2 personen
53
Kassaopbrengst storten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 35
Stoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 35
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Speakersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Dienbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummersaantal 35
Routebordjesaantal 12

Catering

Kassabox
Pinapparaat
Prijslijstenaantal 4
Menukaartenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemsaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Vraag standhouders bij hun aanmelding meteen hoeveel tafelruimte en stoelen zij nodig hebben. Houd daarna een deelnemerslijst bij met contactgegevens, zodat wijzigingen niet via losse berichten zoekraken.
Maak de plattegrond zodra de aanmeldingen sluiten en stuur die uiterlijk 7 dagen vooraf naar alle standhouders. Vermeld daarop tafelnummers, entree, koffiepunt, toiletten en eventuele looproutes.
Plan minimaal 2 uur voor de opening voor de opbouw. Zet eerst de tafels neer, leg daarna tafelkleden, plaats stoelen en hang pas als laatste de standnummers en routebordjes op.
Controleer de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf en zet dranken tijdig koud. Verzamel dieetwensen vóór de inkopen, zodat je niet op de marktdag nog naar een alternatief hoeft te zoeken.
Bereid de entreebalie de avond ervoor voor met kassabox, pinapparaat, prijslijsten en gewisseld contant geld. Test ook verlengsnoeren, stekkerdozen, koffiezetapparaten en microfoon vóór de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een modelbouwmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en het benaderen van standhouders. Sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de markt, zodat je nog tijd hebt voor de deelnemerslijst en plattegrond.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een modelbouwmarkt?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, tafelkleden, standnummers, routebordjes, entreebalie en koffiepunt. Bij veel tafels of één kleine opbouwploeg plan je liever 3 uur.
Wanneer maak je de plattegrond van een modelbouwmarkt?: Maak de plattegrond zodra de aanmeldingen zijn gesloten en uiterlijk 2 weken voor de markt. Stuur de definitieve versie uiterlijk 7 dagen vooraf naar de standhouders.
Hoeveel drankjes moet je inkopen voor een modelbouwmarkt?: Reken voor koffie, thee en water op 2 tot 3 drankjes per aanwezige bezoeker of standhouder gedurende de eerste 2 uur. Tel extra voorraad op als de markt langer duurt of als er geen andere horecavoorziening is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.