Zo organiseer je een mobiele kerstmarkt

Een mobiele kerstmarkt staat of valt met een haalbare route, vaste haltes en duidelijke informatie voor bezoekers. Begin met vergunningen, halteplaatsen en stroompunten voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna leg je verkopers, catering en vrijwilligers vast en publiceer je route met tijden. In de laatste week controleer je het weer, test je lichtkettingen en koffieapparaten en maak je warme dranken en hapjes klaar. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel, onduidelijke halte of late bestelling de markt stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenementspagina publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Route en haltes publiceren
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vergunningen controleren
7
Halteplaatsen bevestigen
8
Stroompunten bevestigen
9
Cateringbestellingen reserveren
10
Kerstkraamverkopers bevestigen
11
Routebordjes laten drukken
12
Vrijwilligers indelen
13
Bezoekersinformatie mailen
14
Weersverwachting controleren
15
Voorraadlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Kerstdecoratie controleren
2 personen
18
Lichtkettingen testen
2 personen
19
Koffieapparaten testen
2 personen
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Warme dranken voorbereiden
2 personen
23
Contant geld klaarleggen
24
Betaalapparaten opladen
25
Contactlijst afdrukken
26
Materiaal bij laadpunt verzamelen
3 personen
27
Ladingsmateriaal inladen
4 personen
28
Koelwaren inladen
2 personen
29
Routebordjes plaatsen
2 personen
30
Eerste halte afzetten
4 personen
31
Kramen opstellen
4 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Partytenten opzetten
4 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Licht aansluiten
2 personen
36
Stroomvoorziening testen
2 personen
37
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
38
Verkooppunten inrichten
4 personen
39
Menukaarten ophangen
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Kassa's controleren
2 personen

Event

42
Opening aankondigen
43
Bezoekers verwelkomen
3 personen
44
Kerstproducten verkopen
4 personen
45
Warme dranken serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes bijvullen
2 personen
49
Koffie en thee bijvullen
2 personen
50
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
51
Route-informatie uitdelen
2 personen
52
Contante betalingen verwerken
2 personen
53
Pinbetalingen verwerken
2 personen
54
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Voorraad per halte controleren
2 personen
57
Lichtcontrole uitvoeren
58
Routewijzigingen communiceren
59
Laatste verkoop aankondigen
60
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

61
Kassa's afsluiten
2 personen
62
Voedsel veilig verpakken
3 personen
63
Koelwaren terugplaatsen
2 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Lichtkettingen uitschakelen
2 personen
66
Versiering verwijderen
3 personen
67
Kramen afbreken
4 personen
68
Partytenten afbreken
4 personen
69
Tafels en stoelen inladen
4 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
3 personen
72
Routebordjes verwijderen
2 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Materialen schoonmaken
3 personen
75
Voorraad opbergen
2 personen
76
Restproducten afvoeren
2 personen
77
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
78
Betaalapparaten opladen
79
Gevonden voorwerpen registreren
80
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 6
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Kerstboomstandaardaantal 2
Opbergrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 150
Schotelsaantal 150
Dessertbordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Kunstkerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 8
Tafellopersaantal 12
Menubordenaantal 8
Routebordjesaantal 12

Verlichting

LED-lichtkettingenaantal 10
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 24

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 3
Koelboxenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Haspelsaantal 4
Betaalterminalsaantal 4
Acculampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Oplaadstationsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksborstelsaantal 4
Maatbekersaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Keukenmessenaantal 6
Thermometeraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handdesinfectiehoudersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handschoenenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en haltes eerst vast en bevestig elke halte schriftelijk. Publiceer daarna pas de evenementspagina en uitnodigingen, zodat bezoekers geen oude tijden of locaties ontvangen.
Controleer vergunningen en stroompunten uiterlijk enkele weken vooraf. Tel per halte hoeveel verlengkabels, stekkerdozen en aansluitingen nodig zijn; een koffieapparaat en warmhoudketel kunnen niet zonder veilige stroomvoorziening.
Bevestig kerstkraamverkopers en catering uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen uit, zodat hapjes en warme dranken niet op de dag zelf moeten worden aangepast.
Plan vrijwilligers per halte en geef iedere vrijwilliger een contactlijst en bezoekersinformatie. Houd daarnaast een kleine reserveploeg achter de hand voor uitval, vertraging of een extra drukke halte.
Test lichtkettingen, koffieapparaten en betaalapparaten uiterlijk de avond ervoor. Controleer ook batterijen, thermoskannen, koelboxen en contant geld; juist deze kleine zaken worden vaak pas tijdens de opbouw gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een mobiele kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, haltes, vergunningen en stroompunten. Leg verkopers, catering en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de markt vast en verstuur bezoekersinformatie daarna opnieuw met de definitieve tijden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een mobiele kerstmarkt?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw op de eerste halte, inclusief marktkramen, partytenten, verlichting en drankpunten. Plan per volgende halte extra tijd voor verplaatsen, controleren en opnieuw aansluiten van stroom.
Wat moet je regelen als het regent of hard waait?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Zorg voor partytenten, stevige bevestiging en een alternatief voor kwetsbare decoratie; bij harde wind moet je vooraf bepalen of een halte wordt aangepast of overgeslagen.
Hoeveel warme drank moet je voorzien op een mobiele kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en houd daarna ongeveer 1 drankje per uur aan. Vul thermoskannen en warmhoudketels per halte bij, zodat je niet alles op één locatie hoeft mee te slepen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.