Einen mobilen Weihnachtsmarkt organisieren

Ein mobiler Weihnachtsmarkt braucht mehr als Stände und Lichterketten: Die Route, Haltestellen, Genehmigungen und Stromversorgung müssen früh feststehen. Beginne mit dem Ablauf und bestätige danach Anbieter, Catering und Helfer. Erst wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind, lassen sich Getränke, Snacks und Geschirr passend planen. Dieser Leitfaden zeigt dir die Reihenfolge und die Punkte, die bei einem Markt auf wechselnden Haltestellen häufig zu spät kommen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Veranstaltungsseite veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Route und Haltestellen veröffentlichen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Genehmigungen prüfen
7
Haltestellen bestätigen
8
Stromanschlüsse befestigen
9
Cateringbestellungen reservieren
10
Weihnachtsmarktstände bestätigen
11
Wegweiser drucken lassen
12
Freiwillige einteilen
13
Besucherinformationen per E-Mail versenden
14
Wettervorhersage prüfen
15
Bestandsliste prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
18
Lichterketten testen
2 Personen
19
Kaffeemaschinen testen
2 Personen
20
Kühlboxen füllen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
4 Personen
22
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
23
Bargeld bereitlegen
24
Bezahlgeräte aufladen
25
Kontaktliste ausdrucken
26
Material an der Ladezone sammeln
3 Personen
27
Ladematerial einladen
4 Personen
28
Kühlware einladen
2 Personen
29
Wegweiser aufstellen
2 Personen
30
Ersten Stopp absetzen
4 Personen
31
Stände aufbauen
4 Personen
32
Tische aufstellen
3 Personen
33
Partyzelte aufbauen
4 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Licht anschließen
2 Personen
36
Stromversorgung testen
2 Personen
37
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
38
Verkaufsstände einrichten
4 Personen
39
Speisekarten aufhängen
2 Personen
40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
41
Kassen prüfen
2 Personen

Event

42
Eröffnung ankündigen
43
Besucher begrüßen
3 Personen
44
Weihnachtsprodukte verkaufen
4 Personen
45
Heiße Getränke servieren
3 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Snacks nachfüllen
2 Personen
49
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
50
Besucherfragen beantworten
2 Personen
51
Route-Informationen verteilen
2 Personen
52
Barzahlungen abwickeln
2 Personen
53
Kartenzahlungen verarbeiten
2 Personen
54
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Bestand an jeder Station prüfen
2 Personen
57
Lichtkontrolle durchführen
58
Routenänderungen kommunizieren
59
Letzten Verkauf ankündigen
60
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

61
Kassen abschließen
2 Personen
62
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
63
Kühlware zurückstellen
2 Personen
64
Geschirr sammeln
3 Personen
65
Lichterketten ausschalten
2 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Stände abbauen
4 Personen
68
Partyzelte abbauen
4 Personen
69
Tische und Stühle verladen
4 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Location reinigen
3 Personen
72
Routenschilder entfernen
2 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Materialien reinigen
3 Personen
75
Vorräte einlagern
2 Personen
76
Restprodukte entsorgen
2 Personen
77
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Bezahlgeräte aufladen
79
Fundgegenstände registrieren
80
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 6
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 24
WeihnachtsbaumständerAnz. 2
AufbewahrungsregaleAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 150
ServierplattenAnz. 150
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

KunstweihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 60
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 8
TischläuferAnz. 12
MenükartenAnz. 8
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 10
LED-LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelrollenAnz. 4
KartenterminalsAnz. 4
Akku-LampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
LadestationenAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenbürstenAnz. 4
MessbecherAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
ServierzangenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8
KüchenmesserAnz. 6
ThermometerAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
MüllbeutelhalterAnz. 6
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HanddesinfektionsspenderAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
HandschuheAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Klär zuerst Genehmigungen, Route und Haltestellen. Veröffentliche die Haltestellen erst, wenn sie bestätigt sind, und verschicke Besucherinformationen anschließend gesammelt per E-Mail.
Plane die Stromversorgung je Haltestelle: Befestige die Anschlüsse, prüfe die Verlängerungskabel und teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Lichterketten spätestens am Vortag.
Bestätige Weihnachtsmarktstände und Cateringbestellungen, sobald die Anmeldefrist endet. Erfasse dabei Ernährungswünsche und rechne die Mengen nicht nur nach der erwarteten Gesamtzahl, sondern je Haltestelle.
Teile Freiwillige nach festen Zeitfenstern und Aufgaben ein. Für Aufbau, Ausschank, Kasse und Abbau brauchst du getrennte Zuständigkeiten, damit nicht alle gleichzeitig an den Ständen fehlen.
Mach am Veranstaltungstag eine kurze Bestandskontrolle: wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Thermoskannen, Warmhaltebehälter, Bargeld und aufgeladene Bezahlgeräte gehören vor der Abfahrt geprüft.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen mobilen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Haltestellen und Genehmigungen. Anbieter, Catering und Helfer sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Was braucht ein mobiler Weihnachtsmarkt an Strom?: Plane pro Haltestelle die Anschlüsse, Verlängerungskabel und die Geräte mit hohem Verbrauch, etwa Kaffeemaschinen und Wasserkocher. Teste jede Verbindung spätestens am Vortag und lege Batterien für LED-Laternen und andere unabhängige Beleuchtung bereit.
Wann sollte man Einladungen und Besucherinformationen verschicken?: Verschicke die Einladungen, sobald Route und Haltestellen feststehen, idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Die endgültigen Besucherinformationen mit Zeiten und Treffpunkten gehen 3 bis 5 Tage vor dem Markt raus.
Wie viel Geschirr braucht man für einen mobilen Weihnachtsmarkt?: Plane pro erwarteter Person mindestens einen wiederverwendbaren Becher und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Kaffeetassen, Dessertteller und Besteck verteilst du nach dem Speisenangebot und prüfst sie je Haltestelle in der Bestandsliste.

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