Zo organiseer je een minisymposium

Begin met de locatie en het programma, niet met de uitnodiging. Een minisymposium valt of staat met beschikbare techniek, bevestigde sprekers en een duidelijke deelnemersregistratie. Leg daarna vast hoeveel mensen komen, welke dieetwensen er zijn en wanneer presentaties binnen moeten zijn. In de laatste week verschuift het werk naar naamkaartjes, programmaboekjes, catering en de opbouw van de zaal. Met deze volgorde voorkom je dat je op de dag zelf nog kabels, slides of ontbrekende deelnemersgegevens moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Sprekers uitnodigen
3
Programma vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Sprekersinformatie verzamelen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Definitieve deelnemerslijst maken
10
Catering bestellen
11
Techniek afstemmen
2 personen
12
Presentaties verzamelen
13
Routebeschrijving versturen
14
Naamkaartjes maken
2 personen
15
Programma's printen
16
Badges en materialen verpakken
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Materialen naar locatie brengen
2 personen
21
Zaalindeling markeren
2 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen neerzetten
3 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
26
Geluidsinstallatie testen
2 personen
27
Presentaties testen
2 personen
28
Koffiepunt inrichten
2 personen
29
Buffet klaarzetten
3 personen
30
Versiering ophangen
2 personen

Event

31
Sprekers ontvangen
2 personen
32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Opening begeleiden
35
Presentaties ondersteunen
2 personen
36
Pauzehapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Vragenronde begeleiden
39
Borrel klaarzetten
3 personen
40
Borrelhapjes serveren
3 personen
41
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
42
Dinerbuffet serveren
4 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Afsluiting verzorgen
45
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Afval verzamelen
3 personen
47
Buffet afruimen
3 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Techniek afbouwen
2 personen
50
Meubilair terugplaatsen
3 personen
51
Locatie schoonmaken
3 personen
52
Materialen inladen
2 personen
53
Materialen retourneren
2 personen
54
Sprekers bedanken
55
Facturen controleren
56
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Kledingrekkenaantal 2
Buffettafelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Registratie

Naamkaartjesaantal 70
Lanyardsaantal 70
Programmaboekjesaantal 70
Pennenaantal 80
Registratieklembordenaantal 4
Tafelbordjesaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vuilniszakhoudersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie pas definitief nadat je hebt gecontroleerd of er een beamer, projectiescherm, microfoons en voldoende stopcontacten beschikbaar zijn. Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw van tafels, stoelen en presentatietechniek.
Vraag sprekers bij hun bevestiging om hun presentaties, functietitel en technische wensen. Stel een harde deadline van 7 dagen voor het minisymposium; zo kun je alles op één presentatielaptop verzamelen en testen.
Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 werkdagen vooraf en maak daarna één definitieve deelnemerslijst. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, lanyards, catering en de registratieklemborden, in plaats van losse aanmeldmails.
Bestel catering op basis van de definitieve lijst en tel dieetwensen afzonderlijk. Reken voor een programma van een halve dag minstens één koffiemoment en water bij de stoelen; zet dranken pas vlak voor de ontvangst koel.
Maak de zaalindeling zichtbaar met tafelbordjes en markeer waar registratie, buffet en presentaties komen. Leg programmaboekjes, pennen en badges per deelnemer klaar en test HDMI-adapters, verlengkabels en de presentatieklikker vóór de eerste spreker arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een minisymposium organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en sprekers. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de bijeenkomst, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen en catering.
Wanneer moet ik de presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag de definitieve presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op. Plan daarnaast 30 tot 60 minuten op de dag zelf om de bestanden, beeldverhouding en aansluitingen op de presentatielaptop te controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een minisymposium op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, registratie, buffet en techniek. Bij meerdere microfoons of een uitgebreid programma is 90 minuten veiliger.
Wanneer bestel je de catering voor een minisymposium?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 3 tot 5 werkdagen vooraf. Geef de cateraar daarna het definitieve aantal deelnemers en de verzamelde dieetwensen door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.