Organiser un mini-symposium sans rien laisser au hasard
Un mini-symposium se prépare d’abord autour du programme et des intervenants, puis des inscriptions et de la logistique. Commencez par réserver une salle adaptée au nombre de participants et vérifiez immédiatement le matériel audiovisuel disponible. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les présentations des intervenants et les adaptateurs nécessaires sur place. Prévoyez aussi un déroulé précis pour l’accueil, les pauses et les changements de session.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Inviter les intervenants
- 3
Définir le programme
2 personnes
- 4
Concevoir les invitations
- 5
Envoyer les invitations
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Rassembler les informations sur les intervenants
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Établir la liste définitive des participants
- 10
Commander le catering
- 11
Coordonner la technique
2 personnes
- 12
Rassembler les présentations
- 13
Envoyer les indications d'accès
- 14
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 15
Imprimer les programmes
- 16
Emballer les badges et le matériel
2 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Refroidir les boissons
2 personnes
- 19
Préparer les en-cas
3 personnes
- 20
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
- 21
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
- 22
Installer les tables
3 personnes
- 23
Installer les chaises
3 personnes
- 24
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 25
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
- 26
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 27
Tester les présentations
2 personnes
- 28
Mettre en place le point café
2 personnes
- 29
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 30
Suspendre la décoration
2 personnes
Événement
- 31
Accueillir les intervenants
2 personnes
- 32
Enregistrer les participants
3 personnes
- 33
Servir le café et le thé
2 personnes
- 34
Accompagner l'ouverture
- 35
Soutenir les présentations
2 personnes
- 36
Servir les en-cas de pause
3 personnes
- 37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 38
Animer la séance de questions-réponses
- 39
Préparer l’apéritif
3 personnes
- 40
Servir les amuse-bouches
3 personnes
- 41
Installer le buffet du dîner
4 personnes
- 42
Servir le buffet du dîner
4 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Assurer la clôture
- 45
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 46
Rassembler les déchets
3 personnes
- 47
Désinstaller le buffet
3 personnes
- 48
Faire la vaisselle
3 personnes
- 49
Démonter la technique
2 personnes
- 50
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 51
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 52
Charger le matériel
2 personnes
- 53
Retourner les matériels
2 personnes
- 54
Remercier les intervenants
- 55
Vérifier les factures
- 56
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 70
- Portants à vêtementsqté 2
- Tables de buffetqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verres à eauqté 70
- Verres à vinqté 70
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Couverts de serviceqté 12
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable de présentation
- Cliqueur de présentation
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Pieds de microqté 2
- Adaptateurs HDMIqté 3
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Inscription
- Badges nominatifsqté 70
- Lanyardsqté 70
- Brochures du programmeqté 70
- Stylosqté 80
- Supports rigides d’inscriptionqté 4
- Pancartes de tableqté 8
Décoration
- Nappesqté 10
- Compositions floralesqté 6
- Panneau d’accueil
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Louchesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Porte-sacs-poubelleqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la salle avant d’envoyer les invitations, puis fixez rapidement le programme et les intervenants. Demandez les titres, biographies et besoins techniques au moins 3 semaines avant le symposium.
- Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement afin d’établir la liste définitive des participants, les badges et les quantités de restauration. Relancez les inscrits dont les informations manquent.
- Demandez les contraintes alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le décompte final au traiteur 3 à 5 jours avant. Prévoyez aussi deux à trois boissons par personne pour la première heure.
- Récupérez toutes les présentations au plus tard la veille et testez chaque fichier sur l’ordinateur de présentation. Vérifiez les adaptateurs HDMI, les rallonges, les multiprises, les microphones et le cliqueur.
- Le jour J, arrivez 2 à 3 heures avant l’accueil pour installer les tables et les chaises, baliser la salle, brancher la projection et préparer la table d’inscription. Gardez un exemplaire imprimé du programme et une solution de secours pour les présentations.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un mini-symposium ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et régler la restauration et la technique sans travailler dans l’urgence.
- Quand envoyer les invitations pour un mini-symposium ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fermez ensuite les inscriptions environ 5 à 7 jours avant afin de finaliser les badges, le programme imprimé et le nombre de repas.
- Combien de participants prévoir par table d’inscription ?
- Une table d’inscription suffit généralement jusqu’à 50 participants si les badges sont préparés à l’avance. Au-delà, ajoutez une deuxième personne ou une seconde file pour éviter un accueil de plus de 10 minutes par participant.
- Quand tester le matériel audiovisuel ?
- Faites un premier test complet la veille avec les présentations définitives, puis une vérification sur place 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Testez notamment le vidéoprojecteur, les microphones, les haut-parleurs, les câbles et les adaptateurs.
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