Zo organiseer je een mineralenbeurs

Begin met de locatie en bepaal hoeveel exposanten en bezoekers de ruimte aankan. Controleer daarna vergunningen, benader exposanten en leg hun deelname schriftelijk vast. Maak ruim vooraf een tafelindeling met exposantennummers, zodat stands, vitrines en presentatietrappen op de beursdag direct goed staan. Regel bezoekersinformatie, betalingen en verlichting niet pas tijdens de opbouw: mineralen vragen goed zicht en veel deelnemers werken met contant geld én betaalterminals.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Exposanten benaderen
2 personen
4
Inschrijfformulier versturen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Beursinformatie publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Exposanten bevestigen
10
Deelnemerslijst opstellen
11
Tafelindeling maken
2 personen
12
Exposantennummers toewijzen
13
Bezoekersinformatie drukken
14
Routeborden voorbereiden
15
Cashgeld opnemen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Mineralen controleren
2 personen
18
Prijslijsten afdrukken
19
Naamkaartjes maken
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Vloer en tafels controleren
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
2 personen
25
Tafelkleden leggen
2 personen
26
Mineralenstands plaatsen
3 personen
27
Verlichting aansluiten
2 personen
28
Exposantennummers ophangen
2 personen
29
Informatietafel inrichten
2 personen
30
Kassa inrichten
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
33
Hapjes klaarzetten
2 personen
34
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

35
Exposanten ontvangen
3 personen
36
Exposanten aanmelden
2 personen
37
Bezoekers verwelkomen
2 personen
38
Toegangskaarten controleren
2 personen
39
Informatietafel bemannen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Hapjes serveren
2 personen
42
Dranken bijvullen
43
Afval verzamelen
44
Toiletten controleren
45
Mineralen bewaken
2 personen
46
Laatste bezoekers informeren
47
Verkoop afrekenen
2 personen
48
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

49
Mineralen veilig inpakken
4 personen
50
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
51
Apparatuur uitschakelen
2 personen
52
Servies afwassen
2 personen
53
Afval afvoeren
2 personen
54
Locatie schoonmaken
3 personen
55
Gevonden voorwerpen verzamelen
56
Kassa en administratie afsluiten
2 personen
57
Materialen retourneren
2 personen
58
Exposantenfacturen verwerken
59
Bezoekersberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 40
Informatiebalie
Krukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 18

Inrichting

Mineralenstandsaantal 30
Presentatietrappenaantal 24
Displaybakkenaantal 36
Glazen vitrinesaantal 8
Afschermlintaantal 2
Transportkrattenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Tangenaantal 4

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Vergrootglazenaantal 12
UV-lampenaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Laptopsaantal 2

Verlichting

LED-tafellampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Promotie

Routebordenaantal 8
Exposantennummersaantal 30
Informatiefoldersaantal 150
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 20
Prijskaartstandaardsaantal 60

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 4
Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je exposanten benadert en controleer meteen stroompunten, toegangstijden, parkeermogelijkheden en de maximale capaciteit. Zo voorkom je dat je later de tafelindeling of het aantal stands moet aanpassen.
Stuur het inschrijfformulier uiterlijk 6 weken vooraf en vraag daarin ook naar tafelmaat, stroomgebruik en dieetwensen. Bevestig exposanten pas nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt en de indeling kunt maken.
Maak de tafelindeling minstens 1 week voor de beurs en koppel iedere stand een exposantennummer. Zet kwetsbare mineralen bij voorkeur in glazen vitrines of displaybakken en houd looppaden vrij van transportkratten en kabels.
Plan voor de opbouw minimaal 2 uur en open de locatie eerst voor een vloer- en tafelcontrole. Plaats tafels, stoelen, tafelkleden en verlichting voordat de mineralen worden uitgepakt; dat voorkomt schade en onnodig verplaatsen.
Neem voor de kassa zowel betaalterminals als wisselgeld mee en druk prijslijsten en bezoekersinformatie vooraf af. Reken bij een kleine beurs op minstens één informatiebalie en controleer UV-lampen, vergrootglazen, stekkerdozen en verlengkabels vóór opening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een mineralenbeurs organiseren?: Begin minimaal 3 maanden vooraf met de locatie en vergunningen. Benader exposanten ongeveer 8 tot 12 weken voor de beurs en sluit de tafelindeling uiterlijk 1 week vooraf af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een mineralenbeurs op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het controleren van de locatie, opstellen van tafels en stoelen, leggen van tafelkleden en aansluiten van verlichting. Trek extra tijd uit als exposanten zelf vitrines of zware transportkratten meenemen.
Wat moet je regelen voor de betaling op een mineralenbeurs?: Regel per verkoopplek een betaalterminal of spreek vooraf af welke kassa wordt gebruikt. Neem daarnaast contant wisselgeld mee in geldkistjes en test alle terminals, stekkerdozen en verlengkabels vóór de bezoekers binnenkomen.
Hoe maak je een goede tafelindeling voor een mineralenbeurs?: Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en geef iedere exposant een nummer. Houd doorgaans minimaal 1 meter vrij voor looppaden, plaats de informatiebalie bij de ingang en zet stands met vitrines niet op plekken waar bezoekersstromen direct tegen de tafels komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.