Eine Mineralienbörse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Mineralienbörse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Beginne mit der Location und den Genehmigungen, bevor du Aussteller einlädst. Danach folgen Anmeldung, Tischplanung, Besucherinformationen und die Vorbereitung der Ausstellungsstücke. Plane außerdem genug Zeit für Kasse, Beschilderung und den Aufbau ein: Tische, Vitrinen und Beleuchtung müssen vor dem Einlass stehen und funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Genehmigungen prüfen
3
Aussteller kontaktieren
2 Personen
4
Anmeldeformular versenden
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Messeinformationen veröffentlichen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Aussteller bestätigen
10
Teilnehmerliste erstellen
11
Tischordnung erstellen
2 Personen
12
Ausstellernummern zuweisen
13
Besucherinformationen drucken
14
Routenschilder vorbereiten
15
Bargeld abheben
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Mineralien prüfen
2 Personen
18
Preisliste drucken
19
Namensschilder erstellen
20
Kühlboxen füllen
2 Personen
21
Location öffnen
2 Personen
22
Boden und Tische kontrollieren
2 Personen
23
Tische aufstellen
4 Personen
24
Stühle aufstellen
2 Personen
25
Tischdecken auslegen
2 Personen
26
Mineralienstände aufstellen
3 Personen
27
Beleuchtung anschließen
2 Personen
28
Ausstellernummern aufhängen
2 Personen
29
Infotisch einrichten
2 Personen
30
Kasse einrichten
2 Personen
31
Getränke kalt stellen
2 Personen
32
Kaffeepunkt vorbereiten
2 Personen
33
Snacks bereitstellen
2 Personen
34
Sicherheitswege freimachen
2 Personen

Event

35
Aussteller empfangen
3 Personen
36
Aussteller anmelden
2 Personen
37
Besucher begrüßen
2 Personen
38
Zugangskarten kontrollieren
2 Personen
39
Infotisch betreuen
40
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
41
Snacks servieren
2 Personen
42
Getränke nachfüllen
43
Abfall sammeln
44
Toiletten kontrollieren
45
Mineralien überwachen
2 Personen
46
Letzte Besucher informieren
47
Verkauf abrechnen
2 Personen
48
Aussteller auschecken
2 Personen

Nachbereitung

49
Mineralien sicher verpacken
4 Personen
50
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
51
Geräte ausschalten
2 Personen
52
Geschirr abwaschen
2 Personen
53
Abfall entsorgen
2 Personen
54
Location reinigen
3 Personen
55
Fundsachen sammeln
56
Kasse und Abrechnung abschließen
2 Personen
57
Materialien zurückgeben
2 Personen
58
Ausstellerrechnungen bearbeiten
59
Besuchernachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 40
Informationsstand
HockerAnz. 4
TischdeckenAnz. 18

Ausstattung

MineralienstandAnz. 30
PräsentationspodesteAnz. 24
AuslagekörbeAnz. 36
GlasvitrinenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 2
TransportkistenAnz. 24
KartenterminalsAnz. 2
KassenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
LupeAnz. 12
UV-LampenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopsAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 4
ZangenAnz. 4

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

KühlboxenAnz. 4
Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location möglichst mehrere Monate vorher und prüfe direkt, ob für Verkauf, Besucherbetrieb oder Ausschilderung zusätzliche Genehmigungen nötig sind. Kläre auch, wann du den Raum am Veranstaltungstag öffnen kannst.
Verschicke das Anmeldeformular mit einer festen Rückmeldefrist, etwa sechs Wochen vor der Börse. Bestätige Aussteller erst, wenn Tischbedarf, Ernährungswünsche und besondere Anforderungen vollständig vorliegen.
Erstelle die Tischordnung spätestens zwei Wochen vorher und vergib fortlaufende Ausstellernummern. Drucke daraus Besucherinformationen, Namensschilder und einen Lageplan, damit am Eingang keine improvisierten Listen entstehen.
Prüfe Mineralien, Preisliste und Präsentationsmaterial am Vortag. Lupe, UV-Lampen, LED-Tischlampen, Verlängerungskabel und Transportkisten werden häufig erst beim Auspacken vermisst.
Bereite Bargeld, Kartenterminals und Geldkassetten getrennt vom übrigen Material vor. Fülle Kühlboxen und stelle Kaffee, Wasser, Tassen und Gläser so bereit, dass Helfer während des Aufbaus nicht durch den Ausstellungsbereich laufen müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Mineralienbörse organisieren?: Beginne mindestens drei bis vier Monate vorher mit der Location und den Genehmigungen. Die Ausstelleranfragen sollten etwa acht bis zehn Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Zu- und Absagen in die Tischplanung einfließen können.
Wann sollte die Anmeldung der Aussteller enden?: Setze die Anmeldefrist ungefähr sechs Wochen vor der Mineralienbörse. So bleiben dir noch zwei bis drei Wochen für Bestätigungen, Tischordnung, Ausstellernummern und den Druck der Informationen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Mineralienbörse?: Plane für einen mittelgroßen Aufbau mindestens drei Stunden vor dem Einlass ein. Tische, Stühle, Tischdecken, Vitrinen, Präsentationspodeste, Beleuchtung und der Informationsstand sollten vollständig kontrolliert sein, bevor Besucher kommen.
Was muss am Tag vor der Mineralienbörse vorbereitet werden?: Prüfe am Vortag die Mineralien, Preislisten, Namensschilder, Routenschilder und Kassenmaterialien. Packe außerdem Verlängerungskabel, Batterielaternen, Lupen und UV-Lampen zusammen, damit am Veranstaltungstag keine technische Suche entsteht.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.