Cómo organizar una feria de minerales sin improvisar
Una feria de minerales se organiza en dos líneas paralelas: confirmar a los expositores y preparar un espacio seguro para mostrar piezas delicadas. Empieza por reservar el lugar y comprobar los permisos; después abre las inscripciones, fija la distribución de mesas y comunica toda la información a visitantes y participantes. La última semana sirve para cerrar números, precios, preferencias dietéticas y necesidades eléctricas. El día del evento, monta primero las mesas y vitrinas, y deja la atención al público para cuando todo esté revisado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Comprobar permisos
- 3
Contactar a los expositores
2 personas
- 4
Enviar el formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Publicar la información de la feria
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Confirmar expositores
- 10
Elaborar la lista de participantes
- 11
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
- 12
Asignar números de expositores
- 13
Imprimir información para visitantes
- 14
Preparar señales de ruta
- 15
Retirar efectivo
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Comprobar los minerales
2 personas
- 18
Imprimir listas de precios
- 19
Hacer tarjetas con nombres
- 20
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Comprobar el suelo y las mesas
2 personas
- 23
Montar mesas
4 personas
- 24
Colocar las sillas
2 personas
- 25
Colocar los manteles
2 personas
- 26
Colocar los puestos de minerales
3 personas
- 27
Conectar la iluminación
2 personas
- 28
Colgar los números de los expositores
2 personas
- 29
Montar la mesa de información
2 personas
- 30
Preparar la caja
2 personas
- 31
Enfriar las bebidas
2 personas
- 32
Preparar el punto de café
2 personas
- 33
Preparar los aperitivos
2 personas
- 34
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Evento
- 35
Recibir a los expositores
3 personas
- 36
Registrar expositores
2 personas
- 37
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 38
Comprobar las entradas
2 personas
- 39
Atender la mesa de información
- 40
Servir café y té
2 personas
- 41
Servir aperitivos
2 personas
- 42
Rellenar las bebidas
- 43
Recoger la basura
- 44
Comprobar los baños
- 45
Vigilar minerales
2 personas
- 46
Informar a los últimos visitantes
- 47
Cerrar caja
2 personas
- 48
Registrar a los expositores
2 personas
Seguimiento
- 49
Empaquetar los minerales de forma segura
4 personas
- 50
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 51
Apagar el equipo
2 personas
- 52
Lavar la vajilla
2 personas
- 53
Retirar los residuos
2 personas
- 54
Limpiar el lugar
3 personas
- 55
Recoger objetos perdidos
- 56
Cerrar caja y administración
2 personas
- 57
Devolver los materiales
2 personas
- 58
Gestionar las facturas de los expositores
- 59
Enviar mensajes a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 40
- Punto de información
- Taburetescant. 4
- Mantelescant. 18
Montaje
- Puestos de mineralescant. 30
- Escaleras de presentacióncant. 24
- Cajas de exposicióncant. 36
- Vitrinas de cristalcant. 8
- Cinta de delimitacióncant. 2
- Cajas de transportecant. 24
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 4
- Pinzascant. 4
Equipo
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas registradorascant. 2
- Cajas de caudalescant. 2
- Lupascant. 12
- Lámparas UVcant. 4
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Portátilescant. 2
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Promoción
- Señales de rutacant. 8
- Números de expositorescant. 30
- Folletos informativoscant. 150
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Bolígrafoscant. 20
- Soportes para etiquetas de precioscant. 60
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Paños de microfibracant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Papeleracant. 8
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y comprueba los permisos antes de anunciar fechas o enviar invitaciones. Deja al menos 4 semanas para corregir requisitos del espacio sin rehacer toda la comunicación.
- Cierra la lista de expositores antes de dibujar la distribución de mesas. Asigna a cada participante un número y confirma por escrito su ubicación, horario de llegada y necesidades de electricidad.
- Prepara la información de visitantes con antelación: señalización de ruta, punto de información y listas de precios deben estar impresos antes del montaje. Lleva copias adicionales, porque suelen desaparecer durante las primeras horas.
- Revisa los minerales y el material de exposición antes de transportarlos. Las vitrinas de cristal, cajas de exposición, escaleras de presentación y lupas deben llegar identificadas para no perder tiempo buscando piezas o accesorios.
- Haz una prueba del cobro y de la iluminación el día anterior. Comprueba terminales de pago, cajas registradoras, efectivo, regletas, cables alargadores y lámparas; una toma insuficiente puede retrasar la apertura de varios puestos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de minerales?
- Empieza al menos 6 semanas antes. Reserva el lugar y revisa los permisos en la primera semana; usa las 2 semanas previas para confirmar expositores, mesas, precios, señalización y equipos.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?
- Confírmalos entre 10 y 14 días antes de la feria. En ese momento debes tener la lista de participantes, los números de expositor, la distribución de mesas y cualquier necesidad eléctrica o de montaje.
- ¿Cuántas mesas necesita una feria de minerales?
- Calcula una mesa por expositor como punto de partida y añade una zona separada para información y circulación. Cierra la cifra después de las inscripciones y deja pasillos suficientemente amplios para que dos personas puedan cruzarse con seguridad.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de minerales?
- Deja listos los carteles, listas de precios, tarjetas con nombres y materiales de cada puesto. También prueba durante 30 minutos los terminales de pago, las lámparas, las regletas y los cables, y prepara el efectivo antes de abrir el lugar.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!