Zo organiseer je een midwinterfeest zonder last-minute stress

Begin een midwinterfeest met de datum, locatie en het programma; pas daarna kun je gericht uitnodigen en inkopen. Verzamel uiterlijk één week vooraf de aanmeldingen en dieetwensen, zodat je het buffet en de zitplaatsen kunt afstemmen. Plan de opbouw in duidelijke blokken: eerst tenten, tafels en stoelen, daarna verlichting, versiering, ontvangst en eten. Controleer op de dag zelf het weer, de stroompunten en de koeling voordat gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Leveranciers bevestigen
7
Muziek afspeellijst maken
8
Weersverwachting controleren
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
4 personen
13
Programma printen
14
Naamkaartjes maken
2 personen
15
Tafels opstellen
4 personen
16
Stoelen plaatsen
3 personen
17
Partytenten opbouwen
5 personen
18
Verlichting ophangen
3 personen
19
Versiering ophangen
3 personen
20
Muziek aansluiten
2 personen
21
Buffet klaarzetten
4 personen
22
Koffiepunt inrichten
2 personen
23
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
25
Hapjes uitstallen
3 personen
26
Techniek testen
2 personen

Event

27
Welkomsttafel bemannen
2 personen
28
Gasten verwelkomen
3 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Hapjes serveren
3 personen
31
Activiteiten begeleiden
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet aanvullen
3 personen
34
Warme maaltijd serveren
5 personen
35
Afval tussentijds legen
2 personen
36
Muziek verzorgen
37
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

38
Eten en dranken opruimen
4 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Partytenten afbreken
5 personen
42
Versiering verwijderen
3 personen
43
Verlichting afkoppelen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
4 personen
45
Afval wegbrengen
2 personen
46
Materialen inventariseren
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Restanten veilig opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Besteksetsaantal 70

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Lichtslingersaantal 8
Winterse tafeldecoratieaantal 10
Papieren sneeuwvlokkenaantal 40
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat de uitnodigingen eruit gaan. Vermeld een starttijd, eindtijd en uiterste aanmelddatum; verwerk dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het feest in je boodschappenlijst.
Plan de buitenopbouw minstens 3 uur voor ontvangst. Zet partytenten, klaptafels en stoelen eerst neer en hang daarna lichtslingers en plaats LED-lantaarns, zodat kabels niet tussen het meubilair komen te liggen.
Maak twee aparte werkplekken: een ontvangsttafel bij de ingang met naamkaartjes en programma’s, en een buffet met opscheplepels, serveerbladen en warmhoudbakken. Zo ontstaat er geen opstopping bij binnenkomst.
Koel dranken niet pas bij aanvang. Gebruik koelboxen en zet de dranken minimaal 3 uur vooraf koud; richt tegelijk een apart koffiepunt in met thermoskannen, waterkokers en koffiezetapparaten.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en test alle Bluetoothspeakers, verlengsnoeren en stekkerdozen. Leg emmers en afvalbakken zichtbaar klaar; die worden vaak pas gezocht wanneer het feest al begonnen is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een midwinterfeest organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum en programma. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het feest.
Hoeveel tijd heb je nodig om een midwinterfeest op te bouwen?: Reken op minimaal 3 uur voor tenten, tafels, stoelen, verlichting, versiering en techniek. Plan nog 60 minuten voor buffet, koffiepunt, ontvangsttafel en hapjes.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een midwinterfeest?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en controleer ze opnieuw bij de sluiting van de aanmeldingen. Gebruik de definitieve lijst uiterlijk 7 dagen vooraf voor de boodschappen en het buffet.
Hoeveel drinken moet je inkopen voor een midwinterfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende koffie en thee voor de hele geplande duur en houd een aparte voorraad water beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.