Organiser une fête du solstice d’hiver, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de penser à la décoration. Le nombre d’invités déterminera les tables, les chaises, les tentes, la vaisselle et les quantités à acheter. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et les fournisseurs, puis gardez les derniers jours pour les courses et la préparation. Le jour J, installez d’abord les espaces, puis le buffet, le café, l’accueil et l’éclairage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les fournisseurs
7
Créer la playlist musicale
8
Vérifier les prévisions météo
9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
10
Faire les courses
3 personnes
11
Refroidir les boissons
2 personnes
12
Préparer les en-cas
4 personnes
13
Imprimer le programme
14
Créer des badges nominatifs
2 personnes
15
Installer les tables
4 personnes
16
Installer les chaises
3 personnes
17
Monter les tentes de réception
5 personnes
18
Installer l'éclairage
3 personnes
19
Suspendre la décoration
3 personnes
20
Brancher la musique
2 personnes
21
Mettre le buffet en place
4 personnes
22
Mettre en place le point café
2 personnes
23
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
24
Aménager la table d'accueil
2 personnes
25
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
26
Tester la technique
2 personnes

Événement

27
Tenir la table d’accueil
2 personnes
28
Accueillir les invités
3 personnes
29
Servir le café et le thé
2 personnes
30
Servir des amuse-bouches
3 personnes
31
Encadrer les activités
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
34
Servir le repas chaud
5 personnes
35
Vider les déchets au fur et à mesure
2 personnes
36
Fournir la musique
37
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

38
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
41
Démonter les tentes de fête
5 personnes
42
Retirer la décoration
3 personnes
43
Débrancher l’éclairage
2 personnes
44
Nettoyer le lieu
4 personnes
45
Évacuer les déchets
2 personnes
46
Inventorier le matériel
2 personnes
47
Rendre les articles empruntés
2 personnes
48
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 70
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Couvertsqté 70

Cuisine

Thermosqté 6
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Guirlandes lumineusesqté 8
Décoration de table hivernaleqté 10
Flocons de neige en papierqté 40
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 60

Éclairage

Lanternes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et le programme au moins 4 semaines à l’avance. Envoyez les invitations dès que la date est fixée et arrêtez les inscriptions 7 jours avant la fête pour connaître le nombre de repas et de badges.
Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription, puis transmettez le récapitulatif aux fournisseurs 5 à 7 jours avant l’événement. Gardez une liste imprimée à l’accueil pour éviter les recherches au dernier moment.
Pour une fête en extérieur, vérifiez la météo 48 heures avant et confirmez le plan de repli. Les tentes de réception, l’éclairage, les rallonges et les multiprises doivent être disponibles avant le début du montage.
Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons au moins 6 heures à l’avance. Préparez les amuse-bouches le jour même et utilisez des bacs de maintien au chaud pour les plats servis plus tard.
Réservez au moins 2 heures pour l’installation : tables et chaises d’abord, buffet et café ensuite, puis décoration, musique et accueil. Testez les haut-parleurs, les machines à café et chaque guirlande avant l’arrivée du premier invité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête du solstice d’hiver ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, fixer le programme, inviter les participants et confirmer les fournisseurs. Gardez les 48 dernières heures pour la météo, les courses et les vérifications.
Quand envoyer les invitations pour une fête du solstice d’hiver ?: Envoyez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant afin de calculer les repas, les chaises et les badges.
Combien de temps faut-il pour installer la fête le jour J ?: Comptez environ 2 heures avec une équipe organisée : 45 minutes pour les tables, chaises et tentes, 45 minutes pour le buffet et le café, puis 30 minutes pour l’éclairage, la musique et l’accueil.
Quand préparer les boissons et les amuse-bouches ?: Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant l’arrivée des invités, donc le matin pour une fête en fin de journée. Préparez les amuse-bouches le jour même, idéalement 1 à 2 heures avant le début.

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