Zo organiseer je een midsomerviering zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; pas daarna leg je eten, drank en aankleding vast. Voor deze midsomerviering regel je vroeg partytenten, tafels, stoelen, koeling en verlichting, omdat die op zonnige dagen snel vergeven zijn. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf en maak het buffet grotendeels de dag ervoor klaar. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst de locatie, dan meubilair en techniek, daarna eten, drank en decoratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitieve gastenlijst maken
5
Locatie reserveren
6
Partytenten reserveren
7
Koelkasten en koelboxen regelen
8
Muziek afspeellijst maken
9
Weersvoorspelling controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Groenten wassen en snijden
3 personen
13
Salades voorbereiden
3 personen
14
Desserts voorbereiden
2 personen
15
Servies controleren
16
Locatie inspecteren
2 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
19
Buffettafels inrichten
2 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Bloemkransen en bloemstukken maken
3 personen
22
Verlichting ophangen
3 personen
23
Muziek aansluiten
2 personen
24
Hapjes op schalen leggen
3 personen
25
Buffet en drankpunt klaarzetten
3 personen
26
Toiletten controleren
27
Afvalpunten klaarzetten

Event

28
Gasten ontvangen
2 personen
29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Buffet openen
2 personen
33
Buffet aanvullen
3 personen
34
Dieetgerechten aanwijzen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Dessert serveren
2 personen
37
Lichtversiering aanzetten
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Etensresten koelen
2 personen
40
Afval verzamelen
3 personen
41
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Decoratie verwijderen
3 personen
44
Partytenten afbreken
4 personen
45
Meubilair terugplaatsen
4 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Koelboxen leegmaken
2 personen
48
Materialen inventariseren
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Dranktafelsaantal 2
Krukkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks-messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Midsomervlaggenaantal 3
Bloemenslingersaantal 6
Kunstbloemenaantal 40
Tafelkledenaantal 9
Servettenhoudersaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Vaatkrattenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels en stoelen zo neer dat het buffet ook bij regen bereikbaar blijft.
Maak de definitieve gastenlijst zeven dagen vooraf. Gebruik die lijst meteen voor dieetwensen, aantallen borden en glazen en de indeling van het buffet.
Koel dranken niet pas vlak voor aanvang. Zet ze enkele uren vooraf in koelkasten en koelboxen en houd een aparte dranktafel vrij voor water, frisdrank en andere dranken.
Bereid groenten, salades en desserts de dag ervoor voor. Op de dag zelf hoef je dan vooral schalen te vullen, hapjes neer te leggen en het buffet op tijd klaar te zetten.
Test muziek, Bluetoothspeakers, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de gasten komen. Hang verlichting en versiering pas op nadat tafels en tenten staan, zodat je niets opnieuw hoeft te verplaatsen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een midsomerviering versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer vier tot zes weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen uiterlijk zeven dagen voor de viering, zodat je de boodschappen en tafelschikking kunt afronden.
Hoeveel partytenten en tafels heb ik nodig voor een midsomerviering?: Dat hangt af van het aantal gasten en de beschikbare locatie. Reserveer partytenten zodra de datum vaststaat en maak de definitieve indeling uiterlijk een week vooraf, met ruimte voor een buffet en een apart drankpunt.
Wat kan ik de dag voor een midsomerviering klaarmaken?: Was en snijd groenten, bereid salades en desserts en controleer servies en serveerschalen de dag ervoor. Leg bederfelijke onderdelen gekoeld weg en plan op de dag zelf alleen het afwerken en presenteren.
Wanneer zet ik het buffet en de dranktafel klaar?: Richt het buffet en drankpunt ongeveer 60 tot 90 minuten voor aanvang in. Zet dranken eerder te koelen en plaats hapjes pas kort voor de start op schalen, zodat ze vers blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.