Zo organiseer je een menwedstrijd

Begin een menwedstrijd niet met boodschappen, maar met het wedstrijdformat, de locatie en het reglement. Daarna leg je officials, jury en parcours vast voordat je deelnemers uitnodigt. De combinatie van paardenstalling, verkeersstromen, hindernissen en tijdwaarneming vraagt om een aparte planning. Met dit stappenplan werk je van inschrijving naar startlijst en van terreininspectie naar een ordelijke wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
2
Terrein en stalling reserveren
3
Wedstrijdreglement controleren
2 personen
4
Officialen en jury vastleggen
2 personen
5
Parcoursontwerp maken
2 personen
6
Deelnemers uitnodigen
2 personen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Startlijst samenstellen
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Parkeerplan opstellen
2 personen
13
Stallingindeling maken
2 personen
14
Leveringen bevestigen
15
Prijzen en linten bestellen
16
Wedstrijdinformatie versturen
2 personen
17
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
20
Boodschappenlijst afronden
2 personen
21
Terreininspectie uitvoeren
2 personen
22
Parcoursmaterialen klaarzetten
3 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Prijzen en startnummers sorteren
2 personen
26
Terrein afzetten
4 personen
27
Wedstrijdarena uitzetten
4 personen
28
Kegels en poorten plaatsen
4 personen
29
Dressuurring opbouwen
4 personen
30
Jurytafel inrichten
2 personen
31
Inschrijftafel inrichten
2 personen
32
Cateringpunt opbouwen
3 personen
33
Stalling en waterpunt inrichten
3 personen
34
Publieksafzetting plaatsen
3 personen
35
Geluid en microfoon testen
2 personen
36
Startlijsten ophangen
2 personen
37
Jurybriefing houden
4 personen
38
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

39
Deelnemers ontvangen
3 personen
40
Startnummers uitgeven
2 personen
41
Paarden en aanspanningen controleren
3 personen
42
Publiek informeren
2 personen
43
Opening aankondigen
44
Dressuurproef begeleiden
5 personen
45
Tussenstanden verwerken
2 personen
46
Dranken serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Parcours opnieuw controleren
3 personen
50
Marathonparcours begeleiden
6 personen
51
Doorgangen vrijhouden
3 personen
52
Tussentijden registreren
3 personen
53
Publiek naar veilige zones sturen
3 personen
54
Hindernissen vrijmaken
4 personen
55
Eindklassement controleren
3 personen
56
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
57
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
58
Uitslagen publiceren
2 personen
59
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Catering afsluiten
3 personen
61
Terrein opruimen
6 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Wedstrijdmateriaal tellen
2 personen
65
Parcoursmaterialen demonteren
4 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Meubilair schoonmaken
3 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Uitslagen en foto's versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Jurytafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Dressuurhekjesaantal 24
Menpoortenaantal 8
Verkeerskegelsaantal 40
Marathonhindernissenaantal 6
Letterbordenaantal 12
Startnummersaantal 40
Startnummerhoudersaantal 40
Meetlintenaantal 3
Stopwatchesaantal 6
Mobiele waterbakkenaantal 6
Hooinettenaantal 12
Hooivorkenaantal 4
Scheppenaantal 4
Kruiwagensaantal 2
Markeerpionnenaantal 30
Afzetlintaantal 8
Dranghekkenaantal 20
Hesjesaantal 20
Verrekijkersaantal 4

Apparatuur

Geluidset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Laptopsaantal 3
Printersaantal 2
Rekenmachinesaantal 3

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Podiumlintenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Prijslintenaantal 12
Prijsbekersaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en reglement eerst vast. Daarmee bepaal je welke onderdelen, officials, juryleden, startnummers en parcoursmaterialen je nodig hebt; wijzigingen na de inschrijving zorgen snel voor verwarring.
Reserveer terrein en stalling vroeg en maak daarna een parkeer- en stallingindeling. Plan aparte zones voor deelnemers, jury, publiek en leveranciers en controleer of mobiele waterbakken, hooinetten en afvalbakken logisch bereikbaar zijn.
Ontwerp het parcours voordat je de definitieve startlijst verstuurt. Controleer de route ter plaatse met meetlinten, markeerpionnen, verkeerskegels en afzetlint en zet marathonhindernissen, menpoorten en dressuurhekjes ruim vóór de wedstrijddag klaar.
Verdeel vrijwilligers per taak en tijdsblok, niet alleen per naam. Zorg dat iemand verantwoordelijk is voor startnummers, een ander voor tijdwaarneming en iemand voor terrein en paarden; geef de indeling samen met de wedstrijdinformatie vooraf door.
Doe 24 tot 48 uur voor de wedstrijd een volledige controle. Check weersverwachting, materiaalvoorraad, leveringen, geluidset, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen en sorteer prijzen, linten en startnummers voordat de eerste deelnemer aankomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een menwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met format, terrein, stalling en officials. Plan de inschrijving en deelnemersinformatie daarna, zodat je minimaal 7 dagen voor de wedstrijd een definitieve startlijst kunt versturen.
Hoe maak je een startlijst voor een menwedstrijd?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en controleer categorie, combinatie en eventuele dieetwensen. Maak de startlijst uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf en sorteer startnummers, houders en wedstrijdinformatie daarna per deelnemer.
Wat moet je op de wedstrijddag controleren?: Voer vóór de eerste start een terreininspectie uit en controleer parcoursmarkering, hindernissen, stalling, parkeerroute en jurytafels. Test de stopwatches en geluidsset minimaal 60 minuten vooraf en leg materiaal zoals scheppen, hooivorken en kruiwagens klaar.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een menwedstrijd?: Reken voor een kleinschalige wedstrijd op minimaal 8 tot 12 vrijwilligers, verdeeld over ontvangst, start, tijdwaarneming, parcours, jury, parkeerbegeleiding en stalling. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf, zodat uitval nog kan worden opgevangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.