Organiser un concours d'attelage, étape par étape

Un concours d'attelage se prépare dans un ordre précis : d'abord le format et le règlement, puis le terrain, le parcours et les officiels. Les inscriptions permettent ensuite de dimensionner le parking, les boxes, les bénévoles et l'accueil. Prévoyez un responsable pour chaque zone et transmettez les horaires ainsi que les consignes aux participants avant leur arrivée. Le jour J, gardez du temps pour l'inspection du site, le balisage et les derniers contrôles du matériel.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Réserver le terrain et le parking
3
Vérifier le règlement de la compétition
2 personnes
4
Convenir des officiels et du jury
2 personnes
5
Créer le plan du parcours
2 personnes
6
Inviter les participants
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Établir la liste de départ
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Établir le plan de stationnement
2 personnes
13
Établir l'organisation des boxes
2 personnes
14
Confirmer les livraisons
15
Commander les prix et les rubans
16
Envoyer les informations sur la compétition
2 personnes
17
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
20
Finaliser la liste de courses
2 personnes
21
Effectuer l’inspection du site
2 personnes
22
Préparer le matériel du parcours
3 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Trier les prix et les dossards
2 personnes
26
Balisage du site
4 personnes
27
Délimiter l’aire de compétition
4 personnes
28
Placer les cônes et les portes
4 personnes
29
Monter le carré de dressage
4 personnes
30
Installer la table du jury
2 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Monter le point de restauration
3 personnes
33
Aménager le box et le point d'eau
3 personnes
34
Installer les barrières de foule
3 personnes
35
Tester le son et le micro
2 personnes
36
Afficher les listes de départ
2 personnes
37
Organiser le briefing du jury
4 personnes
38
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

39
Accueillir les participants
3 personnes
40
Distribuer les numéros de départ
2 personnes
41
Vérifier les chevaux et les attelages
3 personnes
42
Informer le public
2 personnes
43
Annoncer l'ouverture
44
Encadrer l’épreuve de dressage
5 personnes
45
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
46
Servir les boissons
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Revérifier le parcours
3 personnes
50
Encadrer le parcours du marathon
6 personnes
51
Veiller à dégager les passages
3 personnes
52
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
53
Orienter le public vers les zones sûres
3 personnes
54
Dégager les obstacles
4 personnes
55
Vérifier le classement final
3 personnes
56
Préparer la remise des prix
3 personnes
57
Animer la remise des prix
4 personnes
58
Publier les résultats
2 personnes
59
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

60
Clôturer le catering
3 personnes
61
Ranger le site
6 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Compter le matériel de compétition
2 personnes
65
Démonter le matériel de parcours
4 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Nettoyer le mobilier
3 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Envoyer les résultats et les photos
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables du juryqté 2
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Barrières de dressageqté 24
Portes pour hommesqté 8
Cônes de signalisationqté 40
Obstacles du marathonqté 6
Panneaux à lettresqté 12
Numéros de départqté 40
Porte-dossardsqté 40
Mètres rubansqté 3
Chronomètresqté 6
Bacs à eau mobilesqté 6
Filets à foinqté 12
Fourches à foinqté 4
Pellesqté 4
Brouettesqté 2
Pions de marquageqté 30
Ruban de balisageqté 8
Barrières de fouleqté 20
Giletsqté 20
Jumellesqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Ordinateurs portablesqté 3
Imprimantesqté 2
Calculatricesqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vin réutilisablesqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Rubans de podiumqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de matchqté 12
Nappesqté 12
Rubans de prixqté 12
Coupesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le format de la compétition et vérifiez le règlement avant de dessiner le parcours. Faites valider le tracé par les officiels au moins 2 semaines avant l'épreuve pour éviter de déplacer les obstacles au dernier moment.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour établir une liste de départ fiable. Demandez dès l'inscription les besoins alimentaires, l'arrivée prévue, les besoins en boxes et les informations nécessaires au stationnement.
Dimensionnez séparément le parking des véhicules et l'organisation des boxes. Envoyez un plan clair avec les accès, les zones de stationnement, les emplacements des boxes et les horaires d'arrivée au moins 7 jours avant le concours.
Attribuez les bénévoles par créneau et par poste, plutôt que de constituer une liste générale. Prévoyez les responsables du parcours, de l'accueil, du parking, des boxes, du jury et de la remise des prix avec une relève pour les pauses.
La veille, contrôlez le stock, les numéros de départ, les dossards, les chronomètres, la sonorisation et le balisage. Gardez une marge d'au moins 60 minutes le matin pour installer les barrières, les cônes, les obstacles et les points d'eau.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d'attelage ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le terrain, confirmer les officiels, ouvrir les inscriptions, organiser les boxes et commander les prix et les rubans.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant l'épreuve, puis la liste de départ dès qu'elle est finalisée. Indiquez les horaires, les accès, le parking, les boxes, les repas et les consignes du parcours.
Comment organiser le parking et les boxes pour un concours d'attelage ?: Établissez le plan après la clôture des inscriptions, idéalement 10 à 14 jours avant le concours. Séparez les flux des voitures, des vans et des attelages, et attribuez chaque box avant l'arrivée des participants.
Que faut-il vérifier la veille d'un concours d'attelage ?: Inspectez le terrain, le parcours et les accès, puis vérifiez tout le matériel au moins la veille. Contrôlez notamment les obstacles, les barrières, le balisage, les chronomètres, la sonorisation, les rallonges, les dossards et les prix.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.