Cómo organizar una competición de enganches sin improvisar

Una competición de enganches necesita más que un recorrido y una lista de participantes. Primero debes cerrar el formato y el reglamento; después reservar el terreno, nombrar oficiales y abrir las inscripciones. Mientras se acerca la fecha, el trabajo se concentra en el diseño del recorrido, el aparcamiento, las cuadras, los voluntarios y el material. Este plan te ayuda a ordenar esas decisiones para que el día de la prueba no dependas de soluciones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el formato de la competición
2 personas
2
Reservar el terreno y el aparcamiento
3
Comprobar el reglamento del concurso
2 personas
4
Fijar oficiales y jurado
2 personas
5
Elaborar el diseño del recorrido
2 personas
6
Invitar a los participantes
2 personas
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Elaborar la lista de salida
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Elaborar el plan de aparcamiento
2 personas
13
Crear distribución del establo
2 personas
14
Confirmar entregas
15
Encargar premios y cintas
16
Enviar información de la competición
2 personas
17
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Comprobar el inventario de material
2 personas
20
Finalizar la lista de compras
2 personas
21
Realizar una inspección del recinto
2 personas
22
Preparar los materiales del circuito
3 personas
23
Hacer la compra
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Ordenar los premios y dorsales
2 personas
26
Cerrar el recinto
4 personas
27
Delimitar la arena de competición
4 personas
28
Colocar conos y porterías
4 personas
29
Montar el aro de doma
4 personas
30
Preparar la mesa del jurado
2 personas
31
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
32
Montar el punto de catering
3 personas
33
Montar el aparcamiento y el punto de agua
3 personas
34
Colocar vallado para el público
3 personas
35
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
36
Colgar las listas de salida
2 personas
37
Hacer el briefing con el jurado
4 personas
38
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

39
Recepción de participantes
3 personas
40
Entregar los dorsales
2 personas
41
Comprobar los caballos y los carruajes
3 personas
42
Informar al público
2 personas
43
Anunciar la apertura
44
Acompañar la prueba de doma
5 personas
45
Procesar los resultados provisionales
2 personas
46
Servir las bebidas
3 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Volver a revisar el recorrido
3 personas
50
Guiar el recorrido del maratón
6 personas
51
Mantener los pasillos despejados
3 personas
52
Registrar los tiempos parciales
3 personas
53
Dirigir al público a las zonas seguras
3 personas
54
Despejar los obstáculos
4 personas
55
Comprobar la clasificación final
3 personas
56
Preparar la entrega de premios
3 personas
57
Coordinar la entrega de premios
4 personas
58
Publicar los resultados
2 personas
59
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

60
Cerrar catering
3 personas
61
Limpiar el recinto
6 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Recoger la basura
3 personas
64
Contar el material de competición
2 personas
65
Desmontar materiales del recorrido
4 personas
66
Limpiar el recinto
4 personas
67
Limpiar el mobiliario
3 personas
68
Devolver los objetos prestados
2 personas
69
Enviar resultados y fotos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas del juradocant. 2
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2

Material deportivo

Vallas de domacant. 24
Puertas para hombrescant. 8
Conos de tráficocant. 40
Obstáculos de maratóncant. 6
Paneles de letrascant. 12
Dorsalescant. 40
Portadorsalescant. 40
Cintas métricascant. 3
Cronómetroscant. 6
Cubetas de agua móvilescant. 6
Redes para henocant. 12
Horcascant. 4
Palascant. 4
Carretillascant. 2
Conos de marcajecant. 30
Cinta de balizamientocant. 8
Vallas de control de multitudescant. 20
Chalecoscant. 20
Prismáticoscant. 4

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Portátilescant. 3
Impresorascant. 2
Calculadorascant. 3

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vino reutilizablescant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Cintas del podiocant. 6
Guirnaldascant. 8
Banderas de la competicióncant. 12
Mantelescant. 12
Cintas de premiocant. 12
Copas premiocant. 12

Limpieza

Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato y consulta el reglamento antes de publicar la inscripción. Así sabrás qué pruebas, categorías, oficiales y datos deben figurar en el formulario, en lugar de corregir la lista de salida después.
Reserva con antelación el terreno y el aparcamiento, y dibuja el recorrido antes de invitar a los participantes. El plano debe contemplar la entrada, las zonas de espera, las cuadras, los obstáculos y el acceso de vehículos de emergencia.
Nombra al jurado y a los oficiales antes de fijar el horario. Envía la información de la competición cuando tengas confirmados el orden de salida, los dorsales, el aparcamiento y las preferencias dietéticas.
Haz una inspección del recinto y un inventario del material durante la semana anterior. Comprueba especialmente vallas, puertas, conos, obstáculos, cronómetros, micrófonos, cables y cubetas de agua; el día del evento ya será tarde para descubrir que falta una pieza.
Asigna voluntarios por turnos y no solo por tarea. Prepara responsables para el recorrido, el aparcamiento, las cuadras, el control de participantes y la megafonía, y deja previsto quién cubre una ausencia durante la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de enganches?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el terreno, confirmar el reglamento, nombrar oficiales y abrir las inscripciones. Deja la inspección del recinto, la compra y la preparación del circuito para la última semana.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de salida?: Ciérrala entre 5 y 7 días antes de la competición, cuando ya hayas gestionado las inscripciones y las preferencias dietéticas. Después ordena los dorsales y envía a cada participante la información definitiva.
¿Qué material hay que revisar antes de una competición de enganches?: Haz el inventario 7 días antes y vuelve a comprobarlo el día anterior. Revisa vallas, puertas, conos, obstáculos, paneles de letras, dorsales, cronómetros, prismáticos, megafonía, micrófonos y cables alargadores.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una competición de enganches?: Calcula como mínimo 1 responsable por cada zona activa y añade 2 personas de reserva. Para una prueba pequeña suelen hacer falta entre 8 y 12 voluntarios, repartidos entre recorrido, aparcamiento, cuadras, participantes y atención al público.

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