Zo organiseer je een menwedstrijd

Een menwedstrijd organiseren begint niet bij de startvolgorde, maar bij het vastleggen van de wedstrijddatum, locatie en wedstrijdvorm. Daarna werk je het reglement, parcours, de rubrieken en de veiligheidsafspraken uit voordat je inschrijvingen opent. Officials, juryleden en vrijwilligers moet je vroeg benaderen; zonder vaste bezetting loopt de planning snel vast. In dit plan staan ook de praktische controles voor hindernissen, EHBO, vergunningen, startlijsten, catering en de laatste inspectie op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie reserveren
2 personen
3
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
4
Parcours en rubrieken bepalen
3 personen
5
Officials en jury uitnodigen
2 personen
6
Hindernissen controleren
3 personen
7
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
8
Deelnemersformulier maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijvingen openen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Catering reserveren
2 personen
13
Prijzen en linten bestellen
14
Vergunningen controleren
2 personen
15
EHBO-middelen controleren
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Startvolgorde opstellen
2 personen
19
Deelnemers bevestigen
2 personen
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Parcours definitief inspecteren
3 personen
23
Startlijsten afdrukken
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Materialen verzamelen
3 personen
27
Terrein en toiletten controleren
2 personen
28
Paddock afzetten
4 personen
29
Parcours uitzetten
5 personen
30
Hindernissen opbouwen
5 personen
31
Start- en finishlijn plaatsen
2 personen
32
Jurytafel plaatsen
2 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Inschrijftafel inrichten
2 personen
35
Cateringpunt inrichten
3 personen
36
Toiletvoorzieningen aanvullen
37
EHBO-punt inrichten
2 personen
38
Verlichting testen
2 personen
39
Omroepinstallatie testen
2 personen
40
Jurybriefing houden
4 personen
41
Vrijwilligersbriefing houden
8 personen

Event

42
Deelnemers aanmelden
3 personen
43
Startnummers uitdelen
2 personen
44
Paarden en aanspanningen controleren
3 personen
45
Publiek ontvangen
3 personen
46
Programma omroepen
47
Dressuurproef begeleiden
4 personen
48
Dressuuruitslagen verwerken
2 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Koffie en thee verzorgen
2 personen
51
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Parcours tussen proeven controleren
3 personen
54
Vaardigheidsparcours begeleiden
5 personen
55
Tussentijdse uitslagen verwerken
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Marathonparcours controleren
4 personen
58
Marathononderdeel begeleiden
6 personen
59
Marathonuitslagen verwerken
2 personen
60
Publiek informeren over uitslagen
61
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
62
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
63
Laatste consumpties serveren
2 personen
64
Deelnemers uitgeleide doen
2 personen
65
Publieksterrein afsluiten
3 personen

Nazorg

66
Hindernissen afbreken
5 personen
67
Parcoursmaterialen verzamelen
4 personen
68
Terrein schoonmaken
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
71
Afval afvoeren
2 personen
72
Sanitair schoonmaken
2 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Ongebruikte voorraad opruimen
2 personen
76
Uitslagen publiceren
77
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Jurytafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerschermenaantal 4

Sportmateriaal

Wedstrijdkoetsenaantal 2
Parcourskegelsaantal 24
Wedstrijdballenaantal 24
Parcourslettersaantal 20
Hindernisblokkenaantal 24
Hindernishekkenaantal 12
Afzetpalenaantal 80
Afzetlintaantal 12
Startnummersaantal 40
Dressuurlettersaantal 20
Meetlintenaantal 3
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 3
Reserveonderdelen

Apparatuur

Omroepinstallatie
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Laptopaantal 2
Printersaantal 2
Powerbanksaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 20
Podiumlintenaantal 12
Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de datum en locatie eerst vast en controleer direct welke vergunningen, verzekeringen en veiligheidsvoorwaarden gelden. Plan daarna pas de uitnodigingen en inschrijvingen, zodat deelnemers duidelijke informatie krijgen over rubrieken, parcours en reglement.
Benader officials, juryleden en vrijwilligers ruim vóór de inschrijvingssluiting. Maak uiterlijk een week voor de wedstrijd een indeling per taak en bevestig wie bij de aanmelding, tijdwaarneming, jurytafel, omroep en parcourscontrole staat.
Open de inschrijving pas nadat het deelnemersformulier, wedstrijdreglement en de rubrieken klaar zijn. Verzamel dieetwensen en andere praktische gegevens meteen; die worden vaak vergeten tot de catering al besteld is.
Inspecteer hindernisblokken, hekken, kegels, afzetlint, startnummers en reserveonderdelen vóór de wedstrijddag. Controleer ook stopwatches, scoreborden, laptop, printers, microfoons en verlengkabels, zodat een klein technisch probleem niet de uitslag vertraagt.
Maak de dagindeling definitief na sluiting van de inschrijvingen: verwerk aanmeldingen, stel de startvolgorde op en druk startlijsten af. Controleer de weersverwachting en inspecteer het parcours nogmaals op de wedstrijddag, inclusief kabels, afzettingen, jurytafels en EHBO-middelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een menwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, reglement en vergunningen. Officials, juryleden, vrijwilligers en catering regel je daarna zo snel mogelijk, zodat je nog tijd hebt om open plekken op te vullen.
Wanneer open je de inschrijving voor een menwedstrijd?: Open de inschrijving zodra het reglement, de rubrieken, het parcours en het deelnemersformulier definitief zijn. Houd bij voorkeur 3 tot 4 weken aan voor inschrijven en reserveer daarna enkele dagen voor het verwerken van aanmeldingen.
Wanneer maak je de startvolgorde voor een menwedstrijd?: Maak de startvolgorde nadat de inschrijving is gesloten en alle aanmeldingen zijn gecontroleerd. Plan dit uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de wedstrijd, zodat je de deelnemers kunt bevestigen en startlijsten kunt afdrukken.
Wat controleer je op de dag van een menwedstrijd?: Controleer vóór de eerste start het parcours, de hindernissen, afzettingen, startnummers, tijdwaarneming en EHBO-middelen. Test de omroepinstallatie en microfoons minimaal 60 minuten vooraf en zorg dat jurytafels, scoreborden en geprinte startlijsten klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.