Organiser un concours d'attelage, étape par étape

Un concours d'attelage se prépare d'abord sur le papier : date, lieu, règlement, catégories et parcours doivent être fixés avant d'ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les officiels, les autorisations, le plan de sécurité et une équipe de bénévoles clairement répartie. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, imprimer les listes de départ, inspecter le parcours et vérifier le matériel. Cette méthode évite les oublis qui perturbent souvent le déroulement le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
2 personnes
3
Définir le règlement du concours
2 personnes
4
Déterminer le parcours et les catégories
3 personnes
5
Inviter les officiels et le jury
2 personnes
6
Vérifier les obstacles
3 personnes
7
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
8
Créer le formulaire des participants
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir les inscriptions
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Réserver le catering
2 personnes
13
Commander les prix et les rubans
14
Vérifier les autorisations
2 personnes
15
Vérifier le matériel de premiers secours
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Établir l'ordre de passage
2 personnes
19
Confirmer les participants
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Inspecter définitivement le parcours
3 personnes
23
Imprimer les listes de départ
24
Faire les courses
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Rassembler le matériel
3 personnes
27
Vérification du site et des toilettes
2 personnes
28
Délimiter le paddock
4 personnes
29
Mettre en place le parcours
5 personnes
30
Monter les obstacles
5 personnes
31
Installer les lignes de départ et d'arrivée
2 personnes
32
Installer la table du jury
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Aménager le point de restauration
3 personnes
36
Ravitailler les sanitaires
37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
38
Tester l’éclairage
2 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Organiser le briefing du jury
4 personnes
41
Animer le briefing des bénévoles
8 personnes

Événement

42
Inscrire les participants
3 personnes
43
Distribuer les dossards
2 personnes
44
Vérifier les chevaux et les attelages
3 personnes
45
Accueillir le public
3 personnes
46
Annoncer le programme
47
Encadrer l’épreuve de dressage
4 personnes
48
Saisir les résultats de dressage
2 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Préparer le café et le thé
2 personnes
51
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vérifier le parcours entre les dégustations
3 personnes
54
Encadrer le parcours de compétences
5 personnes
55
Saisir les résultats intermédiaires
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier le parcours du marathon
4 personnes
58
Encadrer l’épreuve du marathon
6 personnes
59
Traiter les résultats du marathon
2 personnes
60
Informer le public des résultats
61
Préparer la remise des prix
3 personnes
62
Organiser la remise des prix
4 personnes
63
Servir les dernières consommations
2 personnes
64
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes
65
Fermer l’espace public
3 personnes

Suivi

66
Démonter les obstacles
5 personnes
67
Rassembler le matériel du parcours
4 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
71
Évacuer les déchets
2 personnes
72
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Ranger le stock inutilisé
2 personnes
76
Publier les résultats
77
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables du juryqté 3
Tabourets de barqté 6
Paravents de vestiaireqté 4

Matériel de sport

Voitures de courseqté 2
Cônes de parcoursqté 24
Ballons de matchqté 24
Lettres du parcoursqté 20
Blocs d’obstaclesqté 24
Barrières d'obstaclesqté 12
Poteaux de balisageqté 80
Ruban de balisageqté 12
Numéros de départqté 40
Lettres de dressageqté 20
Mètres rubansqté 3
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 3
Pièces de rechange

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Drapeaux de matchqté 20
Rubans de podiumqté 12
Nappesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours et les catégories avant de créer le formulaire d'inscription. Indiquez clairement les obstacles, les lettres, les numéros de départ et les règles propres à chaque épreuve.
Invitez les officiels et le jury au moins 6 à 8 semaines avant le concours. Sans leurs confirmations, l'ordre de passage et le règlement définitif restent difficiles à finaliser.
Préparez le plan de sécurité en même temps que le parcours : contrôlez les obstacles, le balisage, les accès et le matériel de premiers secours, puis faites une inspection définitive la veille.
Fermez les inscriptions avec une date limite précise, puis recueillez immédiatement les besoins alimentaires. Répartissez les bénévoles par poste avant de confirmer les participants et l'ordre de passage.
La veille, testez la sonorisation, les microphones, les rallonges, les imprimantes et les chronomètres. Imprimez les listes de départ et prévoyez des pièces de rechange plutôt que de compter sur une connexion ou une batterie le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d'attelage ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les officiels, ouvrir les inscriptions et commander les prix et les rubans.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant le concours, une fois le règlement, les catégories et le parcours suffisamment définis. Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant l'épreuve pour traiter les dossiers et établir l'ordre de passage.
Quand vérifier le parcours d'un concours d'attelage ?: Faites une première vérification dès que les obstacles sont installés, puis une inspection définitive la veille. Le jour du concours, contrôlez encore le balisage, les barrières et les accès avant l'arrivée des participants.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour un concours de taille moyenne, prévoyez au minimum 8 à 12 bénévoles en plus des officiels : accueil, secrétariat, parcours, chronométrage, ravitaillement et sécurité. Ajoutez 2 personnes de réserve pour les pauses et les imprévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.