Einen Mannschaftswettbewerb zuverlässig organisieren

Bei einem Mannschaftswettbewerb greifen Sport, Zeitplan und Organisation eng ineinander. Lege zuerst Termin, Austragungsort und Reglement fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. Danach folgen Parcours, Jury, Sicherheitsplan und Anmeldung; erst mit bestätigten Teilnehmern lässt sich die Startreihenfolge sinnvoll planen. Besonders häufig werden Genehmigungen, Ersatzteile, Verpflegung und die technische Ausstattung für Durchsagen zu spät geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampftermin festlegen
2 Personen
2
Wettkampfort reservieren
2 Personen
3
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
4
Parcours und Rubriken festlegen
3 Personen
5
Offizielle und Jury einladen
2 Personen
6
Hindernisse kontrollieren
3 Personen
7
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
8
Teilnehmerformular erstellen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen öffnen
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Catering reservieren
2 Personen
13
Preise und Bänder bestellen
14
Genehmigungen prüfen
2 Personen
15
Erste-Hilfe-Material prüfen
16
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
17
Ernährungswünsche erfassen
18
Startreihenfolge festlegen
2 Personen
19
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
20
Freiwillige einteilen
2 Personen
21
Wettervorhersage prüfen
22
Parcours endgültig inspizieren
3 Personen
23
Startlisten drucken
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Materialien zusammenstellen
3 Personen
27
Gelände und Toiletten kontrollieren
2 Personen
28
Paddock absperren
4 Personen
29
Parcours aufbauen
5 Personen
30
Hindernisse aufbauen
5 Personen
31
Start- und Ziellinie anbringen
2 Personen
32
Jurytisch aufstellen
2 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
35
Cateringbereich einrichten
3 Personen
36
Toilettenartikel auffüllen
37
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
38
Beleuchtung testen
2 Personen
39
Beschallungsanlage testen
2 Personen
40
Jury-Briefing durchführen
4 Personen
41
Volunteer-Briefing abhalten
8 Personen

Event

42
Teilnehmer anmelden
3 Personen
43
Startnummern ausgeben
2 Personen
44
Pferde und Gespanne kontrollieren
3 Personen
45
Publikum empfangen
3 Personen
46
Programm durchsagen
47
Dressurprüfung begleiten
4 Personen
48
Dressurergebnisse verarbeiten
2 Personen
49
Getränke servieren
3 Personen
50
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
51
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Streckenabschnitte zwischen den Verkostungen kontrollieren
3 Personen
54
Geschicklichkeitsparcours begleiten
5 Personen
55
Zwischenergebnisse verarbeiten
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Marathonstrecke kontrollieren
4 Personen
58
Marathonabschnitt begleiten
6 Personen
59
Marathonergebnisse verarbeiten
2 Personen
60
Publikum über Ergebnisse informieren
61
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
62
Preisverleihung durchführen
4 Personen
63
Letzte Getränke servieren
2 Personen
64
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
65
Publikumsbereich absperren
3 Personen

Nachbereitung

66
Hindernisse abbauen
5 Personen
67
Parcoursmaterialien sammeln
4 Personen
68
Gelände reinigen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
71
Abfall entsorgen
2 Personen
72
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Nicht verwendete Vorräte aufräumen
2 Personen
76
Ergebnisse veröffentlichen
77
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 60
JurytischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4

Sportmaterial

WettkampfkutschenAnz. 2
ParcourskegelAnz. 24
WettkampfbälleAnz. 24
ParcoursbuchstabenAnz. 20
HindernisblöckeAnz. 24
HindernisgitterAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 80
AbsperrbandAnz. 12
StartnummernAnz. 40
DressurbuchstabenAnz. 20
MessbänderAnz. 3
StoppuhrenAnz. 6
AnzeigetafelnAnz. 3
Ersatzteile

Ausstattung

Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
LaptopAnz. 2
DruckerAnz. 2
PowerbanksAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
TrinkgläserAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

Spiel旗genAnz. 20
BühnenbänderAnz. 12
TischdeckenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Reglement. Prüfe dabei direkt, ob Genehmigungen nötig sind und ob der Platz für Parcours, Zuschauerbereich und Partyzelte ausreicht.
Lege Parcours und Rubriken schriftlich fest und kontrolliere Hindernisse nicht erst am Wettkampftag. Plane eine abschließende Inspektion am Vortag sowie Ersatzteile für beschädigte Teile ein.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Teilnehmerformular, Frist und Teilnahmebedingungen fertig sind. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb, damit das Catering darauf reagieren kann.
Teile Helfer nach Aufgaben und Uhrzeiten ein: Jury, Start, Parcours, Einlass, Verpflegung und Abbau. Bestätige die Einteilung spätestens 3 Tage vorher und gib allen eine erreichbare Kontaktperson.
Prüfe am Vortag Wetter, Beschallungsanlage, Mikrofone, Drucker und Stromversorgung. Drucke Startlisten und Nummern als Reserve zusätzlich aus und sichere Kabel mit Kabelmatten, damit niemand darüber stolpert.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Mannschaftswettbewerb organisieren?: Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein. In dieser Zeit lassen sich Termin und Ort reservieren, Reglement und Parcours festlegen, Offizielle einladen und Genehmigungen prüfen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Mannschaftswettbewerb enden?: Setze die Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So bleiben noch einige Tage für Rückfragen, Ernährungswünsche, Teilnehmerbestätigungen und die Startreihenfolge.
Wie viele Helfer braucht ein Mannschaftswettbewerb?: Plane mindestens eine verantwortliche Person je Bereich ein: Start, Parcours, Jurybetreuung, Einlass, Catering und Technik. Bei parallelen Rubriken brauchst du pro zusätzlichem Bereich mindestens zwei weitere Helfer.
Was muss man am Tag vor dem Mannschaftswettbewerb prüfen?: Kontrolliere am Vortag den Parcours, die Hindernisse, Absperrungen, Erste-Hilfe-Materialien und die Wetterlage. Teste außerdem Mikrofone, Lautsprecher, Laptop und Drucker und lege Startlisten sowie Startnummern bereit.

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