Cómo organizar una competición de enganches paso a paso

Una competición de enganches necesita más que reservar una pista y reunir a los participantes. Empieza fijando la fecha y el lugar, y después cierra el reglamento, las pruebas, el recorrido y los requisitos de seguridad antes de abrir las inscripciones. Mientras llegan los formularios, confirma a los jueces, reparte funciones entre los voluntarios y prepara la logística para caballos, carruajes y público. La última semana sirve para comprobar permisos, previsión meteorológica, materiales y listas de salida.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del partido
2 personas
2
Reservar el recinto de la competición
2 personas
3
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
4
Definir el recorrido y las categorías
3 personas
5
Invitar a los oficiales y al jurado
2 personas
6
Comprobar los obstáculos
3 personas
7
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
8
Crear el formulario de participantes
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Abrir inscripciones
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Reservar el catering
2 personas
13
Encargar premios y cintas
14
Comprobar permisos
2 personas
15
Comprobar los suministros de primeros auxilios
16
Gestionar inscripciones
2 personas
17
Recoger preferencias dietéticas
18
Elaborar el orden de salida
2 personas
19
Confirmar participantes
2 personas
20
Asignar voluntarios
2 personas
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Inspeccionar definitivamente el recorrido
3 personas
23
Imprimir las listas de salida
24
Hacer la compra
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Reunir los materiales
3 personas
27
Comprobar el recinto y los baños
2 personas
28
Delimitar la zona de paddock
4 personas
29
Marcar el recorrido
5 personas
30
Montar los obstáculos
5 personas
31
Colocar la línea de salida y meta
2 personas
32
Colocar la mesa del jurado
2 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
35
Montar el punto de catering
3 personas
36
Reponer los servicios de baño
37
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
38
Probar la iluminación
2 personas
39
Probar el sistema de megafonía
2 personas
40
Hacer el briefing con el jurado
4 personas
41
Realizar la sesión informativa para voluntarios
8 personas

Evento

42
Inscribir participantes
3 personas
43
Repartir dorsales
2 personas
44
Comprobar los caballos y los carruajes
3 personas
45
Recibir al público
3 personas
46
Anunciar el programa
47
Acompañar la prueba de doma
4 personas
48
Procesar los resultados de doma
2 personas
49
Servir las bebidas
3 personas
50
Encargarse del café y el té
2 personas
51
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Comprobar el recorrido entre pruebas
3 personas
54
Dirigir el circuito de habilidades
5 personas
55
Procesar los resultados parciales
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Comprobar el recorrido del maratón
4 personas
58
Coordinar el tramo de maratón
6 personas
59
Procesar los resultados del maratón
2 personas
60
Informar al público de los resultados
61
Preparar la entrega de premios
3 personas
62
Realizar la entrega de premios
4 personas
63
Servir las últimas bebidas
2 personas
64
Despedir a los participantes
2 personas
65
Cerrar el recinto para el público
3 personas

Seguimiento

66
Desmontar obstáculos
5 personas
67
Recoger materiales del recorrido
4 personas
68
Limpiar el recinto
4 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Recoger mesas y sillas
4 personas
71
Retirar los residuos
2 personas
72
Limpiar los sanitarios
2 personas
73
Inventariar materiales
2 personas
74
Devolver el material prestado
2 personas
75
Retirar el stock no utilizado
2 personas
76
Publicar los resultados
77
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 60
Mesas del juradocant. 3
Taburetes de barcant. 6
Biombos para vestuarioscant. 4

Material deportivo

Carruajes de competicióncant. 2
Conos del recorridocant. 24
Balones de competicióncant. 24
Letras del recorridocant. 20
Bloques de obstáculoscant. 24
Vallas de obstáculoscant. 12
Postes separadorescant. 80
Cinta de balizamientocant. 12
Dorsalescant. 40
Letras de domacant. 20
Cintas métricascant. 3
Cronómetroscant. 6
Marcadorescant. 3
Piezas de repuesto

Equipo

Sistema de megafonía
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Portátilcant. 2
Impresorascant. 2
Baterías externascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Banderas de la competicióncant. 20
Cintas del podiocant. 12
Mantelescant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento, las categorías y el recorrido antes de abrir las inscripciones. Si cambias una prueba después, tendrás que corregir formularios, horarios y comunicaciones a los participantes.
Revisa el recorrido con tiempo y vuelve a inspeccionarlo justo antes de la competición. Comprueba especialmente los bloques, vallas, conos, letras, zonas de salida y cualquier elemento que pueda desplazarse.
Asigna a los oficiales y voluntarios por puesto, no solo por nombre. Prevé como mínimo una persona para cada punto de control y entrega las instrucciones junto con los horarios antes de la jornada.
Cierra las inscripciones varios días antes para procesar los datos, recoger las necesidades dietéticas y preparar el orden de salida. Confirma después cada participante y entrega los números de salida antes de comenzar.
Haz una comprobación logística la víspera: imprime las listas, prueba la megafonía, protege los cables con cubrecables, carga las baterías y enfría las bebidas. No dejes para la mañana los permisos, la asistencia sanitaria ni los repuestos del material.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de enganches?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero la fecha y el recinto; después confirma el reglamento, los oficiales, los permisos y el sistema de inscripción.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones?: Ábrelas cuando el reglamento, las categorías y el recorrido estén definidos, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra el plazo varios días antes para preparar la lista y el orden de salida.
¿Qué hay que revisar el día anterior a una competición de enganches?: Revisa el recorrido completo, las vallas, los conos, las zonas de seguridad y el material de medición. También debes probar la megafonía, imprimir las listas y confirmar a jueces, voluntarios y participantes.
¿Qué material de seguridad no debería faltar?: Prepara señalización, postes y cinta de delimitación, además de un plan de seguridad y material de primeros auxilios. Comprueba todo al menos 24 horas antes y designa a una persona responsable durante la competición.

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