Zo organiseer je een meezingmiddag

Begin met de datum, locatie en het muziekprogramma; die bepalen hoeveel ruimte, apparatuur en voorbereiding je nodig hebt. Regel daarna de uitnodigingen en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en muziekbestanden. Plan de praktische voorbereiding zo dat liedteksten, naambadges, hapjes en gekoelde dranken op tijd klaarstaan. Op de dag zelf werk je van locatiecontrole en opbouw naar een volledige geluidscheck, voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
3
Muziekrechten controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Definitieve gastenlijst maken
8
Leveringen en boodschappen plannen
9
Muziekbestanden verzamelen
10
Liedteksten afdrukken
2 personen
11
Naambadges voorbereiden
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimtes controleren
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen klaarzetten
3 personen
19
Podiumhoek inrichten
2 personen
20
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
21
Muziek testen
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
24
Liedteksten op tafels leggen
2 personen
25
Aanmeldtafel klaarzetten
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Koffie en thee serveren
3 personen
29
Welkomstwoord verzorgen
30
Eerste zangronde begeleiden
2 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Pauze aankondigen
34
Tweede zangronde begeleiden
2 personen
35
Avondmaaltijd serveren
4 personen
36
Verzoeknummers verzamelen
37
Derde zangronde begeleiden
2 personen
38
Afscheid en bedankwoord verzorgen
39
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

40
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
41
Servies verzamelen
3 personen
42
Voedsel veilig opruimen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Materialen controleren en opslaan
2 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Aanmeldtafel
Podiumelementenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Theelepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Papieren slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naambadgesaantal 70
Pennenaantal 12

Catering

Liedtekstenaantal 70
Programmaboekjesaantal 70
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Tips

Stel het muziekprogramma uiterlijk 3 weken vooraf samen en controleer daarna of alle muziekbestanden beschikbaar zijn. Zo kun je liedteksten nog afdrukken en ontbrekende nummers op tijd vervangen.
Sluit de geluidsapparatuur niet pas bij aanvang aan. Plan minstens 60 minuten voor het testen van actieve speakers, microfoons, audiomixer, laptop en eventuele verlengkabels.
Maak de aanmeldlijst 3 tot 5 dagen vooraf definitief. Verwerk dieetwensen dan meteen in de boodschappen en zet naambadges per gast klaar bij de aanmeldtafel.
Koel dranken minimaal 4 uur vooraf in koelboxen en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar voordat de opbouw van het buffet begint. Zo blijft er tijdens de ontvangst geen keukenwerk over.
Leg de liedteksten 15 tot 30 minuten voor opening op de tafels en controleer of elke zitplaats goed zicht heeft op de podiumhoek. Een vergeten stap is vaak dat teksten pas worden neergelegd nadat gasten al zitten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een meezingmiddag organiseren?: Begin minstens 4 weken vooraf met datum, locatie, muziekprogramma en uitnodigingen. Rond de gastenlijst en dieetwensen 3 tot 5 dagen voor de middag af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een meezingmiddag op te bouwen?: Reserveer ongeveer 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, versiering, aanmeldtafel en podiumhoek. Plan daarnaast minimaal 60 minuten voor het aansluiten en testen van het geluid.
Wanneer druk je de liedteksten voor een meezingmiddag af?: Druk ze 1 tot 2 dagen vooraf af, nadat het muziekprogramma definitief is. Leg ze 15 tot 30 minuten voor de start op de tafels en houd enkele extra exemplaren achter de hand.
Wat moet je regelen voor het geluid bij een meezingmiddag?: Gebruik actieve speakers, microfoons, microfoonstandaards, een audiomixer en een laptop met de muziekbestanden. Test het volledige systeem minstens 60 minuten voor ontvangst en controleer ook verlengkabels en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.