Einen MitSing-Nachmittag Schritt für Schritt organisieren

Bei einem MitSing-Nachmittag entscheidet die Reihenfolge über einen entspannten Ablauf: Erst Termin, Ort und Programm festlegen, dann Anmeldungen und Verpflegung planen. Spätestens einige Tage vorher sollten Liedtexte, Musikdateien und Ernährungswünsche geklärt sein. Am Veranstaltungstag brauchst du Zeit für Raumaufbau, Tontechnik und einen vollständigen Musiktest. Plane außerdem einen klaren Anmeldetisch ein, damit Namensschilder und Gästeliste nicht zwischen Buffet und Technik verloren gehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
3
Musikrechte prüfen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Endgültige Gästeliste erstellen
8
Lieferungen und Einkäufe planen
9
Musikdateien sammeln
10
Liedtexte ausdrucken
2 Personen
11
Namensschilder vorbereiten
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Getränke kühlen
2 Personen
14
Snacks vorbereiten
3 Personen
15
Location öffnen
2 Personen
16
Räume kontrollieren
2 Personen
17
Tische aufstellen
3 Personen
18
Stühle aufstellen
3 Personen
19
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
20
Tontechnik anschließen
2 Personen
21
Musik testen
2 Personen
22
Dekoration aufhängen
2 Personen
23
Buffet und Getränketisch einrichten
3 Personen
24
Liedtexte auf die Tische legen
2 Personen
25
Anmeldetisch vorbereiten
26
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

27
Gäste empfangen
3 Personen
28
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
29
Begrüßungswort übernehmen
30
Erste Gesangsrunde begleiten
2 Personen
31
Snacks servieren
3 Personen
32
Getränke nachfüllen
2 Personen
33
Pause ankündigen
34
Die zweite Gesangsrunde betreuen
2 Personen
35
Abendessen servieren
4 Personen
36
Wunschlieder sammeln
37
Die dritte Gesangsrunde betreuen
2 Personen
38
Abschied und Dankesrede halten
39
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

40
Tonanlage ausschalten
2 Personen
41
Geschirr sammeln
3 Personen
42
Lebensmittel sicher aufräumen
2 Personen
43
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
44
Geschirr abwaschen
3 Personen
45
Abfall sammeln
2 Personen
46
Location reinigen
3 Personen
47
Materialien prüfen und einlagern
2 Personen
48
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
Anmeldetisch
PodestelementeAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 100
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
TeelöffelAnz. 70
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Audiomischpult
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 3

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
PapiergirlandenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
NamensschilderAnz. 70
StifteAnz. 12

Catering

LiedtexteAnz. 70
ProgrammhefteAnz. 70
Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Tipps

Lege das Musikprogramm mindestens zwei Wochen vorher fest und sammle alle Musikdateien an einem Ort. Prüfe außerdem rechtzeitig, ob für die geplante Nutzung Musikrechte geklärt werden müssen.
Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Termin. Erstelle danach eine endgültige Gästeliste, damit Verpflegung, Namensschilder und Sitzplätze zusammenpassen.
Drucke die Liedtexte nicht erst am Veranstaltungstag aus: Lege pro Platz ein Exemplar bereit und halte einige zusätzliche Ausdrucke zurück. Lege die Texte erst nach dem Tischaufbau aus, damit sie beim Einrichten nicht verrutschen oder verschmutzen.
Öffne den Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor Beginn. Kontrolliere zuerst Räume und Stromanschlüsse, stelle dann Tische und Stühle auf und richte anschließend Bühnenbereich, Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult ein.
Kühle Getränke frühzeitig und plane für den Aufbau getrennte Stationen für Buffet, Getränke und Anmeldung. Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen sollten vor dem Eintreffen der Gäste getestet und einsatzbereit sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen MitSing-Nachmittag organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Musikprogramm. Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Termin, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche noch rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen MitSing-Nachmittag?: Plane mindestens 2 Stunden für Raumkontrolle, Tische, Stühle, Bühnenbereich, Dekoration und Buffet ein. Für Tontechnik und Musiktest solltest du zusätzlich etwa 30 Minuten reservieren.
Wann sollte man die Liedtexte für einen MitSing-Nachmittag drucken?: Drucke die Liedtexte 3 bis 5 Tage vorher, nachdem das Musikprogramm endgültig feststeht. Lege sie erst beim letzten Tischdurchgang aus und halte etwa 10 Prozent zusätzliche Exemplare bereit.
Wie organisiert man Getränke und Snacks für einen MitSing-Nachmittag?: Plane Einkäufe und Lieferungen spätestens 5 Tage vorher und kühle die Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn. Richte Buffet und Getränketisch mindestens 30 Minuten vor dem Einlass vollständig ein.

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