Zo organiseer je een meerkamp zonder chaos

Een meerkamp staat of valt met een duidelijk schema, vaste groepen en juryleden die weten waar ze moeten zijn. Begin met de inschrijving en verzamel meteen dieetwensen en contactgegevens. Werk daarna het wedstrijdschema, de terreinindeling en de materiaalcontrole uit. Op de dag zelf draait alles om een goede registratie, duidelijke start- en finishlijnen en scoreformulieren die per onderdeel direct worden bijgewerkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldformulier openen
3
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst controleren
2 personen
7
Wedstrijdschema maken
2 personen
8
Juryleden indelen
2 personen
9
Reservering locatie bevestigen
10
Stroompunten controleren
11
Weersverwachting controleren
12
Startnummers printen
2 personen
13
Scoreformulieren printen
2 personen
14
Routekaarten printen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Sportmateriaal ophalen
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Startpakketten samenstellen
3 personen
20
EHBO-materialen klaarzetten
21
Omroeptekst voorbereiden
22
Locatie openen
2 personen
23
Terrein inspecteren
3 personen
24
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
25
Start- en finishlijn markeren
2 personen
26
Springbak controleren
2 personen
27
Hoogtespringinstallatie opbouwen
3 personen
28
Werpmaterialen klaarzetten
3 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
32
Omroepinstallatie testen
2 personen
33
Jurytafels voorbereiden
3 personen

Event

34
Deelnemers registreren
4 personen
35
Startnummers uitdelen
3 personen
36
Welkomstbriefing geven
2 personen
37
Ploegen naar onderdelen sturen
4 personen
38
Sprintonderdeel begeleiden
4 personen
39
Verspringen begeleiden
4 personen
40
Kogelstoten begeleiden
4 personen
41
Hoogspringen begeleiden
4 personen
42
Estafette begeleiden
5 personen
43
Duurloop begeleiden
5 personen
44
Scores per onderdeel noteren
4 personen
45
Scores controleren
2 personen
46
Waterpunten bijvullen
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Lunch en broodjes serveren
4 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Einduitslag presenteren
2 personen
54
Prijzen uitreiken
3 personen
55
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

56
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
57
Wedstrijdvelden afbreken
4 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Ongebruikte boodschappen opslaan
2 personen
66
Uitslagen digitaal versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Partytentenaantal 4
Jurytafelsaantal 6
Registratiebalie
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startblokkenaantal 4
Estafettestokjesaantal 12
Kogelsaantal 6
Hoogspringlattenaantal 3
Hoogspringstandaardsaantal 3
Hoogspringmattenaantal 2
Meetlintenaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Startpistool
Startvlaggenaantal 4
Hordenaantal 12
Springplankenaantal 2
Harkaantal 2
Scheppenaantal 2
Scorebordenaantal 6
Kleedhesjesaantal 40
Sportballenaantal 10
Fluitjesaantal 8
Touwaantal 2
Papiertapeaantal 8
Stoepkrijtaantal 12
Klembordenaantal 10
Pennenaantal 50
Potlodenaantal 30
Rekenmachinesaantal 4
Startnummersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Medaillesaantal 30
Bekersaantal 6
Diploma'saantal 150
Prijstafel

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Waterkannenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Handschoenenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Buitenlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Tafelkleedsetsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmelding minimaal 3 weken vooraf en sluit deze uiterlijk 5 dagen voor de meerkamp. Zo heb je tijd om deelnemersgroepen, startnummers en het wedstrijdschema te maken.
Maak het schema per tijdsblok en onderdeel. Reserveer per onderdeel minstens 10 minuten wisseltijd, zodat groepen kunnen verplaatsen terwijl juryleden hun scoreformulieren afronden.
Wijs per onderdeel één jurylid aan en geef die persoon een klembord, stopwatch of meetlint en voldoende scoreformulieren. Plan daarnaast minstens 2 reservejuryleden voor pauzes of uitval.
Controleer sportmateriaal uiterlijk 2 dagen vooraf op aantallen en werking. Denk niet alleen aan horden, kogels en hoogspringmateriaal, maar ook aan pionnen, markeerschijven, tape en startvlaggen voor de terreinindeling.
Open de locatie minstens 90 minuten voor de eerste start. Gebruik het eerste halfuur voor de terreininspectie en het uitzetten van velden, start- en finishlijnen; houd daarna nog 60 minuten over voor registratie en een korte uitleg.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een meerkamp organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het aanmeldformulier. Sluit de inschrijving 5 dagen voor de wedstrijddag, zodat je deelnemersgroepen, jury-indeling en wedstrijdschema nog kunt controleren.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een meerkamp?: Reken op minimaal 1 jurylid per gelijktijdig gebruikt onderdeel en plan 2 reservejuryleden. Bij vier onderdelen die tegelijk plaatsvinden heb je dus minstens 6 juryleden nodig.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een meerkamp?: Maak het eerste schema 7 dagen vooraf, zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is. Controleer het definitieve schema uiterlijk 2 dagen voor de start en print dan ook startnummers en scoreformulieren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een meerkamp op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie. Reken ongeveer 30 minuten voor inspectie en lijnen, 30 minuten voor materiaal en jurytafels en 30 minuten voor registratie en de briefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.