Comment organiser un décathlon sans perdre le fil

Un décathlon demande plus qu’une liste d’épreuves : il faut synchroniser les inscriptions, les groupes, le jury, les espaces et le matériel. Commencez par fixer le format, la capacité d’accueil et les besoins alimentaires, puis construisez le planning des matchs et des rotations. Les derniers jours servent surtout à confirmer le lieu, vérifier la météo et préparer les documents. Le jour J, l’inspection du site et le balisage doivent être terminés avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Répartir les groupes de participants
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier la liste des participants
2 personnes
7
Établir le planning des matchs
2 personnes
8
Répartir les membres du jury
2 personnes
9
Confirmer la réservation du lieu
10
Vérifier les points d'alimentation
11
Vérifier les prévisions météo
12
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
13
Imprimer les feuilles de score
2 personnes
14
Imprimer les cartes d'itinéraire
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Récupérer le matériel de sport
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Composer les kits de démarrage
3 personnes
20
Préparer le matériel de premiers secours
21
Préparer le texte d’annonce
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Inspecter le site
3 personnes
24
Installer les aires de compétition
4 personnes
25
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
26
Vérifier le saut de caisse
2 personnes
27
Installer l'équipement de saut en hauteur
3 personnes
28
Préparer le matériel de lancer
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Monter le buffet traiteur
3 personnes
32
Tester le système de sonorisation
2 personnes
33
Préparer les tables du jury
3 personnes

Événement

34
Enregistrer les participants
4 personnes
35
Distribuer les dossards
3 personnes
36
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
37
Envoyer les équipes vers les épreuves
4 personnes
38
Animer une partie du sprint
4 personnes
39
Encadrer le saut en longueur
4 personnes
40
Encadrer le lancer du poids
4 personnes
41
Encadrer le saut en hauteur
4 personnes
42
Encadrer le relais
5 personnes
43
Encadrer la course d’endurance
5 personnes
44
Noter les scores par épreuve
4 personnes
45
Vérifier les scores
2 personnes
46
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir le déjeuner et les sandwiches
4 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Présenter le résultat final
2 personnes
54
Remettre les prix
3 personnes
55
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

56
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
57
Démonter les terrains de match
4 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
66
Envoyer les résultats numériquement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tentes de réceptionqté 4
Tables du juryqté 6
Comptoir d'inscription
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Blocs de départqté 4
Témoins de relaisqté 12
Ballesqté 6
Barres de saut en hauteurqté 3
Poteaux de saut en hauteurqté 3
Tapis de saut en hauteurqté 2
Mètres rubansqté 6
Chronomètresqté 8
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Pistolet de départ
Drapeaux de départqté 4
Haiesqté 12
Plongeoirsqté 2
Râteauqté 2
Pellesqté 2
Panneaux de scoreqté 6
Dossardsqté 40
Ballons de sportqté 10
Siffletsqté 8
Cordeqté 2
Ruban de papierqté 8
Craie de trottoirqté 12
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 50
Crayonsqté 30
Calculatricesqté 4
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 6
Diplômesqté 150
Table des prix

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 6
Distributeurs d'eauqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 60
Carafes d’eauqté 12
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Gantsqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes d'extérieurqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Sets de nappesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions assez tôt pour répartir les participants en groupes équilibrés. Fermez-les au moins 5 à 7 jours avant le décathlon afin de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et la liste définitive.
Établissez le planning des matchs après la clôture des inscriptions, puis affectez les membres du jury à chaque zone. Prévoyez une copie imprimée du planning pour le comptoir d'inscription et une autre pour chaque table du jury.
Vérifiez le lieu deux fois : lors de la confirmation de réservation, puis à l’ouverture. Contrôlez les points d’alimentation, les espaces de compétition, les zones d’attente et le trajet entre le départ et l’arrivée.
Préparez les dossards, feuilles de score et cartes d’itinéraire au plus tard la veille. Composez aussi les kits de démarrage et placez les presse-papiers, chronomètres et sifflets avec les équipes concernées.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Installez les tentes si nécessaire, préparez les premiers secours et marquez la ligne de départ et d’arrivée avant l’accueil des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un décathlon ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les inscriptions et la réservation du lieu doivent être lancées en premier, tandis que le planning détaillé et la répartition du jury peuvent être finalisés 5 à 7 jours avant.
Quand fermer les inscriptions pour un décathlon ?: Fermez le formulaire environ une semaine avant l’événement, soit 5 à 7 jours à l’avance. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants, recueillir les besoins alimentaires et répartir les groupes.
Quand préparer le matériel d’un décathlon ?: Contrôlez la liste des courses et récupérez le matériel de sport 2 à 3 jours avant. Préparez les dossards, les feuilles de score et les kits de démarrage la veille, puis faites une dernière vérification à l’ouverture du lieu.
Que faire en cas de pluie le jour d’un décathlon ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant et le matin même. Prévoyez les tentes, protégez les documents imprimés et confirmez avant le départ quelles zones ou épreuves peuvent être déplacées en toute sécurité.

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