Cómo organizar una prueba combinada sin perder el control
Una prueba combinada se organiza en tres líneas paralelas: participantes, competición y recinto. Empieza fijando el formato y el horario; después abre las inscripciones para saber cuántos grupos y jueces necesitas. Durante las semanas previas, confirma la reserva, revisa el material deportivo y prepara documentos que se usan el mismo día. La víspera se dedica a clasificar, imprimir y enfriar bebidas; el día del evento, a inspeccionar, señalizar y hacer una prueba de cada zona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Abrir el formulario de inscripción
- 3
Dividir los grupos de participantes
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
2 personas
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Comprobar la lista de participantes
2 personas
- 7
Hacer el horario del concurso
2 personas
- 8
Asignar jurados
2 personas
- 9
Confirmar la reserva del recinto
- 10
Comprobar los puntos de electricidad
- 11
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 12
Imprimir los números de salida
2 personas
- 13
Imprimir formularios de puntuación
2 personas
- 14
Imprimir mapas de ruta
- 15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 16
Recoger el material deportivo
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Preparar kits de inicio
3 personas
- 20
Preparar el material de primeros auxilios
- 21
Preparar el texto de megafonía
- 22
Abrir la ubicación
2 personas
- 23
Inspeccionar el recinto
3 personas
- 24
Marcar los campos de competición
4 personas
- 25
Señalizar la salida y la meta
2 personas
- 26
Comprobar la piscina de saltos
2 personas
- 27
Montar la instalación de salto de altura
3 personas
- 28
Preparar los materiales de lanzamiento
3 personas
- 29
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 30
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 31
Montar el bufé de catering
3 personas
- 32
Probar el sistema de megafonía
2 personas
- 33
Preparar las mesas del jurado
3 personas
Evento
- 34
Registrar a los participantes
4 personas
- 35
Repartir dorsales
3 personas
- 36
Dar la sesión de bienvenida
2 personas
- 37
Enviar equipos a las secciones
4 personas
- 38
Coordinar la prueba sprint
4 personas
- 39
Coordinar salto de longitud
4 personas
- 40
Coordinar el lanzamiento de peso
4 personas
- 41
Coordinar el salto de altura
4 personas
- 42
Acompañar el relevo
5 personas
- 43
Acompañar la carrera de fondo
5 personas
- 44
Anotar las puntuaciones por apartado
4 personas
- 45
Comprobar puntuaciones
2 personas
- 46
Reponer los puntos de agua
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Reponer fruta y snacks
2 personas
- 49
Servir café y té
2 personas
- 50
Servir el almuerzo y los bocadillos
4 personas
- 51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 52
Comprobar los baños
- 53
Presentar el resultado final
2 personas
- 54
Entregar premios
3 personas
- 55
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
- 56
Reunir material deportivo
4 personas
- 57
Desmontar los campos de competición
4 personas
- 58
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 59
Recoger el catering
3 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Limpiar el lugar
4 personas
- 63
Inventariar materiales
2 personas
- 64
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 65
Guardar la comida sin usar
2 personas
- 66
Enviar los resultados digitalmente
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 40
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas del juradocant. 6
- Mostrador de registro
- Papeleracant. 8
Material deportivo
- Bloques de salidacant. 4
- Testigos de relevocant. 12
- Balascant. 6
- Listones de salto de alturacant. 3
- Soportes de salto de alturacant. 3
- Colchonetas de salto de alturacant. 2
- Cintas métricascant. 6
- Cronómetroscant. 8
- Conoscant. 40
- Discos de marcajecant. 30
- Pistola de salida
- Banderas de salidacant. 4
- Vallascant. 12
- Trampolinescant. 2
- Rastrillocant. 2
- Palascant. 2
- Marcadorescant. 6
- Chalecoscant. 40
- Pelotas deportivascant. 10
- Silbatoscant. 8
- Cuerdacant. 2
- Cinta de papelcant. 8
- Tiza para aceracant. 12
- Portapapelescant. 10
- Bolígrafoscant. 50
- Lápicescant. 30
- Calculadorascant. 4
- Dorsalescant. 150
- Pulserascant. 150
- Medallascant. 30
- Vasoscant. 6
- Diplomascant. 150
- Mesa de premios
Equipo
- Portátilcant. 2
- Impresora
- Altavoces móvilescant. 2
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Dispensadores de aguacant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Tazas de cafécant. 60
- Jarras de aguacant. 12
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Acumuladores de fríocant. 24
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Sets de escobacant. 3
- Limpiacristalescant. 2
- Guantescant. 12
- Pinzas de basuracant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Lámparas de exteriorcant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 8
- Juegos de mantelescant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Así puedes dividir los participantes en grupos, recoger preferencias dietéticas y preparar números de salida, formularios de puntuación y kits de inicio sin cambios de última hora.
- Haz el horario después de comprobar el número definitivo de participantes y jueces. Deja entre 10 y 15 minutos de margen entre bloques para desplazar grupos, cambiar material y resolver retrasos.
- Revisa el recinto dos veces: una durante la semana anterior para localizar puntos de electricidad y confirmar la reserva, y otra al abrirlo. Comprueba especialmente la salida, la meta, los campos marcados y la visibilidad de la señalización.
- Agrupa el material por prueba, no por tipo de objeto. Coloca juntos cronómetros, cintas métricas, marcadores y portapapeles de cada zona; prepara también un kit de primeros auxilios y material de repuesto antes de recibir a los participantes.
- Prepara la comunicación antes del día del evento y ensaya el texto de megafonía una vez. Enfría las bebidas con antelación y calcula aproximadamente dos bebidas por participante para la primera parte de la jornada, ajustando según la duración y el tiempo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones para una prueba combinada?
- Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes y ciérralas al menos 7 días antes del evento. Ese margen permite dividir los grupos, asignar jueces y revisar la lista definitiva.
- ¿Cuándo hay que preparar el horario de una prueba combinada?
- Haz una primera versión unos 10 días antes, pero ciérrala cuando terminen las inscripciones. Imprime el horario definitivo entre 1 y 2 días antes, junto con los números de salida y los formularios de puntuación.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al recinto?
- Llega entre 2 y 3 horas antes de la primera salida. Necesitarás tiempo para inspeccionar el lugar, marcar los campos, colocar la salida y la meta, montar el registro y comprobar cada estación.
- ¿Qué material conviene revisar primero para una prueba combinada?
- Revisa primero el material que puede detener una prueba: bloques de salida, cronómetros, cintas métricas, vallas, colchonetas, soportes y marcadores. Haz la comprobación completa al menos 48 horas antes y vuelve a contar todo al cargarlo.
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