Zo organiseer je een meditatiedag zonder onrust

Begin een meditatiedag niet met kussens neerleggen, maar met de locatie, het programma en de begeleiders. Leg daarna de inschrijving vast en vraag dieetwensen op tijd uit, zodat maaltijden en zitplaatsen kloppen met het aantal deelnemers. Op de dag zelf draait alles om een rustige overgang: geventileerde ruimtes, een duidelijke ontvangst, getest geluid en thee die klaarstaat. Dit plan helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en voorkomt praktische onderbrekingen tijdens de meditaties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Meditatieprogramma vastleggen
2 personen
3
Begeleiders bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Reserveringen controleren
9
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dieetmaaltijden apart labelen
12
Programma afdrukken
13
Locatie openen
2 personen
14
Ruimtes ventileren
2 personen
15
Meditatieruimte inrichten
3 personen
16
Stoelen en kussens plaatsen
3 personen
17
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
18
Thee en koffie voorbereiden
2 personen
19
Maaltijd voorbereiden
3 personen
20
Rustige achtergrondmuziek testen

Event

21
Deelnemers ontvangen
3 personen
22
Programma toelichten
23
Openingsmeditatie begeleiden
24
Ademhalingsoefening begeleiden
25
Theepauze verzorgen
2 personen
26
Stiltewandeling begeleiden
2 personen
27
Mindfulnesssessie begeleiden
28
Avondmaaltijd serveren
4 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Servies afruimen
2 personen
31
Geleide visualisatie begeleiden
32
Reflectiemoment begeleiden
2 personen
33
Avondstilte aankondigen
34
Slotmeditatie begeleiden
35
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Kussens en dekens verzamelen
3 personen
37
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Ruimtes schoonmaken
3 personen
41
Apparatuur uitschakelen
42
Gevonden voorwerpen verzamelen
43
Materialen retourneren
2 personen
44
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 45
Klaptafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Schoenenrekkenaantal 2
Kleedruimtebankjesaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 45
Theeglazenaantal 45
Waterglazenaantal 45
Dinerbordenaantal 45
Soepkommenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Serveerschalenaantal 8
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Waterkokeraantal 3
Thermoskannenaantal 5

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Meditatiekussensaantal 40
Meditatiematjesaantal 40
Dekensaantal 40
Oogkussentjesaantal 40
Kleedjesaantal 6
Flip-overbord
Flip-overvellen
Stiftenaantal 12

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra het programma en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn. Controleer vooraf hoeveel ruimtes je nodig hebt voor meditatie, maaltijd, ontvangst en omkleden.
Bevestig begeleiders vóór je uitnodigingen verstuurt. Zet per onderdeel vast wie de openingsmeditatie, ademhalingsoefening en toelichting bij het programma begeleidt.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en verwerk ze direct op de deelnemerslijst. Label dieetmaaltijden apart voordat je gaat uitserveren; zo hoef je tijdens de maaltijd niets meer uit te zoeken.
Richt de meditatieruimte in met stoelen, kussens, matjes, dekens en oogkussentjes voordat deelnemers binnenkomen. Test microfoon, Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen ook op de plek waar ze werkelijk gebruikt worden.
Plan de ontvangst ruim vóór de openingsmeditatie en zet water, thee en koffie klaar. Plaats een ontvangsttafel en schoenenrekken bij de ingang, zodat deelnemers hun spullen kunnen wegleggen zonder de meditatieruimte te verstoren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een meditatiedag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het programma en de begeleiders. Verstuur uitnodigingen zodra die drie onderdelen vaststaan, zodat je dieetwensen en aanmeldingen nog tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een meditatieruimte klaar te zetten?: Reken op 60 tot 90 minuten voor ventileren, stoelen en kussens plaatsen, matjes en dekens neerleggen en het geluid testen. Doe dit vóór de ontvangst, niet tijdens een pauze.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een meditatiedag uit?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de meditatiedag. Gebruik daarna de definitieve deelnemerslijst voor boodschappen en aparte labels.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een meditatiedag?: Leg minimaal 1 hoofdbegeleider vast voor het programma en wijs daarnaast iemand aan voor ontvangst, thee en praktische vragen. Bij meerdere ruimtes of groepen heb je per gelijktijdige sessie een extra begeleider nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.